Hlavní navigace

10 tipů a triků pro práci v cloudu

 Autor: 21971
Ivan Kutil

S novým přístupem k řešení IT v cloudu vznikají nové nástroje a přichází odlišné možnosti práce, než na jaké byly firmy dosud zvyklé. Cloud umožnil firmám umístit primární data na Internet, přistupovat k nim z webového prohlížeče či z mobilních zařízení.

Zaměstnanci mohou díky cloudu pracovat v místech, kde potřebují, a ne kde jim to technologie umožní. Pracovní mobilita a sdílení dat se stává standardem a předpokladem rozvoje firmy, ne výsadou pro bohaté.

předchozích článcích jsme představili vizi plně cloudové firmy. Vysvětlili jsme, co vlastně cloud znamená, jaké možnosti přechodu do něj firma má a jaké výhody či omezení jí cloud přináší – ať už z pohledu procesního nebo nákladového. Popsali jsme základní balíček GoogleApps i nadstavbové možnosti, které poskytuje široký výběr aplikací na Google AppsMarketplace. Řekli jsme si, jak lze integrovat firemní infrastrukturu s GoogleAppEn­ginem a jaké výhody přináší “mobilní kancelář”.

Na závěr našeho cloudového seriálu vám nabízíme deset tipů pro firmy, které už do cloudu migrovaly. Jedná se o tipy, které zjednodušují a zrychlují práci a ukazují pravou sílu cloudu, tedy efektivitu a možnosti online spolupráce, která u starších řešení nebyla možná.

1. Zkraťte dlouhé adresy přes vaši doménu

Jistě znáte zkracovače URL adres jako je bit.ly nebo goo.gl. Na stejném principu fungující zkracovač můžete využít na vlastní subdoméně (např. link.firma.cz nebo o.firma.cz). Zkracovat můžete dlouhé adresy na online dokumenty či lokace na mapách. Odkazy ale vždy korespondují s vaší doménou a pomůžou tak zvýšit důvěryhodnost nebo povědomí o vaší značce. Instalaci provedete na Google Apps Marketplace přidáním služby GoogleShortLinks a v nastavení zvolíte volnou subdoménu (v nastavení DNS u registrátora domén je nutné mít směrování CNAME záznamu na ghs.google.com).

2. Potvrzení o přečtení emailu v online webmailu

Rádi byste zjistili, zda si dotyčná osoba přečetla vámi odeslaný email? Pro tuto funkci nemusíte instalovat desktopové mailové klienty, ale nově je tato vlastnost dostupná i v online webovém klientu Gmail ve verzi Google Apps for Business. Administrátor pak může nastavit úroveň, v jaké budou mít uživatelé ve firmě možnost odesílat potvrzení o přečtení.

3. Neposílejte soubory – sdílejte je

Posílání souborů s sebou nese velké množství problémů. Cílový adresát může mít svoji schránku přeplněnou, nebo má jeho poskytovatel omezenou velikost příloh a tudíž se zpráva vrátí jako nedoručená. Navíc tyto soubory zabírají největší část kapacity poštovní schránky, zejména pokud se vyměňuje velké množství verzí stejných souborů. Možnost zpětné editace je prakticky nulová – např. pokud si po odeslání vzpomenete na nutné změny, musí se pak poslat soubor znova.

Tyto problémy řeší změna – od posílání souborů k jejich sdílení, od jednotlivých souborů po celé sbírky. Každý nový soubor je zpřístupněn všem požadovaným osobám. Dokumenty Google splňují většinu vašich nároků na webové úložiště – řízení přístupu, upload přetáhnutím myši, zachování adresářové struktury nebo nově zvýšený limit velikosti jednoho souboru na 10 GB.

4. Plánování schůzek pro více lidí

Důsledné plánování vlastního času a sdílení kalendářů může ušetřit čas i ostatním. Kalendář Google výrazně zjednodušuje a urychluje plánování času, protože vidíte, kdy jsou konkrétní spolupracovníci vytížení a kdy mají volno. Pro plánování lze využít i pozvánku v Gmailu, která načte dostupné informace z kalendářů adresátů a zobrazí jejich dostupnost.

Pro navržení možných termínů může posloužit také šikovná služba Doodle, kde lze rychle navolit možnosti. Jednotliví účastníci pak hlasují na veřejné stránce, která z možností jim vyhovuje nejvíce. Účet na Doodle lze propojit i s Google kalendářem.

5. Vytvořte si intranet či znalostní bázi

Chybí vám ve firmě centrální místo, kam ukládat důležité vnitrofiremní informace jako je evidence zaměstnanců, předpisy, marketingové materiály, příručky nebo fotografie? Využít můžete Weby Google, což je CMS systém vhodný právě k tomuto účelu. Nabízí několik předdefinovaných typů stránek: oznámení (pro zakládání novinek), knihovnu (pro ukládání dokumentů), seznamy (pro tabulková data) a přehled (pro zobrazení změn a novinek v ostatních typech stránek – tedy poslední novinky, přidané dokumenty nebo záznamy v seznamech) a dále pomocí gadgetů (miniaplikací) umožňuje vkládat data z dalších Google aplikací – např. fotogalerie z Picasy, dotazníky, dokumenty nebo kalendáře. Kromě předpřipravených řešení je možné přidat další gadgety z galerie nebo si vlastní gadgety doprogramovat a zobrazovat tak v podstatě libovolná data.

6. Sjednocená komunikace v cloudu

Z e-mailového klienta se postupně stává hub komunikačních technologií a dává tak ke vzniku pojmu sjednocena komunikace (definice pojmu na anglické wikipedii Unifiedcommuni­cations). V jedné službě se tak protíná e-mailová komunikace s textovou (Instant messaging) nebo webové videochaty s klasickým telefonováním. Hlavní důraz je kladen na využití technologií pro rozdílné situace. Na příchozí e-mail nemusíte odpovídat znovu stejným kanálem, ale rychlejší může být chat. Pro připomenutí důležitého úkolu nemusíte brát do ruky telefon, ale stačí přímo z webového prohlížeče zavolat na mobilní telefon nebo pevnou linku. Právě volání z prohlížeče na běžné linky je novinkou. Kredit se dobíjí přes Google Checkout a sazby pro Českou republiku jsou pro volání na mobil 0,11 € nebo 0,02 € na pevnou linku.

7. Data do cloudu z kancelářských aplikací

Pokud jste webovým aplikacím stále nepřišli na chuť, tak pro vás existuje alternativa v podobě pluginů do klasických kancelářských aplikací. Ty rozšiřují jejich funkčnost a umožňují tak na jednom dokumentu spolupracovat více lidem bez posílání verzí e-mailem. Data jsou ukládána v cloudu a distribuována mezi jednotlivé účastníky. Doporučovaným doplňkem je GoogleCloudCon­nect pro Microsoft Office (od verze 2003), který ukládá prezentace, textové a tabulkové dokumenty v původním Office formátu se zálohou jednotlivých verzích do Dokumentů Google.

Soubor se nepřevádí do formátu nativních Google dokumentů, takže je kolegům vždy dostupný uložený v Dokumentech Google nebo v prostředí MS Office. S tím je ale spojená nemožnost stejný dokument editovat v online editoru (je však možné soubor konvertovat a dále pracovat s online verzí, což ale ztrácí kouzlo jedné aktuální verze). Další rozšíření s názvem OffiSync (opět plugin do Microsoft Office) naopak dokumenty převádí do nativního Google formátu a dovoluje tak provádět změny současně s Office i online editoru. Placená verze tohoto pluginu pak dovoluje v cloudu uchovávat a verzovat i klasické Office soubory, jako to dělá Google Cloud Connect. Tyto dva pluginy se svými vlastnostmi doplňují, ale není přímo doporučované používat oba zároveň. Nic vám nebrání je oba vyzkoušet. Pokud používáte alternativu OpenOffice.org, může se vám hodit plugin ooo2gd, který funguje obdobně jako OffiSync.

8. Vytvořte anketu během 5 minut

Pro rychlé vytvoření ankety či dotazníků nemusí uživatel v Google Apps používat externích služeb, ale naprosto si vystačí s Google formuláři. Po výběru požadovaných otázek a definici možných odpovědí stačí vybrat grafickou šablonu z dostupného adresáře a odeslat respondentům anketu pomocí online odkazu nebo přímo v těle e-mailu. Veškeré výsledky jsou ukládány do online tabulky, se kterou můžete dále klasicky manipulovat nebo využít rychlého souhrnu odpovědí včetně grafické interpretace.

9. Přidejte si webové aplikace na plochu

K webovým službám se dostanete snadněji, pokud si vytvoříte zástupce ve svém počítači, jak jste zvyklí z běžných programů. Stačí používat prohlížeč Chrome a u zvolené stránky zvolit:Nastavení > Nástroje > Vytvořit zástupce. Po kliknutí na nově vytvořenou ikonku se otevře webová stránka prohlížeče bez lišt.

10. Vytvářejte grafiku online

K nejčastějším úpravám uživatelské grafiky svojí funkčností dostačují aplikace na webu. U fotek na základní transformace (oříznutí, změnu velikosti, otočení) či úpravu (expozice, zaostření, úprava barev) stačí aplikace Picnik. Mezi další užitečné nástroje patří Sumopaint, který svým rozhraním připomíná profesionální programy typu Adobe Photoshop. Dovoluje např. pracovat ve vrstvách, využívat štětce a aplikovat filtry.

Dalším užitečným nástrojem pro tvorbu letáků, vizitek a dalších prezentačních materiálů je AdobeRome, ale ač je velmi povedený, známý tvůrce grafického SW od jeho dalšího vývoje zatím upustil.

Vize webové firmy je blíže než kdykoliv předtím

Cloudové prostředí už dnes dokáže poskytnout firmě základní nástroje i pro poměrně specializovanou práci. Profesionální programy sice webové alternativy stále plně nenahradí, ale běžným uživatelům pro základní práci naprosto dostačují. Pro přechod do cloudu mluví jeho všudypřítomnost, jednoduchost a často bezplatné použití. Pokud firma nedisponuje dostatečnými interními zdroji, může k přechodu do cloudu využít i služby specializované firmy. Možností je na trhu několik, stačí si jenom vybrat a udělat první krok.

A jak vidíte cloud vy? Podělte se s námi o váš názor na Cloud Computing vyplněním krátkého dotazníku. Zajímá nás, do jaké míry byly články seriálu pro vás přínosné a o jakých tématech se chcete dozvědět více.

Našli jste v článku chybu?

11. 8. 2011 7:57

roberts (neregistrovaný)

Jakkoliv respektuji Google, u takovehoto clanku bych uvital kdyby si dal autor vic prace i s alternativami, nejen (temer) vyhradne produkty Google.

11. 8. 2011 9:36

Luks (neregistrovaný)

Souhlasim ... Ackoliv pouzivam google a mam rad jejich technologie, prislo mi to casto hodne progooglovske i kdyz jsou na internetu alternativy ... Mozna jde o soucas plneni Lupy v ramci jejich serialu o cloud computingu...

Měšec.cz: Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Měšec.cz: Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

DigiZone.cz: Kanál TA3 HD zahájil vysílání

Kanál TA3 HD zahájil vysílání

DigiZone.cz: Recenze Westworld: zavraždit a...

Recenze Westworld: zavraždit a...

Měšec.cz: Stavební spoření: alternativa i pro seniory

Stavební spoření: alternativa i pro seniory

Vitalia.cz: To nejhorší při horečce u dětí: Febrilní křeče

To nejhorší při horečce u dětí: Febrilní křeče

Root.cz: 250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

DigiZone.cz: Co chtějí operátoři při přechodu na DVB-T2?

Co chtějí operátoři při přechodu na DVB-T2?

Měšec.cz: Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Vitalia.cz: Nahradí sluch, ale zvuk je zcela jiný

Nahradí sluch, ale zvuk je zcela jiný

Vitalia.cz: Když přijdete o oko, přijdete na rok o řidičák

Když přijdete o oko, přijdete na rok o řidičák

120na80.cz: Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Root.cz: Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Vitalia.cz: Nejlepší obranou při nachlazení je útok

Nejlepší obranou při nachlazení je útok

Podnikatel.cz: Chaos u EET pokračuje. Jsou tu další návrhy

Chaos u EET pokračuje. Jsou tu další návrhy

120na80.cz: Stoná vaše dítě často? Upravte mu jídelníček

Stoná vaše dítě často? Upravte mu jídelníček

Vitalia.cz: Mondelez stahuje rizikovou čokoládu Milka

Mondelez stahuje rizikovou čokoládu Milka

Podnikatel.cz: Alza.cz má StreetShop. Mall.cz více výdejních míst

Alza.cz má StreetShop. Mall.cz více výdejních míst

Root.cz: Kamery Sony se dají ovládnout na dálku

Kamery Sony se dají ovládnout na dálku

Podnikatel.cz: Chtějte údaje k dani z nemovitostí do mailu

Chtějte údaje k dani z nemovitostí do mailu