Narazil jste na zajímavý problém, který dnes řeší mnoho institucí. Instituce, které generují velké množství informací a dokumentů (např. statátní správa), potřebují informace zpřístupnit na Internetu. Dokumenty však nejsou primárně připravovány pro zveřejnění na webu (jako při tvorbě klasických webových stránek), ale pro vytištění a přečtení z papíru. Dokumenty se proto vytvářejí ve Wordu a podobných programech. Ruční generování HTML kódu nepříchízí při tomto množství dokumentů v úvahu, v lepším případě se dokument převede do HTML a zařadí na Web.
Aby to fungovalo efektivně, je potřeba změnit celý proces tvorby dokumentů. Dokumenty by se neměly psát ve Wordu, ale ve formátu jako je XML. V dokumentu pak lze označit důležité údaje, různá klíčová slova, metainformace, odkazy na další dokumenty apod. Všechny dokumenty by měly být uloženy a spravovány v nějakém systému pro správu dokumentů (DMS). Ten jednak zajistí integritu dokumentů a jednak může zajišťovat work-flow funkce - dokument někdo napíše, pak ho někdo schválí, pak se někam pošle, ...
Když už máte jednou všechny informace DMS, můžete z této báze dokumentů automaticky generovat tištené verze, HTML verze, celý web včetně navigace apod. Jediný vtip je v tom, že v dokumentech je pořádek a že jsou díky XML značkování mnohem více "informačně bohaté".
Zavést takový systém není snadné, je to drahé, a připravovat strukturované dokumenty je o něco málo náročnější než to hlava nehlava nabušit do texťáku.
Z dlouhodobého hlediska jiný přístup není možný, protože velké množství dokumentů vás stejně jednou zahltí. Čím později se na podobný systém přejde, tím to bude dražší - musí se přeznačkovat staré dokumenty do XML.
Docela mne poděsila informace z Ministerstva obchodu. To na nedávné TK prezentovalo společně s firmou MS, jak inovovalo informační technologie. Hlavní problém ministerstva byl údajně v nezvládnutém toku dokumentů. Řešení spočívalo v nakoupení několik set nových počítačů, nových licencí na Windows 2000 a MS Office. Na otázku, jak to pomohlo zlepšit tok dokumentů, jaksi odpověď nepřišla. Jsem rád že mnoho úředníků má z našich daní počítače, na kterých jdou hrát nejnáročnější počítačové hry. Škoda jen, že to nijak nezlepší a nezefektivní jejich práci.;(
Názor k článku
Bariéry ve veřejném sektoru
