Pozorný čtenář mého předchozího článku Konglomerát omylů k novele DPH (ze 4. října) si asi povšiml, že jsem se sice vyjadřoval naléhavě, ale některá svá tvrzení formuloval přece jen opatrně. Novela DPH by totiž mohla umožnit elektronické účetnictví za toho vyhraněného předpokladu, že by byla poslední výspou předpisů, která by elektronickému účtování bránila.
Svému výkladu jsem valně důvěřoval, ale zároveň jsem poptával ministerstvo financí (MF) na jeho výklad vlivu novely DPH na možnosti vedení ryze elektronického účetnictví. To si lze představit třeba tak, že veškeré záznamy nakonec zbudou na elektronických nosičích (např. několika málo discích DVD) a nikoliv již v papírových krabicích a šanonech.
Protože bylo zřejmé, že si odpověď dá trochu na čas, nechal jsem kvůli aktuálnosti článek na Lupě vyjít. Stanovisko MF nakonec můj výklad potvrdilo, a tak jsem své upozornění, již pádněji, podal i v komentáři Ryze elektronické účetnictví zatím není možné [PDF, 152 kB] (z 21. října).
Stránkový výčet Odboru auditu a účetnictví z MF nicméně obsahoval více informací, které žánr komentáře nemohl pojmout, jsou však zajímavé a hodlám se s o ně s vámi podělit a rozvést je v tomto článku.
Zákon o účetnictví: prvotní průkaznost zatím jen papírově
Uvedený odbor MF ČR předně argumentuje po stejné linii jako já, že zákon o DPH nemůže zásadněji ovlivňovat způsob vedení účetnictví, když to je upraveno zákonem o účetnictví. Konstatuje, že v tomto zákonu i v jeho prováděcích předpisech stále zbylo několik ustanovení, která zmiňují vlastnoruční podpis, takže bohužel ryze elektronické účetnictví je zatím vyloučeno. Podle mého názoru je „zbylé“ ustanovení takové jen z pohledu řazení v paragrafech (a možná i úmyslu tvůrců), z pohledu výkladu je zásadní, neboť vlastnoruční podpis a písemná forma jsou ze zákona potřebné pro průkaznost primárních účetních záznamů (popř. účetních dokladů), které osvědčují skutečnosti týkající se více než jedné účetní jednotky. Průkaznost jiných záznamů (např. účetních zápisů do účetních knih nebo i účetní závěrku samotnou) lze odvodit a zákon připouští jejich podpis i v elektronické formě, prvotní záznamy (jejichž průkaznost se neodvozuje) však fungují jako základní kámen a kvůli své průkaznosti musí tedy být aspoň zatím papírové.
Daňový doklad vystavený a případně přenesený i elektronicky proto podle mne nakonec stejně musí vystavitel a popř. i příjemce (je-li účetní jednotkou) převést do papírové podoby (nebo aspoň vytvořit analogický papírový záznam) a ten nechat vlastnoručně podepsat. Novela DPH se ergo značně míjí účinkem. Průkaznosti nakonec nepomohla, zato však zpřísnila formu elektronického podpisu, kterým se daňové doklady v elektronické podobě smí a zároveň i musí podepisovat. Elektronická forma daňového dokladu je tedy použitelná pouze pro přenos, což však bylo možné i dříve.
Z diskuze ve veřejnoprávním televizním pořadu Podnikatelský servis (ze 6. října), sponzorovaném mj. firmou Microsoft, mezi prezidentem Hospodářské komory ČR Jaromírem Drábkem a Olgou Hochmannovou, ředitelkou Odboru DPH na MF ČR, plyne, že kvapná novela DPH byla forsírována ministerstvem informatiky (MI), aby byla umožněna elektronická fakturace, po čemž údajně široká podnikatelská veřejnost úpěnlivě volala.
Zdá se tedy, že jednak si MI ČR (nebo ta „veřejnost“, která u něj za e-fakturaci plédovala) nebylo vědomo širšího kontextu fakturace, jednak se nebyly schopny koordinovat ani dva různé odbory v rámci MF ČR.
Podmínky kontinuity a čitelnosti
Během vedení účetnictví musí být zajištěna po celou dobu předepsané úschovy záznamů jejich čitelnost. Požadavek na čitelnost technické formy záznamů plyne opět ze zákona o účetnictví, doba úschovy jak z něj (účetní doklad pět let, účetní závěrka deset let atd.), tak z jiných dílčích zákonů (viz např. níže – až 30 let). Protože se technologie průběžně mění, je zapotřebí data udržovat – včetně případně potřebných konverzí – kontinuálně tak, aby vždy byla zaručena jejich čitelnost, a to s ohledem jak na fyzickou čitelnost médií, tak i nástrojů pro zobrazení použitých formátů dat.
Otázka dlouhodobé platnosti elektronického podpisu
Elektronický podpis stárne rychleji než klasický vlastnoruční. Jednak dochází k rozvoji kryptografie, jednak certifikáty s podpisem související mají jen omezenou dobu platnosti (typicky rok) nebo je lze ještě dříve zneplatnit. MF proto doporučuje používat časová razítka (tzn. kvalifikovaný certifikát za 200 korun od České pošty nedostačuje, běžte si ještě koupit ke každému podpisu do účetnictví zvlášť časové razítko od I.CA, neboť nikdo jiný jej v ČR akreditovaně zatím nevydává). K tzv. archivačním e-podpisům skutečně existuje rozvinutá metodologie, která víceméně spočívá na postupném „e-přerazítkovávání“ zpráv s e-podpisy, vždy dříve, než expiruje certifikát předchozího časového razítka.
Pozn. autora: Protože může kdykoli nenadále dojít k zneplatnění certifikátu autority časového razítka před plánovanou expirací, je bezpečnější používat současně dvě časová razítka od dvou nezávislých autorit zároveň :-(.
Tento požadavek také znamená, že účetní archiv v elektronické formě bude jen těžko mít podobu pasivních nosičů (např. oněch DVD), ale bude potřebovat i aktivní prvky.
Zákony, předpisy…
Odbor upozorňuje na následující předpisy, které upravují formu nebo délku úschovy záznamů. I když ne všechny se týkají vlastního účetnictví v každé firmě/organizaci, obecně oblast účetnictví zasáhnout mohou, nebo se oblast považuje za oblast „širšího účetnictví“ (jako jsou např. mzdové předpisy).
- Zákon o archivnictví a spisové službě (499/2004 Sb.):
- tento zákon např. klade na určité dokumenty, které se mají zařazovat při skartaci do archivu (A) nebo pro výběr (V), požadavek, aby byly předloženy v originální papírové podobě.
- Zákon o správě daní a poplatků (337/1992 Sb.):
- zejména § 47 (tříletá lhůta na daňovou kontrolu od konce účetního období) a § 31 (hlavně důkazní břemeno daňového subjektu). Zákon jinak slouží jako „správní řád“ v oblasti výběru a správy daní a zůstane zachován jako speciální úprava i po nastání účinnosti nového správního řádu.
- Zákon o dani z příjmu (586/1992 Sb.):
- různé lhůty pro různé daně a povinnost dokladovatelnosti skutečností s nimi souvisejících.
- Zákon o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti (589/1992 Sb.):
- nedávné prodloužení lhůty úschovy dokumentů na deset let po roce, jehož se týkají.
- Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (582/1992 Sb.):
- nedávné prodloužení úschovy dokumentů na 30 let po roce, jehož se týkají.
Pozn. autora: výše uvedené lhůty nejsou vždy brány jako objektivní a nejdelší možné, ale mohou být někdy protaženy např. zahájením určitého úkonu některým úřadem apod.
Mezinárodní právní normy
Účetnictví nebo fakturace mohou být předmětem i dalších, mezinárodních norem. Odbor upozorňuje na Evropskou směrnici 115/2001/EC, která novelizuje směrnici 77/388/EEC o harmonizaci daní z obratu (tj. moderně především DPH) a obsahuje podmínky vystavování daňových dokladů (faktur) hlavně s ohledem na rozšiřující se elektronickou komunikaci. Odbor upozorňoval zejména na fakt nutnosti předchozího souhlasu odběratele s elektronickou formou daňového dokladu.
Z této směrnice rovněž pochází papírově elektronická dichotomie, která u papíru přikazuje podpis na faktuře nevyžadovat, zatímco u elektronické varianty víceméně vyžaduje zaručený elektronický podpis (popř. ještě kvalifikovaný certifikát atd.). Upřesnění v tomto smyslu bylo předmětem i nedávné novely o DPH. Nejedná se tedy o myšlenku českou, nýbrž evropskou.
Směrnice dále stanoví i nároky na úložiště faktur, které se týkají i jejich elektronické formy, především s cílem zajištění jeho integrity.
Dobrovolnost elektronické formy
Elektronizaci daňových dokladů a potažmo účetnictví nelze žádné druhé straně nutit. Plyne to jak z výše uvedené evropské směrnice 115/2001/EC, tak i z požadavků českého zákona o DPH. V praxi si sice lze představit, že tržně silné subjekty budou elektronickou formu partnerům vnucovat, běžní hráči by však měli pamatovat na to, že papírovou alternativu minimálně pro vnější styk musí zatím zachovat.
Rovněž rozvoj elektronické komunikace s veřejnou a státní správou je pouze postupný, byť trend by měl být, že stát postupně nabídne subjektům řešení všech variant komunikací elektronicky.
Resumé
Jak je patrné i ze stanoviska Odboru auditu a účetnictví MF ČR, panují v resortu financí významně konzervativní pohledy na e-svět. Pro možnost vést účetnictví ryze elektronicky je minimálně zapotřebí ještě změnit několik zákonů a současně provozovat poměrně náročné technologicko-organizačně systémy, které zatím rozhodně nejsou ani komoditně rozšířené, ani nejsou součástí běžné počítačové gramotnosti.
Ačkoliv mi tato konzervativnost pohledu běžně vyhovuje a do značné míry ji sdílím, domnívám se, že by bylo záhodno u některých předpisů i slevit. Např. proč existuje povinnost desetileté úschovy daňových dokladů v zákonu o DPH, když běžné účetní doklady dostačuje uschovávat pět let a daňová kontrola se smí provést jen do tří až čtyř let? Alternativně je nutné aspoň jasně udat, jak některé požadavky dosáhnout ještě rozumnými technicko-organizačními opatřeními. Dnešní ekonomika má (mj. i kvůli vysoké produktivitě) zběsilé tempo a rekonstruovat v ní po více než třech letech přesně cokoliv je poměrně marná i kontraproduktivní snaha, mořením se s papíry se zase obecně brzdíme.
Kompromisy mohou být nutné i u účetních jednotek. Např. klíčové záležitosti firmy elektronizovat, ty s 30letou úschovou ale raději nikoliv, nebo vést paralelně.
Exposlanec a exministr Vladimír Mlynář se v lednu 2000 ve sněmovně vyjádřil, že zákon o elektronickém podpisu se přijímá, protože: „Smyslem zákona není nic menšího než zrovnoprávnit z hlediska práva elektronický a tištěný dokument a umožnit tak, resp. dát právní záruky pro elektronickou komunikaci.“ (ze zrovnoprávnění pak záhy sešlo) a jako poslanecká iniciativa z toho důvodu, aby se uspíšilo jeho přijetí pro eBusiness, neboť „… každý – doslova – týden či měsíc zde hraje velkou roli“.
Současná ministryně informatiky Dana Bérová odhaduje, že se elektronizaci, přičemž má na myslí spíše e-government, povede významně dotáhnout asi během roku, míní, že technologie jsou „ready“ a stačí změnit pár zákonů.
Můj pohled je mírně pesimističtější. Jednak to technologicky není taková jasná sláva, jednak vady českých zákonů jsou hluboce architektonické – pojmy a zákony jsou nevhodně poskládané. Např. jen pro pravidla elektronického doručování existují momentálně aspoň tři různé platné zákony. Mám-li přiblížit, co tím myslím – nejde o to povolit v každém možném zákonu nový druh cihly, ale o to, aby se z nových cihel mohly a směly dobře stavět domy. Zatím se zdá, že každá budova z nových cihel musí mít hned několik zbytečných vchodových dveří a i jinak jsou nové stavby poměrně nepraktické. Navíc by stavby měly být i bezpečné, tj. nepadat obyvatelům na hlavy, ani neodhalovat jejich soukromí.
