Colegio zorganizuje týmovou práci, cílí na ty, kdo pořád něco podnikají

Nástrojů na týmovou spolupráci je spousta. Do širšího povědomí pronikají aplikace od Googlu, svá řešení nabízí i Microsoft… Jenže pro běžné uživatele je to všechno pořád prý příliš složité, popřípadě zbytečně drahé, míní tvůrci Colegia.

Kdo se podílel na vytvoření Colegia?

Vzlétají zleva Petr Vítek, Míša Synková, Marek Král, Martin Zedek, Honza Valder

Vzlétají zleva Petr Vítek, Míša Synková, Marek Král, Martin Zedek, Honza Valder

Jsme převážně přátelé, kteří se potkali na IT projektech pro velké firmy — banky, mobilní operátory a podobně. Petr Vítek řídí projekty, ale taky vedl vývojová oddělení IT firem. Martin Zedek dělal produktového manažera portálu Centrum.cz a později IT ředitele. Působí jako projektový manažer. Michal Kára je vývojář, který vytvářel Centrum.cz od samého začátku a navrhl a realizoval například úložné systémy pro Gigamail. Marek Král studoval divadlo a pracoval v neziskovkách, nakonec se však už léta věnuje analýzám IT systémů a interní komunikace firem. Honza Valder je kreativní grafik a webdesigner, který pracoval pro nejrůznější i mezinárodní projekty, včetně e‑shopu slavného britského obchodního domu Harrods. Pro ten vlastně pracoval i Kuba Skopal, vývojář, který se podepsal architektonicky na začátcích Colegia, ale nakonec dal přednost projektu v Jižní Africe. A protože je pro nás důležitý kontakt s reálnými uživateli, máme mezi sebou Míšu Synkovou, která dříve řešila komunikaci s klienty prestižních hotelů.

Proč a jak vás napadlo vytvořit Colegio? Jaký problém jím řešíte?

Lidé jsou čím dál víc nešťastní, že „ty počítače“, které by jim měly pomáhat něco organizovat — firmu, projekt, zábavu — je v důsledku neustále zatěžují. Známe to i my. Protože i na IT projektech bývá IT velký problém. Drtivá většina projektů nabere skluz už na počátku, kvůli neustálým komplikacím s nastavováním přístupů do sítí firem, které se účastní. A to jsme lidé, kteří se v tom orientují. Co si mají počít ti, které nějaké IT vůbec nezajímá, a chtějí jen něco, aby to prostě fungovalo?

A když pak slyšíte, jak zástupce největší softwarové firmy světa přijde k nějaké paní, nechá jí tam pro jejích osm lidí nainstalovaný server s něčím obrovským, o čem ona neví, co to je, ale musí se za to platit licenční poplatky… No nenakoplo by vás to k tomu, něco s tím zkusit udělat?

Co je tedy Colegio?

Nabízíme prostor, kde mohou lidé ve firmě sdílet soubory, úkoly, kalendář, nástěnku, diskuse a v budoucnu snad další potřebné aplikace. Prostor máte neustále odkudkoli z Internetu dostupný. A přitom jen těm, které do něj pozvete, což je ovšem otázka několika sekund.

A co je důležité — tohle všechno bez pořizování vybavení, bez placení nějakého chudáka studenta, který slíbil se o to starat, ačkoli má spoustu jiných věcí na práci. A na zabezpečeném zálohovaném prostředí.

Colegio je webový portál. Na něm si můžete založit prostor pro svůj kolektiv. Do kolektivu pozvete členy. A členové mohou se vším rovnou pracovat. Zakládají úkoly, berou si je k řešení, komentují je; zvou kalendářem na akce; informují na nástěnce o důležitých novinkách, ukládají soubory a jejich nové verze.

Jako jednotlivec můžete být na Colegiu členem více kolektivů. Vlastně se jedním uživatelským jménem přihlásíte ke všem najednou a jen si přepínáte, jestli zrovna chcete vidět třeba nástěnku své firmy, úkoly svého oddělení nebo kalendář svého šipkařského klubu. Anebo kalendář celkový, kam se vám události ze všech kolektivů, kde jste členem, promítají. Jako vstupní stránku máte Rychlý přehled — seznam všeho důležitého, co se ve „vašich“ kolektivech událo.

Snad je ještě zajímavé, že kolektivy jsou přednastaveny do tří typů podle typického účelu:

Organizace může vlastnit jednotlivé týmy a skupiny, aby šlo ve firmě používat služby zvlášť pro různé projekty či oddělení, a přitom mít přehled. Můžete tak mít například neveřejný tým Správa majetku a veřejnou skupinu Fanoušci značky.

Tým je spíš ke koordinaci jedné aktivity. Má skoro všechny nástroje, co organizace, ale nejde ho členit a má méně úložného prostoru.

Skupina je jen nástrojem na komunikaci s širším okruhem lidí. Úložný prostor nemá vlastně žádný a z aplikací obsahuje kalendář a diskuse, které tu nahrazují nástěnku.

Popisovat to vše zevrubně nemá smysl. Všechno by mělo být intuitivní, takže to můžete rovnou vyzkoušet na www.colegio.cz. A nějaké tipy můžete najít na naší facebookové stránce www.facebook.com/colegio.cz.

Je Colegio nějak napojeno na jiné internetové služby?

První takovou funkcí je teď napojení a zálohování Datové schránky. Je to služba za poplatek, která vás zbaví nutnosti neustále se znovu složitě do datové schránky přihlašovat a proklikávat, a také odstraní tu nevýhodu, že z datových schránek zprávy po devadesáti dnech mizí. Colegio vám je bezpečně zálohuje.

Další propojení by měla přibývat. Od začátku počítáme s tím, že do Colegia budou napojovat své aplikace poskytovatelé různých jiných služeb, třeba firmy poskytující účetnictví, a tak podobně.

Samozřejmou drobností je, že si můžete odkazem nakopírovat kalendáře svých kolektivů do svého soukromého Google kalendáře. A do prostředí Colegia si můžete naopak nalinkovat jiné weby, které využíváte — jen jako jednoduchou vnořenou stránku, pokud chcete mít v práci vše pohromadě.

Lze k něčemu přistupovat zvenčí, z webu, bez registrace?

Ano. Kolektiv má veřejnou prezentaci, která je přístupná komukoli, a to i bez registrace na Colegiu. Je na ní základní text o kolektivu a kontaktní údaje. Ale můžete na ni umístit formulář pro dotazy, reklamace či objednávky, ze kterého vám vše přijde rovnou do aplikace úkoly. Nebo tu zveřejnit kalendář některého týmu pro informaci o vašich akcích, otevírací době… Nebo sem z úložiště souborů nasdílet ke stažení ceník, návod, jídelní lístek…

Na jaké uživatele se Colegio zaměřuje?

Žádný zvláštní druh lidí to není. Obecně vzato — ti aktivní. Cílíme na všechny, kteří něco soustavně podnikají ve více lidech. A chtějí k tomu mít pro všechny účastníky vše rovnou dostupné, snadno a na jednom místě.

Předně jde o malé až střední firmy, kterým se nevyplatí kupovat a spravovat velký softwarový balík a dodnes to často řeší levným vývojem na zakázku stylem „kamarád má šikovného známého…“, což postupně končívá úplně stejnými starostmi a náklady jako ten velkoprodukt.

Ale vzhledem k velmi příznivé cenové politice poslouží Colegio dobře všem: od firem přes neziskovky a instituce až po party kamarádů, kteří se scházejí na fotbálek nebo spolu jezdí na hory.

Jakými zásadami jste se řídili při návrhu Colegia?

Chtěli jsme především něco naprosto přístupného — snadností použití, dostupností odkudkoli, příznivou cenou, navíc rozloženou do času užívání.

A snažili jsme se to provést tak, aby to nebyl jen produkt na prodej, ale užitečná věc, kterou budou využívat i naši kamarádi a my sami. Od spuštění betaverze to tak děláme. A máme velké štěstí, že už od bety máme dost uživatelů, kteří nám posílají šťouravé připomínky a také podněty k dalšímu rozvoji. Budeme vděční za další takové. Colegio má žít z potřeb reálných uživatelů.

Poslední důležitá zásada je, aby uživatelé platili jen za to, co skutečně využívají. Nenutíme je koupit nějaký balík se spoustou zbytečností. Je na nich, zda a jaké doplňkové služby si připlatí. Chcete‑li cizím slovem — modularita.

S tím souvisí ještě jedna podstatná vlastnost Colegia. Od počátku jsme ho vyvíjeli tak, aby bylo rozšiřovatelné o nové aplikace, a to nejen námi. Je připravené jako platforma pro kohokoli, kdo bude mít pro život organizací a týmů užitečnou službu.

Co vnímáte jako konkurenci Colegia?

Než jsme Colegio spustili, používali jsme na kalendář Google, na dokumenty taky Google, ale na ty jsme si záhy radši zřídili wiki, aby to nebylo tak zmatečné. A úkoly jsme zas spravovali v Pivotal Trackeru. Jenže to jsou nástroje přece jen složité (ačkoli čtenářům Lupy to tak možná nepřijde).

Běžní lidé znají asi Google, občas někdo Microsoft Office 365. Už jsme narazili na tým, kde používají Podio, které je zatím jen v angličtině a je v podstatě parametrizovaným ukládáním a selekcí dat. Popravdě, naše zkušenost je taková, že lidé využívají spousty jednotlivých specializovaných pomůcek, které i dost dobře fungují, jenže v součtu vytvářejí nepříjemný chaos, který jen zahlcuje e‑mail jako jediné styčné místo, které na to však není moc stavěné. Ne, že bychom v Colegiu mailová upozornění neposkytovali, ale přehled si neudržujete v mailu, nýbrž přímo v Colegiu.

Jak budete vydělávat peníze a jaké jste si stanovili cíle obchodní?

Registrace uživatele, stejně jako provoz týmu či skupiny je zadarmo. A to včetně všech základních aplikací. Za malý měsíční poplatek je rozšíření úložného prostoru nebo přikoupení dalších funkcí. A za poplatek je provoz organizace, která v tom právě už má větší úložný prostor, protože využívá vnořených týmů. Věříme, že když se vám Colegio osvědčí pro jeden tým, zkusíte ho i pro další. Už proto, že pak máte vše na jednom místě. Peníze budou chodit od kolektivů s pokročilejšími službami. A to ne naráz, jednorázovým nákupem, ale postupně a stále.

Nějaké jasné cíle jsme si nejdřív stanovovali, protože jsme měli pocit, že je to potřeba. Ale ve skutečnosti fungujeme spíš tak, že si hlídáme, jestli jdeme správným směrem, a víme, že když budeme dělat to, co je skutečně užitečné, obchodní výsledky se dostaví. Rámcově bychom rádi do půl roku pokryli provozní náklady. Nemáme však žádný jasný milník, u kterého bychom si mohli odškrtnout, že už jsme na nějakou horu vylezli a máme splněno. Prostě chceme něco dobrého dělat. Nepromarnit život, a přitom se i uživit — to bude fajn.

Kdy jste Colegio spustili a jakých jste prozatím dosáhli výsledků?

Beta provoz pro přátele jsme spustili v dubnu. Nijak jsme Colegio nepropagovali, ale na přátele se nabalili další lidé, takže na konci léta tam bylo uživatelů asi sto. Celý ten beta provoz jsme jim nakonec neúčtovali — jako poděkování za připomínky a za trpělivost.

Ostrý provoz začal 1. října. Každý má pro svůj první kolektiv nebo i více kolektivů 30 dní zdarma na vyzkoušení. Takže první platby začnou chodit v listopadu.

Jak dlouho trval vývoj a jaké zdroje vás stál?

Práce na Colegiu se začaly rozbíhat na podzim 2010. Intenzivně programovat se pak začalo v zimě. Zdroje byly vlastní, z peněz za práci pro banky, telekomunikační operátory a podobně. Zatím jsme investovali spoustu volného času, vlastní práce a invence a zhruba dva milióny korun. Ale vývoj pokračuje stále dál.

V čem je Colegio vytvořeno?

Technologicky jsme nepoužili nic revolučního. Spíše to, co je osvědčené, a přitom dostatečně pružné a rychlé. Takže prostě Java, HTML, CSS, Postgres. Co víc si přát? Pro uživatele by to nemělo být podstatné. Většinu lidí nezajímá, jaké ventily má jejich auto. A nemělo by to být zásadní dokonce ani pro dodavatele rozšiřujících aplikací Colegia. Pro ně připravujeme API, které by je nemělo nijak moc technologicky omezovat. I v tomhle preferujeme přístupnost.

Jak jsou zabezpečena data uživatelů?

V bankách je tohle téma denní chleba. Použili jsme standardní osvědčené metody. Základně se dá zmínit, že systém je přísně rozdělen do vrstev. Lidsky řečeno, chyba vyvolaná někde v prohlížeči by neměla mít žádný dopad dovnitř systému, na bezpečnost funkcí aplikace či uživatelských dat. Je toho víc, ale jednou ze zásad bezpečnosti je i diskrétnost.

Nicméně těšíme se, že třeba článek na Lupě podnítí nějaké šikovné hackery, aby nás proklepli. To by bylo fajn. Feedback je základem všeho. I bezpečnosti.

Jaké máte s projektem cíle dlouhodobé?

MIF16

Aby co nejlépe sloužil co největšímu počtu uživatelů. Chceme podpořit lidi, kteří stejně jako my něco dělají. A doufáme v jejich podporu, abychom mohli Colegio zlepšovat.

Ale pokud to chcete slyšet obchodně, plánujeme rozšíření na zahraniční trh. Chceme dokončit API, aby na Colegiu mohli poskytovat své služby ti, kdo mají co nabídnout. Jistě i chytřejšího, než bychom vymysleli my. A taky máme v plánu, aby nás to dál bavilo, stejně jako občas plout na jachtě nebo létat balónem. K tomu všemu ostatně potřebujete totéž — dobrý tým.

8 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 22. 10. 2012 19:42

Školení e-mail marketingu

  •  
    Jak získat e-mailové kontakty
  • Jak udělat e-mailing více relevantní
  • Jak zavést automatizované kampaně

Detailní informace o školení e-mailingu »