Desatero komunikace v emailových konferencích

Emailové konference patří k nejstarším službám, které Internet nabízí. Nástup webových diskusí je sice poněkud zatlačil do pozadí, přesto však zůstávají i nadále velmi populární. K jejich fungování je však třeba, aby jejich členové dodržovali určitá stanovená pravidla. Pokusili jsme se proto sestavit malé desatero.

Hned na úvod se musím přiznat, že mě k sepsání tohoto článku přivedly čistě sobecké zájmy. Různé emailové konference odebírám už poměrně dlouhou dobu a přesto se nezdá, že by se za tu dobu zvýšila povědomost o základních pravidlech, která je dobré dodržovat. Některé neřády se zkrátka objevují stále dokola, takže zřejmě neuškodí malý pokus o „evangelizaci“.

Desatero, které jsem sestavil, vychází čistě z mých vlastních zkušeností a osobních preferencí, takže jej nelze považovat za nějaký obecný kodex pravidel – na řadu otázek samozřejmě existuje více názorů. Kromě toho tiše doufám, že už se nenajdou žádní živí svědci mých vlastních přestupků proti těmto pravidlům. Pokud se nemýlím, podařilo se mi překročit snad všechna z nich, takže jsem nepochybně tou správnou osobou, která může poučovat ostatní.

1. Přihlašte se na správné adrese

Každá konference mívá dvě adresy. Jedna slouží k zasílání příspěvků, druhá se používá k administrativním úkonům, jako je například přihlašování, odhlašování, získávání přehledu členů a podobně. Pokud se zkusíte přihlásit na první z nich, o vašem zájmu stát se členem se dozví všichni ostatní, což je nepochybně potěší, ale vám to nijak nepomůže – subscribe musíte poslat na adresu robota, kterému se většinou říká listserver.

2. Než se na něco zeptáte, přečtěte si archív

Většina nováčků má pochopitelnou chuť vyzkoušet, zda konference doopravdy funguje. Proto se snaží poslat nějaký mail a čekají, jestli se jim z konference opravdu vrátí, případně zda jim dokonce někdo jiný odpoví. Velmi oblíbené (a nepříliš populární) jsou testovací zprávy („Toto je test, jestli konference funguje. Prosím nevšímejte si toho.“) a jednoduché otázky. Než se na cokoliv zeptáte, zkuste se podívat, zda nemá konference nějaký archív příspěvku či přehled často kladených otázek (FAQ) a zda by se v něm nenašla odpověď. Zní to sice poněkud školometsky, ale je to velmi praktické: Pokud se každý týden někdo zeptá na stejnou věc, pro ostatní je to ztráta času.

3. Diakritiku nechte doma

Otázka používání diakritiky v konferencích se řeší už řadu let a pokud se nepletu, dosud se nepodařilo docílit shody. Část lidí tvrdí, že dnes už se dá diakritika korektně zobrazit prakticky na všech systémech (s výjimkou počítačů od Františka Křižíka) a není tedy důvod psát bez hacku a carek. Jiní namítají, že je namístě konzervativní přístup a že Internet je na rozdíl od češtiny univerzální, takže si naše maily může chtít přečíst někdo na druhém konci světa a na terminálu, který naši diakritiku nepodporuje. Osobně si myslím, že na konzervativním přístupu není nic špatného, ale pokud vám nějaký ten háček ujede, asi vám už dnes nikdo hlavu trhat nebude.

4. Neposílejte přílohy

Otázka přibalování příloh je naproti tomu celkem jasná: pokud to pravidla dané konference výslovně nedovolují, nedělejte to. Důvodem je především snaha o omezení velikosti zpráv: Pokud přibalíte třeba dokument ve Wordu, všichni účastníci si budou muset stáhnout řádově 100 kB dat, která je patrně ani nezajímají. Pokud do toho dokumentu navíc přidáte obrázek, při známých komprimačních schopnostech Wordu z toho bude megabajt – a to už se po modemu stahuje moc pěkně.

5. Pozor na off-topic

Každá konference má zpravidla nějaké téma, kterému se věnuje. Někdy je širší, jindy užší, ale jen málokdy chybí úplně. Pokud tedy do konference píšete, dejte dobrý pozor na to, abyste nepsali od tématu, off-topic. Vaše historka s kocourem může být vtipná, ale pokud se jí pokusíte pobavit dvě stě programátorů, kteří čtou konferenci o Delphi, nemuseli by váš smysl pro humor ocenit.

Častějším problémem bývají různé osobní příspěvky a flame wars. Při odpovědi na příspěvek, který prošel konferencí, je dobré si rozmyslet, zda má smysl zprávu posílat všem, nebo zda stačí odpovědět přímo odesílateli. Od původně věcné debaty se totiž často sklouzne k osobní výměně názorů, která ostatní zas tolik nezajímá, zato jim však neúnavně plní mailboxy.

6. Subject je věc

Častým problémem je špatně vyplněné pole subject (alias předmět). Tohoto prohřešku se občas dopustí hned původní autor, který mail pojmenuje způsobem, který příliš neodpovídá obsahu. Častější je však situace, kdy se od prvního příspěvku odvine dlouhá debata, která se postupně stočí úplně někam jinam – ale subject už zůstane stejný, jen před ním přibude dlouhá řada Re:. Správný subject je přitom důležitý pro orientaci v došlých zprávách.

7. Citujte s citem

Nesmírně oblíbené jsou maily, které obsahují citaci několika zřetězených zpráv, jež postupně prošly konferencí, a nahoře text: „Ano, tohle si taky myslím.“ Když pominu skutečnost, že by taková zpráva vůbec neměla jít do konference, ale jen původnímu pisateli, je problém v nesprávném citování. Z původního příspěvku je dobré zachovat jen takovou část, aby bylo zřejmé, na co odpovídáte.

Totéž se ovšem dá říci i z druhé strany: Z původní zprávy je dobré nechat alespoň tolik, aby se ostatní dokázali zorientovat, na co vlastně reagujete. Ani v úvodu zmíněný text bez hromady citovaných mailů není nic platný, protože se ostatní nedozvědí, s čím to vlastně souhlasíte.

8. Dejte pozor na reklamu

Emailové konference jsou většinou útočištěm „starších“ uživatelů – myšleno těch, kteří už Internet používají delší dobu. Právě tato skupina je přitom nesmírně citlivá na jakýkoliv náznak reklamy. Pokud to tedy pravidla konference výslovně nedovolují, vyvarujte se jakýchkoliv propagačních příspěvků, nechcete-li si vyslechnout spršku nadávek. Je to logické: Kvůli vaší reklamě si lidé konferenci nepřihlásili (pokud se ovšem není určená k jejímu rozesílání :-)).

Jedinou formou propagace, která se obecně bere jako přijatelná, je krátký podpis, připojený na konci každé zprávy. Na několika řádcích tu můžete kromě svého jména a označení firmy uvést třeba i kratičký slogan, vyjadřující předmět vaší činnosti.

9. Nepodepisujte se na půl stránky

Opakuji ještě jednou: Na několika řádcích! Pokud jste z mých slov u bodu 7. nabyli dojmu, že není nic horšího, než pětislovná odpověď a pod ní hora starých mailů, není to pravda. Ještě horší je totiž pětislovná odpověď, pod ní hora starých mailů a třicetiřádkový podpis, obsahující rodokmen pisatele do desátého století a recepty všech jeho oblíbených jídel. I takové jsou občas k vidění.

10. S automatickými odpovídači opatrně

Jednou z nejzábavnějších věcí, které se v konferenci mohou přihodit, je její zacyklení. Nezřídka k tomu dojde tak, že si někdo inteligentně nastaví automatický odpovídač, který na každou došlou zprávu odpoví, že je dotyčný na dovolené a vrátí se tehdy a tehdy. Pokud je odpovídač hloupý – a totéž platí i automatu, který se o konferenci stará – objeví se tento mail v konferenci, odpovídač na něj zase odpoví a tak dále, dokud celou legraci ručně nezastaví správce. Zpravidla to nějakou dobou trvá, takže se pak všichni členové mohou potěšit stovkami zpráv o tom, že ten a ten je na dovolené. O tom, jak škaredé počasí mu v tu chvíli přejí, lze jedině spekulovat.

EBF6

A jedenácté pravidlo jako bonus: Dodržujte pravidla konference!

Každé správné desatero musí mít ještě jedenácté pravidlo jako bonus, v našem případě jsou to pravidla konference. Zdaleka ne všechny konference něco takového mají, ale pokud ano, neváhejte si je bedlivě přečíst a pokusit se je dodržovat. Vděk jejího správce vás zaručeně nemine.

Přeji vám hodně štěstí při dodržování desatera, každá snaha se počítá. A mimochodem, pokud potkáte člověka, který nikdy v životě neporušil žádné z jeho pravidel, dejte mi prosím vědět. Vystavíme ho v chystaném muzeu internetových ra­rit.

Anketa

Odebíráte nějakou e-mailovou konferenci?

16 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 23. 10. 2002 20:29

Školení: Obsahová strategie a content marketing

  •  
    Proč je obsahový marketing výrazným trendem.
  • Jak navrhnout užitečnou obsahovou strategii.
  • Jak zlepšit workflow a výsledky copywritingu.

Detailní informace o školení content strategy »