E-mail, morálka a produktivita práce

O spamu se hovoří velice často především v souvislosti s bezpečnostními riziky, které s sebou jinak obtěžující nevyžádaná elektronická pošta nese. Druhou, méně často zdůrazňovanou stránkou spamu je jeho dopad na produktivitu práce. Nedávno ukázaly statistiky, že každý z nás denně ztrácí v průměru deset minut jen mazáním nepotřebných elektronických zpráv. Tento čas, pronásobený počtem dnů, ukazuje poměrně slušnou ztrátu času.

Nicméně nedávno provedené průzkumy, vesměs v zemích s obecně vysokou produktivitou práce a snad i slušnou úrovní morálky, ukazují, že spam je ztrátou prakticky zanedbatelnou v porovnání se ztrátami vyvolanými samotnými zaměstnanci. Jedná se nikoli o nezodpovědný přístup ke spamu, ale o nezodpovědný přístup k firemním prostředkům a neetický přístup k pracovním úkolům. Pracovní nasazení totiž výrazně nahlodává zneužívání času a elektronických prostředků zaměstnavatele pro soukromé účely zaměstnanců.

Zaměstnavatelem placené soukromé aktivity zaměstnanců

Společnost Clearswift Limited (UK) se zaměřila na podíl osobní elektronické pošty, kterou se zabývají zaměstnanci v pracovní době. Zkoumala tento stav věcí v USA, Velké Británii, Německu, Skandinávii a Austrálii, kde provedla online průzkum pod označením Email Use at Work. Vyhodnocení 5533 dobrovolných odpovědí přineslo (alespoň pro mne) opravdu děsivý výsledek: téměř 60 procent zaměstnanců tráví v práci denně nejméně půl hodiny nad svojí soukromou poštou a 40 procent dokonce více než jednu hodinu! Během pracovní doby se mnozí věnují nejen posílání zpráv svým známým a blízkým, ale také posílání vtipů a historek, k čemuž samozřejmě využívají poštovní systém svého chlebodárce. V přepočtu to ovšem pro zaměstnavatele znamená, že firma o 100 pracovnících (tohoto typu) přichází o 1700 pracovních dní za rok. Tato ztráta si teoreticky může vyžádat až sedm dalších zaměstnanců.

Rozdíly samozřejmě existují jak mezi různými profesemi, tak mezi různými zeměmi. IT pracovníci stráví nad soukromou poštou v průměru o pět minut méně než ostatní, 29 minut (to může být vcelku dáno jejich lepší technickou vybaveností). Největší hříšníci jsou překvapivě Američané, kteří se soukromými záležitostmi po e-mailu zabývají až 21 dní v roce, tedy celý jeden pracovní měsíc: téměř 40 procent IT zaměstnanců a téměř 50 procent ostatních své soukromé poště věnuje přes jednu hodinu denně. Australané nejsou o moc lepší, protože třetina z nich tráví nad soukromou poštou více než hodinu denně. Němci jsou poctivější, jejich IT pracovníci stráví nad e-mailem pro soukromé účely 12,5 dne v roce. Velká Británie se může chlubit nejméně zodpovědnými IT zaměstnanci, protože ti tráví až 17 dnů v roce elektronickým tlacháním. Doufám, že průzkum v tomto případě od sebe nějak oddělil výměny zpráv zaměřené na řešení IT problémů od bohapustého tlachání.

Kde zůstala morálka?

Pouze jeden z deseti respondentů v průměru odmítl, že by kdy použil e-mailový systém v práci pro soukromé účely. Mezi německými IT pracovníky je poctivých celá třetina; mezi britskými zaměstnanci mimo IT pak 20 procent.

Přitom tři čtvrtiny hříšníků trpí přesvědčením, že by šéfovi nevadilo, pokud by se o této ztrátě času dozvěděl. Liberální Australané tento názor dokonce sdílejí v 85 procentech. Jenomže produktivita práce úzce souvisí s náklady na podnikání, a ty si dnes každý pečlivě hlídá. Takže by vedení jistě raději vidělo, aby se produktivita zvýšila o těchto ztrátových zhruba sedm procent a aby se zaměstnanci nevěnovali utrácení času využíváním pracovního e-mailového systému k soukromým účelům, ale aby spíše věnovali svůj placený čas produktivním pracovním činnostem.

Soukromými e-maily to nekončí

Využívání podnikového poštovního systému pro soukromé účely je pouze jedním typem zneužívání e-mailu v podnicích. Mezi další patří již zmíněný spam, viry, nevhodná elektronická komunikace (únik citlivých informací, harašení apod.).

Kupodivu také ve Skandinávii mají problémy: posílání utajených informací mimo podnik elektronickou poštou nečiní problémy celé třetině dotázaných, podobně je tomu i v Austrálii. Britové jsou naštěstí konzervativnější v rozesílání citlivých informací, ale to jim nebrání v práci stahovat pirátský software.

Řešení?

Podniky se musí účinně bránit proti těmto nepříjemnostem. Zejména musí nastavit správně pravidla pro rozumné užívání e-mailu a webu pro své zaměstnance tak, aby netrpěla produktivita práce. Je třeba také definovat represivní opatření v případě porušení těchto pravidel. Soukromé telefonáty také mnohde tolerují v pracovní době, ale rozhodně by každý protestoval, pokud by zaměstnanec jimi trávil hodinu denně.

Společnost, která provedla průzkum, tak nečinila tak docela nezištně: snaží se prosadit své produkty umožňující využívat v předem stanovených „volných chvílích“ (v době oběda, před zahájením nebo po skončení pracovní doby) svoji poštu pro soukromé účely, zatímco v ostatní dobu je přístup omezen. Dalším opatřením mohou být filtry obsahu na poštovních serverech.

Vzdělávání a poučování uživatelů obecně je velice důležitou složkou především bezpečnostní podnikové politiky. Jen málokde se asi mohou pochlubit takovým výsledkem osvěty jako v Austrálii, kde 98 procent dotázaných uživatelů prý nikdy neodpovědělo na spam a 97,7 procenta neotevírá elektronické vizitky.

Douška na závěr: Tento článek se záměrně nevěnuje ani právním stránkám „hlídání“ zaměstnanců (otázkám ochrany osobnosti a listovního či jakéhokoli jiného tajemství), ani možnostem technického řešení problému. Jde mi spíše o etickou stránku věci, protože mě opravdu výsledky zmíněného průzkumu nepříjemně překvapily. Jako člověk na volné noze si jsem velice dobře vědoma, že mě nikdo neplatí za jakoukoli dobu prodlevy. Chápu, že se čas od času prostě některé věci musejí vyřizovat v pracovní době, ale aby se to nedalo napracovat, aby to vydalo na hodinu denně a aby se to dokonce začalo brát jako zcela normální, to mi prostě nepřipadá správné.