Místo papírového dokladu přichází elektronická faktura ISDOC

Když chcete někomu poslat papírovou fakturu, musíte ji vytisknout, odnést na poštu a poslat. Po doručení příjemci je nutno fakturu ručně opět přepsat do ekonomického systému. Tento proces může trvat i několik dní, přináší s sebou další náklady a také mnoho možností pro chyby či podvody.

Prvním impulsem ke změně na poli elektronické fakturace byl určitě zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, §26, odst. 4. Ten poprvé umožnil vést, doručovat a archivovat daňový doklad i v elektronické podobě zcela bez existence jeho papírové verze. S tímto zákonem souvisí §2, písm. h) zákona č.227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, který posunul na stejnou úroveň elektronický a ruční podpis.

Po zavedení nutné legislativy firmy nezahálely a začaly posílat faktury elektronicky ve formátu PDF. Výhodou tohoto formátu je, že jej každý snadno otevře, fakturu lze snadno vytisknout a komunikace je již elektronická. Technicky se tím náklady na tisk a zpracování dokladu přesunuly z odesílatele na příjemce – nutnost ručního přepisu do ekonomického systému stále trvá – každá faktura vypadá trošku jinak a tak formát PDF není vhodný pro automatizované zpracování.

Proto vzniklo mnoho pokusů o elektronickou fakturu s jasným popisem struktury (např. EDI). Nicméně žádný z nich nebyl vhodný pro masové použití. Jejich nevýhodou je složitější nasazení a podporují je pouze větší informační systémy. Jsou zcela nepoužitelné v případech, kdy druhá strana žádný ekonomický systém neprovozuje, tj. domácnosti či malí živnostníci.

Neuspokojivá situace vedla členy Sdružení Pro Informační Společnost (SPIS, www.spis.cz) k dohodě na jednotném formátu ISDOC pro elektronickou fakturu. Výrobci ekonomických systémů, několik velkých společností a také Ministerstvo financí slíbili, že budou formát ISDOC podporovat do konce roku 2009.

Co to je ISDOC?

ISDOC je formát, který vychází z mezinárodního standardu UBL 2.0 (Universal Business Language), ale rozšiřuje jej o česká specifika (např. daňový zálohový doklad). Technicky se jedná o XML soubor, který obsahuje všechna data a je možné jej doplnit o elektronický podpis (využívá standard XML podpisu – XMLSignature). Standardně má příponu .isdoc. Existuje také varianta .isdocx, která navíc umožňuje přibalit i přílohy. Jedná se pak o komprimovaný ZIP soubor, ve kterém je zabalen soubor .isdoc společně s dalšími dokumenty. Formát má tedy podobnou konstrukci jako OpenDocument format (ODF, OpenOffice.org) či Office Open XML (OOXML, Microsoft Office).

Jaké jsou výhody formátu ISDOC?

Jeho velkou výhodou je základ v současných nejpoužívanějších standardech (XML, XMLSignature, UBL 2.0) a využívá elektronický podpis, který je uznáván českými zákony. Protože formát samotný neřeší způsob přenosu, zůstává velmi jednoduchý. Výměna dokumentů ISDOC bude probíhat e-mailem, přes webové stránky na Internetu nebo přes nově vznikající datové schránky. Tento formát patří mezi oficiálně podporované formáty pro datové schránky.

Proč by se měl zrovna tento formát uchytit? Kromě již zmíněné široké dohody mezi důležitými hráči a jeho jednoduchosti nesmíme také zapomenout na jeho snadné použití pro uživatele. Nemusíte nikde podepisovat žádné smlouvy či řešit složité technické propojení. Prostě jen zašlete e-mailem soubor s fakturou. Dokonce jej můžete posílat i bez elektronického podpisu.

Byla také vytvořena jednoduchá čtečka ISDOCReader, která umožňuje soubor prohlédnout i v případě, že váš systém tento formát nepodporuje – použití je pak shodné s PDF a doklad můžete i vytisknout.

Základní kameny formátu (XML a XML podpis) jsou snadno přístupné pro vývojáře v téměř každém programovacím jazyce a programátor se tak zabývá jen strukturou daného dokumentu. Navíc všichni ocení jeho jednoduchou strukturu a čitelnost i bez složitých nástrojů. Brzy se objeví rozšíření pro další systémy jako je váš internetový obchod či software pro poskytovatele internetu. I uživatel se základní znalostí XML bude moci dávkově vytvářet faktury a dále je zpracovávat.

Elektronický podpis je vhodné kombinovat s elektronickým časovým razítkem. Pokud do faktury zapíšete datum, kdy byla vytvořena a podepíšete ji, není možné dokázat, že tehdy opravdu existovala. Datum je totiž součástí obsahu dokumentu, který můžete před podpisem libovolně měnit. Proto vzniklo elektronické časové razítko – vezmete dokument a necháte jej orazítkovat. Součástí razítka je pak i datum a lze tedy prokázat existenci dokumentu.

Jednou z otázek k řešení je archivace elektronických dokumentů. Tu buď za vás zajistí přímo ekonomický systém nebo postačí i prostá složka na disku. Je také možné použít speciální archivační systémy, které řeší možnost vypršení platnosti certifikátu. Na druhou stranu zákon vyžaduje archivovat účetní dokumenty 5 až 10 let, čímž se omezuje nutnost archivací. Je také potřeba zmínit, že finanční úřad ověřuje pravost dokladu jeho párováním s doklady druhé strany. Fakt, že je faktura podepsaná, tedy ještě nemusí znamenat, že doklad mají v účetnictví obě strany.

Nevýhody

Formát ISDOC má samozřejmě i nevýhody. Jednou z nich je, že neřeší samotný proces přenosu. Při použití e-mailu tak není možné prokázat doručení, a pokud nepoužijete elektronické časové razítko, nemůžete prokázat ani datum existence dokumentu. Na druhou stranu u papírové faktury obvykle také nemáme doklad o převzetí či notářské ověření, že jste fakturu skutečně vystavili.

Formát ISDOC se bohužel specializuje jen na formát faktury, nikoliv však na navazující dokumenty jako je objednávka či výdejka. Na druhou stranu vychází z formátu UBL, který tyto dokumenty definuje, a tak rozšíření formátu nebude problém.

Otázkou také je, kdy bude možné tento formát běžně používat. Řada výrobců slíbila podporu do konce roku 2009. Doufejme, že se ostatní brzy připojí. Než se tak stane, je možné s fakturou ve formátu ISDOC zasílat současně i jeho PDF variantu a nebo použití čtečky ISDOCReader. Ta bohužel podporuje jen operační systémy Microsoft Windows, a tak jej uživatelé alternativních systémů Mac OS X či Linux budou moci použít jen s obtížemi. To samé platí i o mobilních zařízeních.

Použití pro nepodnikatele

ISDOC je primárně vyvíjen pro podnikatele (ať už živnostníky nebo právnické osoby). Měl by být použitelný i pro nepodnikatele. Ať už formou ISDOCReaderu, který uživateli umožní přečíst obsah, tak i přímou podporou v elektronickém bankovnictví. Budete tak moci do banky nahrát své faktury a ty pak snadno uhradit. Mezi první vlaštovky patří bezesporu @Faktura24, která tento formát již podporuje.

Je také možné, že se velcí dodavatelé služeb (jako jsou elektrárny, vodárny, plynárny, …) domluví a budou posílat elektronické faktury přímo do banky. Použití bude obdobné jako u dnes běžně používaného SIPO.

Ukázka použití

Abychom si demonstrovali jednoduchost použití, budeme si muset stáhnout ekonomický systém s podporou ISDOC. Mezi první patří WinStrom 10. Na stránkách www.winstrom.eu si stáhněte instalační balíček pro Windows, Linux či Mac OS X.

1. Balíček nainstalujte a založte si účetnictví firmy.
2. V sekci „Prodej“ zvolte „Vydat novou fakturu“. Vyplňte všechny potřebné položky jako je příjemce či částky.
3. Stiskněte ikonku obálky pro odeslání e-mailem. Následně bude otevřen váš poštovní klient a vytvoří novou zprávu. Její přílohou budou dva soubory – jeden PDF a druhý ISDOCX.
4. Nyní stačí již jen doplnit příjemce a zprávu odeslat. Pokud jste do aplikace WinStrom naimportovali i svůj elektronický klíč, budou oba soubory také podepsané.
5. A to je vše. Právě jste odeslali svoji první elektronickou fakturu.

Výsledek si můžete prohlédnout v prohlížeči ISDOCReader a nebo jej znovu naimportovat do účetnictví otevřením souboru. Při importu bude také provedena kontrola elektronického podpisu a na výsledek budete upozorněni (i na jeho případnou neexistenci). Můžete si také zkusit naimportovat ukázkovou fakturu ze stránek www.isdoc.cz.

Závěr

Formát elektronické faktury ISDOC konečně posouvá dál možnosti fakturace. Nebudete muset doklady tisknout a opět přepisovat zpět. Nebudete muset řešit, jaký systém druhá strana používá, protože podpora bude téměř mezi všemi systémy. Uživatelé, kteří nebudou mít vhodný systém, mohou použít jednoduchý ISDOCReader a vše přepsat ručně.

Na adrese www.isdoc.org/is­docreader/ si můžete stáhnout prohlížeč elektronické faktury ISDOC.