Elektronická fakturace - a proč ne?

Zákon o dani z přidané hodnoty č.199/1998 Sb. říká, že běžný daňový doklad musí obsahovat:

a) „Obchodní jméno, sídlo nebo místo podnikání, popř. bydliště nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění,
b) daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění,
c) obchodní jméno, sídlo nebo místo podnikání, popř. bydliště nebo místo podnikání plátce, pro něhož se uskutečňuje zdanitelné plnění,
d) daňové identifikační číslo plátce, pro něhož se uskutečňuje zdanitelné plnění,
e) pořadové číslo dokladu,
f) rozsah a předmět zdanitelného plnění,
g) datum vystavení dokladu,
h) datum uskutečnění zdanitelného plnění,
i) výši ceny bez daně celkem,
j) základní nebo sníženou sazbu daně, případně sdělení, že se jedná o zdanitelné plnění osvobozené od povinnosti uplatnit daň na výstupu podle § 46 nebo § 47,
k) výši daně celkem zaokrouhlenou na desetihaléře nahoru, popřípadě uvedenou i v haléřích.“

Pozorný čtenář si všiml, že o obou prvcích zmíněných v úvodu článku zde není žádná zmínka, a proto je možné vesele vystavovat faktury strojově a také je pochopitelně zasílat příjemci elektronickou cestou.

Formát elektronické faktury a elektronický podpis

Pro generování daňových dokladů byl u Globe Internet zvolen mezinárodně rozšířený formát .PDF, příjemcem v zásadě needitovatelný soubor, jehož prohlížeč (Adobe Acrobat Reader od verze 6.0 již v češtině) je k dispozici zdarma. Faktury jsou klientům zasílány jako příloha emailové zprávy, a jakmile dojde k většímu rozšíření elektronického podpisu, budou tyto zprávy podepisovány také certifikátem vydaným akreditovanou Certifikační autoritou.

Globe Internet ročně vygeneruje přes 25 tisíc elektronických faktur a zašle je svým klientům elektronickou poštou…

Počínaje rokem 2000 využila společnost faktu, že všichni její odběratelé jednoznačně disponují funkční emailovou adresou, a začala vystavovat jejich faktury elektronicky. Doklady zahrnovaly veškeré náležitosti vyplývající ze Zákona o dani z přidané hodnoty č.199/1998 Sb. a byly určeny k vytisknutí. Na základě vyhodnocení reakcí klientů, všeobecného rozšíření formátu .PDF a několika konzultací s daňovými poradci jsme rovněž dospěli k rozhodnutí nevést dál duplicitní archiv vydaných tištěných faktur a pokračovat v pouze archivaci dokladů v jejich elektronické formě.

Se vznikem právního rámce pro elektronický podpis v roce 2002 (ZoEP 227/2000 Sb. a příslušné vyhlášky) jsme implementovali možnost připojit k emailové zprávě s přiloženou elektronickou fakturou navíc elektronický podpis. Zprávy se ale dodnes elektronickým podpisem implicitně nepodepisují, a to z důvodu přetrvávajících častých problémů klientů s příjmem takto podepsaných zpráv. Ty by mohly zkomplikovat doručení faktury (nejčastější příčinou jsou chybná interpretace systémových hlášení klientských částí emailových programů nebo jejich práce s el. podpisem ve stavu offline, případně nezkušenost příjemce zprávy – který sám elektronický podpis nevlastní – se systémem certifikačních autorit apod.).

Firma respektuje možnou nedůvěru odběratelů k elektronickým fakturám a musí počítat s občasnými komplikacemi při otevření/tisku elektronické faktury. Drží se proto stále pravidla – na vyžádání doručí klientovi fakturu také v papírové formě.

Přináší to úspory? Ano!

Finanční – Systém elektronické fakturace přináší velmi výraznou úsporu nákladů spojených s poštovními poplatky, tiskem, obálkováním, papírem a skladovacími prostory. Při ceně 0,30 korun za papír A4 a poplatku 17 korun za doporučený dopis dosáhneme pro 25 tisíc dokladů roční úspory minimálně 432.500 korun. Elektronická fakturace navíc umožňuje značné posílení její automatizace a v důsledku toho také nerostou náklady na lidské zdroje s počtem faktur.

Ekologické – Výrazně nižší spotřeba papíru a toneru má zároveň ekologický rozměr.

Modernizace organizační struktury – S nasazením elektronické fakturace jsme docílili posílení efektivity a modernizace administrativního oddělení. Pozornost fakturantek se díky odlehčení práce, kterou za ně realizuje systém elektronické fakturace, může soustředit na individuální přístup a kvalitní komunikaci s klientem, vyřizování reklamací apod. Systém elektronické fakturace usnadňuje a urychluje nejen distribuci, ale i prohledávání dokladů, které jsou místo v tradičních pořadačích uložené na zálohovacích médiích a pevných discích a dostupné pomocí jednoduché prohlížečky.

       

Automatizace – Přechod na elektronickou fakturaci nám umožnil radikální rozšíření interního informačního systému. Bez zásahu lidského faktoru nyní proběhne elektronická objednávka, klient dostane možnost online zaplatit, předmět objednávky se zrealizuje a vystaví se daňový doklad, který se emailem odešle klientovi. Ve stejný okamžik se daňový doklad předkontuje a eviduje účetně. Vzniká archiv elektronických faktur, ukládá se datum jejich odeslání a adresát. Evidence odeslaných faktur je úzce propojena s agendou upomínek, která umožňuje sledovat odeslané neuhrazené faktury, automaticky je upomínat a opakovaně odesílat emailem, neuhrazené služby dlužníků zablokovat a zaplacené opět odblokovat. Automatizace fakturace přináší navíc řadu zdánlivě drobných vylepšení, jako například samočinné sdružování položek fakturace na doklad jednoho klienta, který si objednal víc produktů v rámci několika různých objednávek, promítnutí slevy aktuální k datu objednávky na fakturu apod. V současné době (po celý kalendářní rok 2003) je automatický systém elektronické fakturace v Globe Internet v zaváděcím režimu, který umožňuje ruční kontrolu dat a procesů, které mohou jinak probíhat zcela automaticky.

Co se bude dít dále?

Aktivitu za zrovnoprávnění elektronických a papírových faktur na sebe nyní převzal především SPIS (Sdružení pro informační společnost) sepsáním studie s názvem Normální je fakturovat elektronicky, která byla zpracována ve spolupráci s ministerstvy financí a informatiky. Výsledkem by měla být jasná a jednotná metodika pro finanční úřady a také zmínka o elektronických fakturách v připravované novele zákona o DPH dle směrnic Evropské unie.