Problém totiž je, že na jednu stranu chcete po elektronickém systému věci jako vyhledávání (v metadatech, v plném textu) a propojování dokumentů, na druhou stranu úředníci stále tvoří dokumenty jako v papírovém systému (tvoří nestrukturovaný list papíru).
Pokud chcete takový dokument zpracovávat, musíte donutit člověka, aby ho označkoval metainformacemi. Pokud úředník nechce pokročilé nadpapírové funkce systému, tak to oprávněně vidí jako práci na víc.
Proto si myslím, že již samotná tvorba dokumentů by měla být vedena sémantickou cestou. Tedy úředník by namísto hutného textu vyplnil formulář a tím by pro něj práce končila.
Chápu že je to příliš odvážná myšlenka, ale třeba formuláře životních situací k tomu již směřují.
Než se takový způsob práce prosadí, měly by současné systémy na pořizování dokumentů usnadňovat vyznačovaní metadat z hutného textu nebo naopak jejich kompletaci tak, aby úředník tyto funkce považoval za přínos. Například místo zdlouhavého textu „na základě odstavce 2 § 3 zákona č. 4/1000 Sb., o zahnutosti banánů“ by úředník napsal „na základě czsb:1000:4:3:2“ a systém by sám takové URN převedl na lidský text, dohledal by název předpisu, ověřil, že takový odstavec opravdu existuje a učinil z takového textu hypertextový odkaz třeba na Portál veřejné správy. Zároveň by v dokumentu zůstala metainformace, že se jedná o tento zákon. Úředník by pak v metadatech již měl předvyplněné číslo takto v textu zmíněného zákona. Podobným způsobem by se daly konstruovat další údaje jako je číslo jednací, datum, odpovědný úředník, jména dotčených osob, čísla parcel, územní nebo poštovní adresy atd.
Pro dlouhodobou archivaci by se výborně hodily kombinované formáty, jako je třeba DjVu nebo PDF.
