Názor k článku
Elektronická revoluce spisů v úřadech a soudech

Díky za podnět. Nejprve bych měl 3 dotazy:

1) Jste dokument schopni dohledat podle čísla jednacího?

2) Jste dokument schopni dohledat podle subjektu (fyzické osoby, právnické osoby, jiného úřadu ...)?

3) Udržuje si dokument platnost elektronického podpisu, používají se archivní formáty pro e-podpis (ne archivní formáty pouze z hlediska zajištění čitelnosti atd., ale z hlediska zajištění důvěryhodnosti původce - že to nebylo podstrčeno)?

Ohledně metadat - jsem mírně skeptický k tomu, že se někdy podaří a) vytvořit dobrý systém metadat, b) dodržovat ho - lidi nemají chuť nebo zatřiďují chybně, c) využít ho ke smysluplnému vyhledávání. Jste schopní vytvořit systém metadat podle formy a oblasti právní úpravy, ale přesto takové systémy selhávají, pokud hledáte řešení (nebo dokumenty) k nějaké reálné životní situaci. Příklad: nálezy Ústavního soudu mají metadata, přesto podle nich nelze nalézt skoro nic.

Mám vlastní systém metadat k dokumentům technické dokumentace od roku cca 1996, které vedu ve firmě a stejně se mi s tím moc nedaří, i když b) bych minimálně já sám dodržoval. Hlavním "metadatem", podle kterého něco naleznu, je čas, kdy jsem to asi dělal.

Jinak novela zákona předpokládá:
- stanovení metadat v rámci Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (§ 70 odst. 2),
- jednou z variant při skartačním řízení zřejmě bude převedení dále archivovaných dokumentů na papír, provádění převedení zatím není příliš jasné, ale zákon o archivnictví předpokládá paralelní úpravu s autorizovanými konverzemi (§ 69a).