Vlákno názorů k článku
Elektronická revoluce spisů v úřadech a soudech

z praxe ve statni sprave, kde se elektronicky archivuje jiz leta se objevuji tyto problemy
1. dokumenty jsou nedohledatelne
- klasifikace dokumentu se kazde 3-5 meni (a s nimi, z technickych duvodu (sic!) i uloziste a jeho fyzicka struktura
- fyzicke oddeleni technicke sluzby, ktera archivaci zajistuje a uzivatelu;
jinak receno urednici jsou externi firmou povazovani za blbecky a kazda nova firma po svem vitezstvi ve vyberovem rizeni zavadi svuj lepsi system; obvykle i jinou SW platformu)
- meta informace chybi ci jsou spatne/neuplne vyplnene; vetsina uredniku nechape a (nebo) nema cast na to, aby si hrali s vyplnovanim metainformacich o obsahu dokumentu.
Ty jsou navic s naprosto zoufalou semantikou. Proto je vyhledavani prakticky nefunkcni ...
2. dokumenty nelze otevrit
- u dokumentu starsich 5 let se casto objevuje potiz s nalezenim (a naisntalovanim) SW, ktery je otevre.
- resenim je konverze, ovsem tato musi byt permanentni.
- teoreticky by dnes resenim mohlo byt XML, ale i tady dochazi ke zmenan schematu/DTD (casto nedokumentovaneho - at zije externalizace - viz vyse)
A formaty jako TIFF zase neumoznuji fulltextove vyhledavani ... a tak dale ...

Resenim by byla pripadne udrzba XML schematu (ci DTD) a prubezne konverze archivu, ovsem u rady dokumentu je dulezitou soucasti i obrazova dokumentace ...

Pri neustalem tlaku na snizovani nakladu se jen tezko zduvodni, ze je treba ztravit temer stejne mnozstvi casu na spravne semanticke formatovani a doplneni meta informaci jako na vytvoreni obsahu ... Proste vysvetlete nekomu, ze kdyz se jednostrankovy dopis tvoril 5 minut, tak s tim pocitacem to ted trva 15 min ...

A tresnickou na dortu, je nutnost vytvoreni funkce kontrolora, protoze je treba prubezne (namatkove) kontrolovat technickou kvalitu dokumentu (semanticke formatovani, spravne vyplneni metadat, spravne XML schema - a to zadny stroj proste neudela)

tohle bych podepsal. Teoreticky to vypada dobre, praktikcky je nekdy jednodusi to vest papirove.

Kdyz k tomu prictete neuveritelny bordel kolem celeho soucasneho certifikacniho procesu pres PostSignum (pouzivano pro CzechPoint) diky kteremu skoro zadny urednik systemu certifikacu nerozumi.

Male priklady za vsechny (uverejnuju jen jednoche prkotiny)

- "Public CA" ma zkratku "VCA" (rozumejte "verejna" asi pro zmateni nepritele)
- v komunikaci se pouziva seriove cislo certifikatu dekadicky zejmena pro zmateni nepritele, protoze Window zobrazuji toto cislo pouze hexa

Vzhedem k tomu jakou dobu je tu Czechpoint a jsou s nim stale nejake problemy a nedorozumeni dane nekonzistentni terminologii (viz priklady nahore) tak bude vysledek katastrofa.

Problém totiž je, že na jednu stranu chcete po elektronickém systému věci jako vyhledávání (v metadatech, v plném textu) a propojování dokumentů, na druhou stranu úředníci stále tvoří dokumenty jako v papírovém systému (tvoří nestrukturovaný list papíru).

Pokud chcete takový dokument zpracovávat, musíte donutit člověka, aby ho označkoval metainformacemi. Pokud úředník nechce pokročilé nadpapírové funkce systému, tak to oprávněně vidí jako práci na víc.

Proto si myslím, že již samotná tvorba dokumentů by měla být vedena sémantickou cestou. Tedy úředník by namísto hutného textu vyplnil formulář a tím by pro něj práce končila.

Chápu že je to příliš odvážná myšlenka, ale třeba formuláře životních situací k tomu již směřují.

Než se takový způsob práce prosadí, měly by současné systémy na pořizování dokumentů usnadňovat vyznačovaní metadat z hutného textu nebo naopak jejich kompletaci tak, aby úředník tyto funkce považoval za přínos. Například místo zdlouhavého textu „na základě odstavce 2 § 3 zákona č. 4/1000 Sb., o zahnutosti banánů“ by úředník napsal „na základě czsb:1000:4:3:2“ a systém by sám takové URN převedl na lidský text, dohledal by název předpisu, ověřil, že takový odstavec opravdu existuje a učinil z takového textu hypertextový odkaz třeba na Portál veřejné správy. Zároveň by v dokumentu zůstala metainformace, že se jedná o tento zákon. Úředník by pak v metadatech již měl předvyplněné číslo takto v textu zmíněného zákona. Podobným způsobem by se daly konstruovat další údaje jako je číslo jednací, datum, odpovědný úředník, jména dotčených osob, čísla parcel, územní nebo poštovní adresy atd.

Pro dlouhodobou archivaci by se výborně hodily kombinované formáty, jako je třeba DjVu nebo PDF.

Díky za podnět. Nejprve bych měl 3 dotazy:

1) Jste dokument schopni dohledat podle čísla jednacího?

2) Jste dokument schopni dohledat podle subjektu (fyzické osoby, právnické osoby, jiného úřadu ...)?

3) Udržuje si dokument platnost elektronického podpisu, používají se archivní formáty pro e-podpis (ne archivní formáty pouze z hlediska zajištění čitelnosti atd., ale z hlediska zajištění důvěryhodnosti původce - že to nebylo podstrčeno)?

Ohledně metadat - jsem mírně skeptický k tomu, že se někdy podaří a) vytvořit dobrý systém metadat, b) dodržovat ho - lidi nemají chuť nebo zatřiďují chybně, c) využít ho ke smysluplnému vyhledávání. Jste schopní vytvořit systém metadat podle formy a oblasti právní úpravy, ale přesto takové systémy selhávají, pokud hledáte řešení (nebo dokumenty) k nějaké reálné životní situaci. Příklad: nálezy Ústavního soudu mají metadata, přesto podle nich nelze nalézt skoro nic.

Mám vlastní systém metadat k dokumentům technické dokumentace od roku cca 1996, které vedu ve firmě a stejně se mi s tím moc nedaří, i když b) bych minimálně já sám dodržoval. Hlavním "metadatem", podle kterého něco naleznu, je čas, kdy jsem to asi dělal.

Jinak novela zákona předpokládá:
- stanovení metadat v rámci Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (§ 70 odst. 2),
- jednou z variant při skartačním řízení zřejmě bude převedení dále archivovaných dokumentů na papír, provádění převedení zatím není příliš jasné, ale zákon o archivnictví předpokládá paralelní úpravu s autorizovanými konverzemi (§ 69a).

K bodu 3 -

Jaký je "správný" archivní formát pro e-podpis? Zatím, hádám-li správně, není určen. Jaké varianty podepsaných dokumentů vůbec mohou vznikat, úřad je přijímat, kontrolovat a konvertovat k archivaci? - různým způsobem podepsané PDF, RTF, DOC a jiné formáty. A kontrolu e-podpisu nelze provádět "ručně" - tomu nerozumí nejen ty 50-ti leté ženské, ale i 30-letí páni a bez sw to nepůjde.

Jak se udržuje platnost elektronického podpisu, který nejpozději do roka platnost automaticky ztrátí? Je k tomu nějaký zákonem posvěcený mechanismus, jinak je to stejně na vodě.

Existují různé evropské doporučující normy pro archivní formáty udržující důvěryhodnost e-podpisu.

Obecný přístup ke standardizaci v rámci ES (EU) je, že zpravidla není jeden "správný" formát nebo norma, neboť to brání pokroku a diverzitě.

Nicméně je třeba stanovit standardy pro vzájemnou výměnu dokumentů (spisů apod.), popř. pro převody dokumentů z jednoho systému do jiného, pokud třeba dojde ke sloučení více úřadů atp.

Český stát jako standardo-tvůrce žalostně selhal a selhává stále. Řizení veřejné informatiky se nedaří provádět (býval ÚSIS, ÚVIS, MI ČR, nyní MV ČR) vytvářením životných standardů, pokud vytvoří vůbec nějaké. Nakonec přístup dnešního MV k datovým schránkám je, že "dá dohromady" zainteresované soukromé subjekty, ty nějak zbastlí interfejs a jeho specifikaci a MV jí pak aprobuje. Zda to je v ideálním zájmu státu lze pochybovat, nicméně to aspoň snad bude fungovat, což je lepší než idealisticky tvořené, ale neživotné nebo neexistující standardy, na jejichž základě nemůže fungovat vůbec nic.

Jinak ještě k archivaci. Principem je, že se dokumenty přerazítkovávají novými časovými razítky dříve, než staré vyprší. Výstup z datových schránek třeba bude opatřen časovým razítkem. Nicméně musíte sbírat další tzv. validační data, abyste třeba doložili právní relevanci, není to zase tolik easy jak plyne z principu. Ve výhledu třeba 20 let to je všechno problematické. Ne každý má v jednom ze svých PC ještě floppy mechaniku 5,25" jako já ...

"... Český stát jako standardo-tvůrce žalostně selhal a selhává stále. Řizení veřejné informatiky se nedaří provádět ..."

IMHO je cely problem dan tim, ze zpruhledneni napr. verejnych zakazek a pod. nebylo, neni a nebude v zajmu zainteresovanych. Tim myslim jak urednuiky, tak politiky. Kompromitujici cast spisu se muze snadno ztratit - casto bez toho, ze by si nekdo v blizke dobe povsiml. V DMS je to daleko obtiznejsi - a hlavne je automatizovana kontrola, ze najednou neco chybi.

Myslím, že zájmy jsou často velmi silné, ale přesto je nepovažuji za příčinu mého konstatování.

Mimochodem, datové schránky způsob provádění veřejných zakázek významně neovlivní, neboť režim činnosti při nich upravuje zvláštní zákon o veřejných zakázkách.

Nabídky budou stále doručovány v uzavřených obálkách tradičním způsobem a budou i skladovány v papírové podobě, jako dosud. Musel by se změnit zmíněný zvláštní zákon. Jinak budou zatím i hybridní spisy: tj. jednotlivý spis vedený částečně listinami v deskách a částečně s elektronickými dokumenty v DMS.

Nemáte tak docela pravdu, intenzivně se pracuje na problematice elektronického zadávání veřejných zakázek, na což existuje usnesení vlády s horizontem 2011.
Hybridní spis zákon neumožňuje (tedy po dobu 3 let ano, pak ne) ;-(( To je tak, když chceme být v Čechách nejlepší na světě...

Jiný úřad, ale odpovím za něj...

1) Ano

2) Ne vždy

3) Pokud vím, tak se dokumenty vkládané do spisovky elektronicky nepodepisují. A to ani ty následně odesílané oficiálním mailem.

Do metadat se doplňuje jenvěc, datum vytvoření, autor, osoba, která má přiděleno a do kdy...

Promiňte, ale argumenty v bodě 1 vůbec nechápu. Možná by to chtělo zkontrolovat úplnost napsaného textu, včetně sémantické a syntaktické správnosti .-). Státní správa má povinnost doržovat zákon o spisové službě a archivnictví a pokud ji vede na rozumném sw a hw, tak k výše uvedeným problémům nedochází. Pokud se mění sw (proč ale), je potřeba doržovat datový standard. Jinak se nesmí nikdo divit. Metadata nedělá až takový problém lidem vyplnit.
K bodu 2 - Samozřejmě pokud nemáte určené standardy, tak se opět nesmíte divit. Ale ony nyní (nově) určené budou a samozřejmě nejde o "teoretické" XML. Obecně totiž nejde o vytěžování archivovaných dat, ale o uchovávání dokumentů, a tedy spíše dlouhodobě vyhoví (nejen) tiff než nějaké XML schéma. Navržené jsou tuším jisté verze tiff, png a pdf přesněji PDF/A.
Pokud budou data vytěžována, tak skutečně do metadat, ale to až následně a mimo zdržování původce dokumentu.

Zajímavé, díky. Vidím zde jeden problém.

1. Uzavření spisu. Spis se (např. ve správním řízení) uzavírá po ukončení řízení, tj. třeba měsíc po vydání rozhodnutí, když rozhodnutí nabyde právní moci apod. Při uzavření se kontroluje úplnost atp.

V klasické podobě se po uzavření předává do spisovny úřadu /ev. správní archiv/ (kde leží 3, 5, 10 apod. let).

2. Po uplynutí skartační lhůty dochází ke skartačnímu řízení, během něhož spis nebo jeho části mohou jít buď do stoupy nebo do archivu.

Dotazy:

- převedení do PDF/A probíhá v bodě 1 nebo v bodě 2 výše popsaném (není mi to zřejmé)?

- při převedení do PDF/A se zachovají veškeré elektronické podpisy/značky jednotlivých ve spisu obsažených elektronických dokumentů, nebo je důraz kladen na zachování obsahu informace - "grafického vzhledu", když to tak řeknu?

Balíček SIP se tvoří až v bodě 2, takže by stačilo převedení do PDF/A tam. Ale protože skartační lhůta může být třeba až deset a mnohdy i několik desítek let, nelze předpokládat, že by převod vždy proběhl úspěšně. Takže jasné doporučení je převod do PDF/A v době uzavření spisu. Ale možná nějaká agenda snese i variantu v době skartace či se nebude předpoládat vůbec, pokud se archivace nepředpokládá.

Současně doporučený formát PDF/A 1a snad neuchovává elektronické podpisy, a proto by mělo jít jen o zachování obsahu informace a "grafického vzhledu". Další interpretace nechávám právníkům, včetně toho zda jsem připojil vědomě svůj e-podpis k mému dokumentu ve wordu nebo patří i k tomu konvertovanému do PDF, o jehož exitenci nemám ponětí.

Rozumím a děkuji. Asi by bylo vhodné vytvořit PDF/A v době uzavření spisu (stav techniky pro optimální konvertibilitu a PDF/A vydrží), ale uchovávat po dobu ležení ve spisovně současně i všechny původní elektronické/listinné dokumenty ze spisu a těmto elektronickým dokumentům i udržovat platnost elektronického podpisu.

Protože ty dokumenty z uzavřeného spisu si může za půl roku vyžádat třeba soud a v okamžiku, když začne někdo tvrdit, že vnitřek PDF/A obsahuje dokumenty, které od něj nepochází, tak vzniká důkazní problém.

Skartační lhůty jsou navržené obecně tak, aby skartační řízení probíhalo až v době, když věci jsou již právně "mrtvé", právo je prekludované nebo promlčené atp.

Jenže specifikace PDF/A říká to, že v dokumentu budou odstraněny všechny odkazy na externí zdroje informací, dokument jako takový bude muset být i po letech platný a NEMĚNNÝ. Tedy například odkaz na obchodní rejstrik firmy bude nahrazen pouze textem ne linkem, atd.
Co se týče dokazování autenticity dokumentu po nějaké době vůči době jeho vzniku, tak vše bude funguovat na principu kontrolního součtu dokumentu, který bude veřejný, sdílený a tedy kontrolovatelný. Je pravda, že to má tu nevýhodu, že nezjistíte, co se v daném dokumentu změnilo, ale JEN a POUZE, že se změnil, a tím je NEPLATNÝ. Platnost elektronického podpisu bude muset být pouze do vytvoření kontrolního součtu. Pak ztrácí kvalifikovaný podpis smysl.
Při věcí pravního sporu se dodá dokument, jehož kontrolní součet se porovná s uloženým a známým součtem a tím se zjistí jeho validita.

Problematika dokazování je čistě na hodnocení soudu (= volné hodnocení důkazů), pravděpodobně by si vyžádal znalecký posudek. I v papírové podobě obyčejné kopie bere soud za relevantní, pokud pocházejí z dokumentů daného původce uložených v archivu. Navíc je zde ustanovení o právní fikci platnosti elektronického dokumentu (viz novela 499/2004)

Volné hodnocení důkazů - souhlas. Jinak míníte tuto fikci?

§ 69a ... (8) Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. ...

Zatím jsem ji nedokázal ani jednoznačně rozložit. Totiž zda ono poslední "a" se gramaticky slučuje (kumuluje) s "byl-li podepsán" nebo s "osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů". Co o tom míníte Vy?

Jinak ať tomu bude tak či onak (bylo by ale dobře vědět jak), tak je podle mne sama o sobě tato fikce skutkově poměrně slabá (a bez ospravedlnění jako mají fikce např. při doručování, že nelze jinak neb se lidé doručování vyhýbají), i sama o sobě právně pak velmi úzce vyložitelná.

Máte pravdu, věta je děsivá. Podle mého názoru ta spojka "a" vyžaduje současně podpis/značku i časové razítko. Co o tom míní ostatní?

no a obálka pro ten obsah (PDF/A) bude pak podespané xml podle daného schématu? nebude náročné udržet dané schéma?

příznám se, že nevím, zda to bude xml, ale jako takové vlastní "obálku" pdf/a bude vytvářet program, dle daných specifikací, vy maximálně budete vyplňovat chybějící věci.

Balíček SIP bude pravděpodobně celá sada spisů (přejímka vybraných dokumentů do archivu). Uchovávací formát bude muset vznikat jako nutná podmínka pro uzavření spisu - i když ze zákona to jednoznačně nevyplývá, vyhláška to zpřesňuje.
Formát PDF/A-1a je ve vládním usnesení a platí pro ústřední úřady, vyhláška bude mít jen PDF/A bez specifikace (tedy i s možností uložení podpisu apod.).

Váš text je naprosto přesný.
Děkuji.
Metodik spisové služby.