Firma v cloudu: Podnikatelům freemail nesluší, pořiďte si e-mail na vlastní doméně

Díky cloudovým technologiím lze používat špičkové e-mailové služby na své doméně i bez vlastního poštovního serveru. Představíme si několik takových řešení, která jsou cenově dostupná i pro drobné živnostníky a nejmenší firmy.

Podnikatelé z oblasti SOHO (small office/home office) stále někdy používají ke komunikaci se zákazníky bezplatné e-mailové služby. Neuvědomují si přitom nevýhody tohoto řešení, mezi které patří víceméně nulové záruky funkčnosti služby, omezená technická podpora nebo absence pokročilých funkcí pro obchodní sféru.

E-mailová adresa na doméně bezplatné e-mailové služby navíc rozhodně nepůsobí reprezentativně. Potenciální klientelu může i odradit, což jistě není v zájmu žádného podnikatele. Proto je vhodné pro komerční účely využívat e-mailové adresy na vlastní doméně.

Může jít o služby získané jako součást webového hostingu. Jejich kvalita je však často nevalná. Zákazník za ně sice platí, ale někteří provozovatelé je vnímají jako doplňkové služby, které nezřídka zamrzly ve zlatých časech protokolu POP3 a stahování veškeré pošty na pevný disk. Tomu pak také odpovídá kapacita schránek, podoba webového rozhraní anebo podpora (či spíše nepodpora) mobilních zařízení.

Technickým garantem seriálu je společnost Microsoft

Cesta ke kvalitním e-mailovým službám na vlastní doméně přitom není zas tak trnitá. V cloudové éře není nutné pořizovat si pro sofistikované e-mailové řešení vlastní poštovní server a nést veškeré náklady s ním spojené – od licenčních poplatků přes poplatky za provoz a údržbu po náklady na nevyhnutelný servis a dříve či později nutnou modernizaci.

E-mail na vlastní doméně lze získat zdarma nebo za přijatelný poplatek úměrný velikosti firmy. Pořizovací náklady představuje jen registrace domény. Roční registrační poplatek za domény s některou u nás běžně používaných geografických (CZ, EU) nebo generických (COM, NET, BIZ, ORG, INFO) doménových koncovek se pohybují v řádu maximálně několika stokorun.

MS Exchange v cloudu: Exchange Online

Namísto vlastního serveru s e-mailovým řešením například Microsoft Exchange lze využít jeho cloudového podání Exchange Online. Jde o součást balíčku hostovaných služeb Office 365, ale také o samostatné e-mailové řešení, na které se nyní zaměříme. V rámci aktuální nabídky Office 365 společnost Microsoft nabízí plán (tarif) E-mail postavený právě na cloudovém řešení Exchange Online.

Součástí plánu E-mail je antivirová a antispamová ochrana s možností pokročilé správy, integrace se službou Active Directory a sdílení kalendářů. Služba je primárně navržena pro uživatele e-mailových klientů Outlook 2007 a Outlook 2010, ale díky podpoře protokolů POP3 a IMAP ji lze používat v kombinaci s libovolným e-mailovým klientem.

Tento plán (tarif) nemá horní ani dolní hranici počtu uživatelů. Jeho cena se odvíjí od počtu založených e-mailových schránek. Za jednu e-mailovou schránku o kapacitě 25 GB si Microsoft v rámci tohoto plánu účtuje 3,57 euro bez daně měsíčně. K jednotlivým e-mailovým adresám lze vytvářet aliasy. Doménový koš služba nepodporuje. Přílohy je možné odesílat o kapacitě až 25 MB nebo až 35 MB, podle nastavení.

Pro přístup z mobilního zařízení se hodí plná podpora technologie ActiceSync umožňující synchronizovat nejen e-maily, ale i záznamy z kalendáře a kontakty z adresáře. K poště, kalendáři, úkolům, adresáři a poznámkám je možný přístup také přes webové rozhraní. To již nepatří k nejmodernějším. Zaskočí především hojným využíváním vyskakovacích oken, ale nechybí mu žádná zásadní funkce.

Webové rozhraní e-mailových služeb poskytovaných v rámci balíčku Office 365 již není z nejmodernějších.

Jednu z mála výjimek tvoří absence plnohodnotné podpory štítků (ty supluje jen barevné odlišení e-mailů), ale na druhou stranu je k dispozici ukládání výsledků vyhledávání jako virtuálních složek, dynamické filtrování zobrazení doručené pošty podle různých kritérií, posílání žádostí o schůzku provázené s integrovaným kalendářem a několik dalších funkcí, které lze považovat za užitečný nadstandard.

Jedná se o plně profesionální řešení bez jakékoliv reklamy a se smluvně garantovanou 99,9% dostupností. Poskytována je jak komunitní podpora, tak nonstop telefonická podpora. Bohužel její pracovníci nehovoří česky. Domluvit se s nimi momentálně dá v angličtině, francouzštině, němčině, španělštině, italštině, čínštině (mandarínštině, kantonštině), japonštině a v brazilské portugalštině.

Gmail na vlastní doméně díky Google Apps

Google aktuálně neposkytuje samostatné cloudové řešení pro e-mail na vlastní doméně. To nabízí jen jako součást balíčku Google Apps, který umožňuje na vlastní doméně provozovat e-mail v režii služby Gmail. Balíček Google Apps je konfigurovatelný, takže lze používat právě jenom Gmail, ovšem deaktivace dalších obsažených služeb se nijak nepromítá do ceny. Zákazník tedy platí i za to, co nevyužije.

Na rozdíl od Office 365 lze však Google Apps používat i zdarma. Bezplatná verze umožňuje založit si na vlastní doméně maximálně deset e-mailových schránek o kapacitě 10 GB. Nutno podotknout, že u bezplatné verze není smluvně garantována dostupnost služby, ve webovém rozhraní se zobrazuje reklama a není k dispozici nonstop telefonická podpora.

Firma či podnikatel de facto získá Gmail na úrovni jeho veřejné bezplatné verze pro širokou internetovou veřejnost, ovšem může používat adresy na vlastní doméně včetně možnosti nastavovat si k nim aliasy. Někomu toto řešení může dostačovat, někomu ne. Pro druhou zmíněnou skupinu je tu pak placená verze Google Apps, která umožňuje založit libovolný počet schránek o kapacitě 25 GB.

Cena bez daně je 4 euro měsíčně nebo 40 euro ročně za jednu e-mailovou schránku (nehledě na počet aliasů). V rámci placené verze Google Apps neobtěžuje ve webovém rozhraní služby Gmail žádná reklama, smluvně je garantována 99,9% dostupnost a k dispozici je nonstop telefonická podpora, která ovšem komunikuje zatím pouze v angličtině.

Žádné další rozdíly mezi bezplatnou a placenou variantou Google Apps nejsou. Kapacita schránek pomaličku roste v reálném čase, což je taková marketingová kuriozita Googlu. Posílat lze zprávy s přílohou do velikosti 25 MB. Jednotlivým e-mailovým adresám je možné nastavovat aliasy a tentokrát nechybí ani doménový koš (volitelně). Samozřejmostí je antispamová a antivirová ochrana.

E-mailovou adresu lze použít jako klasický Google Account pro přístup k libovolné službě od Googlu (je možné definovat povolené a zakázané služby). E-mailová adresa pak slouží i jako kontakt pro komunikační službu Google Talk (tu podporuje mj. i oficiální klient ICQ) resp. pro textovou komunikaci napříč otevřenými službami s protokolem XMPP/Jabber.

Gmail je primárně navržen pro přístup k poště přes své moderní webové rozhraní. Těžko se hledá funkce, která by v něm chyběla. Snad jedině kalendář, jímž samotný Gmail nedisponuje, ale může velmi úzce spolupracovat se službou Google Calendar, která v balíčku Google Apps nechybí. 

Gmail umožňuje chatování s ostatními uživateli služby nebo uživateli služby Google Talk či sociální sítě Google Plus. Kromě toho podporuje bezplatné videohovory. Momentálně je ve fázi, kdy původní videohovory založené na plug-inu služby Google Talk nahrazují Hangouts známé z Google Plus. Ty podporují spojení s až devíti lidmi najednou při vyšší technické kvalitě videohovoru. Zaujme možnost levného volání na klasická telefonní čísla takřka po celém světě.

Google Apps přináší Gmail na vlastní doménu včetně možnosti levného mezinárodního telefonování.

Přestože devízou Gmailu je hlavně webové rozhraní, podporuje i klasický přístup k poště prostřednictvím libovolného e-mailového klienta s podporou protokolu POP3 nebo modernějšího IMAP. Pro přístup z mobilního zařízení lze využít podpory technologie ActiveSync, kdy se kromě e-mailů mohou synchronizovat i kontakty z adresáře a případně záznamy z kalendáře.

Vadou na kráse je omezená možnost spolupráce s e-mailovým klientem MS Outlook. Gmail + Google Calendar v tomto případě nelze použít jako klasický účet na poštovním serveru MS Exchange. Řešením je nakonfigurovat přístup k poště přes protokol IMAP a pro synchronizaci kalendáře použít utilitu Google Calendar Sync. Může se to jevit jako drbání levou rukou za pravým uchem, ale v praxi tato kombinace funguje uspokojivě.

Gmail pouze jako webový e-mailový klient 

Bezplatnou e-mailovou službu Gmail od Googlu  lze využít jen jako webovou e-mailová aplikaci poskytující všechny své funkce bez nutnosti jakkoliv měnit nastavení současného e-mailového řešení. Gmail se v tomto případě bude chovat jako klasický e-mailový klient, ovšem ve webovém podání. Může tedy spolupracovat třeba s e-mailovou schránkou na vlastní doméně, která je součástí webového hostingu.

Z dosavadní e-mailové schránky bude vybírat příchozí poštu přes protokol POP3 anebo IMAP. Umožní i odesílání zpráv z dosavadní e-mailové adresy včetně možnosti použít k ní náležící SMTP server, byť Google doporučuje posílat poštu přes jeho SMTP server.

Gmail poslouží jako webový e-mailový klient. Obsluhovat může prakticky libovolnou e-mailovou schránku.

Toto řešení je vhodné pro ty, kteří pouze chtějí využit komfort webového rozhraní služby Gmail a kapacitu její schránky v kombinaci se svou stávající e-mailovou adresou, aniž by museli měnit nastavení domény a e-mailové služby na ní běžící. Gmail v tomto případě funguje skutečně více jako webová aplikace než e-mailová služba.

Pokud je použita veřejná samostatná verze Gmailu nebo verze z bezplatné varianty Google Apps, tak toto řešení postrádá benefity jako je absence reklamy, garantovaná dostupnost či nonstop telefonická podpora. Jde čistě o alternativu za klasický e-mailový program, žádné systémové řešení e-mailových služeb. 

Hotmail nebo nový Outlook.com na vlastní doméně

Microsoft kromě Office 365 v současnosti nabízí ještě jedno řešení pro provoz e-mailu na vlastní doméně. Přestože značka Windows Live již má vystavený úmrtní list, stále je k dispozici služba Windows Live Admin Center umožňující používání Windows Live na vlastní doméně. Lze tak získat až pět stovek Windows Live ID (resp. dnes Microsoft Accounts) pro přístup k staré známé e-mailové službě Hotmail (nějaký čas nazývané Windows Live Hotmail).

Na vlastní doméně lze založit až pět stovek Windows Live ID pro přístup ke službám Hotmail.com i Outlook.com.

Použita je sice stále bezplatná služba se všemi nedostatky z toho vyplývajícími (zejm. v oblasti garance a podpory), ovšem na vlastní doméně. Jde o velmi zajímavou alternativu k bezplatné verzi Google Apps nejen pro ty, kteří vyhledávají pouze e-mailové řešení maximálně doplněné o kalendářové služby. S účtem na vlastní doméně lze totiž používat i cloudové úložiště SkyDrive a webovou kancelářskou sadu Office Web Apps.

Nicméně nás v tomto článku zajímají primárně e-mailové služby. Google Apps umožní zdarma založit jen deset schránek o kapacitě 10 GB, zde jich lze založit až pět stovek o neomezené kapacitě. Navíc je možný přístup k nově budované e-mailové službě Outlook.com, v jejímž webovém rozhraní absentuje jakákoliv reklama a vyznačuje se značnou rychlostí.

Outlook.com je zatím rozpracovanou službou, ale má již co nabídnout. Za pozornost stojí třeba integrovaná podpora pro Facebook Chat. Časem by se měl přidat i Skype. Ze začátku bude nejspíše potřebovat doinstalovat vlastní plug-in do webového prohlížeče, ale Microsoft později plánuje čistě webové řešení založené na technologiích z projektu WebRTC.

Outlook.com nabízí rychlé webové rozhraní bez reklam, které je optimalizované pro dotykové ovládání.

Webový Skype však nepřijde před standardizací WebRTC, a to může být vzhledem k rozdílným představám Microsoftu a Googlu ještě běh na hodně dlouhou trať. Outlook.com počítá i s kalendářem, ale zatím používá původní kalendář svého předchůdce s již poněkud omšelým uživatelským rozhraním. Na funkčnost to ale nemá vliv.

Původní Hotmail i Outlook.com plně podporují technologii ActiveSync, takže uživatelé programu MS Outlook si mohou nastavit nový e-mailový účet jako účet z poštovního serveru MS Exchange, což jim zajistí jak přístup k poště, tak synchronizaci kalendáře. ActiveSync lze samozřejmě použít i pro synchronizaci e-mailů a kalendáře s mobilním zařízením.

Nevýhodou je omezená podpora dalších e-mailových klientů. K dispozici je sice POP3, ale nikoliv moderní IMAP, což může být pro řadu uživatelů rozhodujícím faktorem. Microsoft však slibuje, že jeho nový Outlook.com podporou pro IMAP disponovat bude. Není těžké rozklíčovat, že útočí na pozice Gmailu, pro který současný Hotmail navzdory nepopiratelnému snažení Microsoftu není vážnou hrozbou.

E-mail Pro: e-mailová služba od webhostera

Další možností, jak získat e-mailové adresy na vlastní doméně, je využít e-mailový hosting, který nabízí řada poskytovatelů webového hostingu. Ve většině případů ovšem tyto e-mailové služby za řešeními typu Office 365 nebo Google Apps notně zaostávají. Na ukázku jsme si vybrali službu E-mail Pro z nabídky Czechia.com,  předního českého poskytovatele webového hostingu, za nímž stojí společnost Zoner Software.

Cena garantované služby s nonstop podporou a bez jakékoliv otravné reklamy činí 101 Kč měsíčně i s daní. Založit lze sice až sto e-mailových schránek, ale o celkové kapacitě 5 GB, o kterou se musí podělit všechny existující schránky. Jedna schránka pak nemůže mít větší kapacitu než 2 GB i kdyby na doméně byla sama. Jedna zpráva včetně přílohy může mít maximálně 20 MB.

Přístup k poště je možný přes webové rozhraní, které má ale víceméně jen základní funkce bez jakékoliv přidané hodnoty. Tou by mohl být integrovaný kalendář, kdyby ovšem podporoval synchronizaci. Služba E-mail Pro technologii ActiveSync momentálně vůbec nepodporuje a zavedení její podpory není v plánu. Přístup k poště je tak možný pouze přes protokoly POP3 a IMAP. Ke kalendáři pak jen přes webové rozhraní.

E-mailový hosting E-mail Pro sice poskytuje webový kalendář, ale bez možnosti synchronizace.

Samozřejmostí je antispamová a antivirová kontrola, kde zaujme možnost její deaktivace nebo nastavení citlivosti. Volitelně lze aktivovat doménový koš a jednotlivým e-mailovým adresám je možné nastavit neomezený počet aliasů. Ten lze nastavit i pro samotnou doménu, ale alias domény musí mít naprosto stejné znění. Jen koncovka se může lišit. Například Google Apps přitom umožňuje jako alias nastavit libovolnou doménu.

Ke kladům služby lze přičíst nonstop telefonickou podporu komunikující v češtině (tu Office 365 ani Google Apps momentálně v češtině nenabízejí), sdílení složek napříč e-mailovými schránkami či notifikování příchozí pošty prostřednictvím RSS kanálu. 

Z domény, na které e-mailová služba běží, je možné nastavit přesměrování na jinou webovou adresu anebo na ni umístit vizitku s kontaktními údaji. Případně jednostránkovou prezentaci, kterou lze jednoduše vytvořit díky WYSIWYG editoru v podobě webové aplikace. Živnostníkům a malým firmám taková prezentace může teoreticky postačovat.

Resumé: kterou službu a kdy si vybrat?

Firmám aktivně používajícím Outlook 2007 nebo Outlook 2010, které reálně využijí možnost sdílení kalendáře, lze vřele doporučit plán E-mail z aktuální nabídky Office 365. Ten je jim ušit přesně na míru. Alternativou pak může být Google Apps, kde je výhodou možnost používat službu až pro deset e-mailových schránek na vlastní doméně zdarma.

Nicméně v tomto případě bez smluvně garantované dostupnosti, nonstop telefonické podpory (byť cizojazyčné) a naopak s reklamou ve webovém rozhraní e-mailové schránky. Pokud by uvedené bylo na překážku, tak lze využít placenou verzi Google Apps, která tyto nevýhody odbourává a umožňuje založit libovolný počet schránek.

CIF16

Hodně muziky za málo peněz nabízí Windows Live na vlastní doméně s možností zřídit si zdarma až pět stovek schránek s neomezenou kapacitou. Nicméně teď se toto řešení od Microsoftu nachází v přechodové fázi, kdy Hotmail předává štafetový kolík nové službě Outlook.com a pro podnikatelské účely využití služby v takové momentální situaci není zrovna hodné doporučení, byť se rýsuje zajímavě.

E-mailový hosting E-mail Pro od Czechia.com, resp. společnosti Zoner Software lze doporučit těm firmám, které si nepotrpí na novoty typu chytrých mobilů a tabletů, přičemž elektronickou poštu stahují za použití e-mailového klienta pevný disk. Pak není na překážku ani hodně malá kapacita poskytovaná pro e-mailové schránky. Plusové body služba získává za česky komunikující telefonickou podporu. Zásadním omezením je ale chybějící podpora pro technologii ActiveSync.

Anketa

Používá vaše firma (váš zaměstnavatel) e-maily na vlastní doméně?

37 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 8. 9. 2012 20:12

Školení Instagram pro firemní i osobní marketing

  •  
    Jak zakládat a používat účty.
  • Jak publikovat a vyhodnocovat.
  • Jak si poradit s hastagy.

Detailní informace o školení Instagram»