Hlavní navigace

Firmy bojují se záplavou e-mailů

 Autor: 29
Jan Handl 16. 10. 2007

E-mail není vnímán jen jako nepostradatelný pomocník, ale také jako žrout času a peněz. Bez elektronické komunikace bychom se nyní asi neobešli, ale firmy i jednotlivci nyní poznávají její odvrácenou stránku. Navíc většina e-mailových zpráv je poštou nevyžádanou. Podle společnosti IDC dostane každý kancelářský pracovník na 140 e-mailů denně.

Někteří uživatelé počítačů už mají e-mailů dost. Podle článku Michelle Kesslerové pro list USA Today se objevila iniciativa, jejíž příznivci požadují vskutku zajímavé změny. Jejich cílem je dosáhnou takzvaných „pátků bez e-mailu“, nebo dokonce chtějí mazat obsah svých mailboxů. Tyto kroky se mohou zdát dost radikálními, ale počítačoví profesionálové k jejich vyprovokování mají rozumné důvody. Za nápadem, zvaným „Zero E-mail Fridays“, stojí skupina počítačových profesionálů, zaměstnaných u společnosti Intel. E-mail podle nich kromě jiného zamezuje „skutečným“ kontaktům mezi lidmi, ať již telefonicky nebo na osobních setkáních. Cílem iniciátorů nápadu je přímá komunikace mezi lidmi, e-mail se jim zdá neosobní a nevhodný pro správné vyměňování názorů a nápadů. Autorem tohoto výroku je Nathan Zeldes, jeden z hlavních vývojářů Intelu.

Pátek bez e-mailu je již v současné době normou ve společnosti U.S. Cellular a v některých dalších amerických méně známých společnostech. Dalším krokem je podle některých fanatiků boje proti e-mailové komunikaci smazání mailboxu s úplně novým začátkem. Jde o princip čistého stolu, tedy lépe řečeno čisté e-mailové schránky. Tento názor na věc mají prominentní bloggeři Jeff Nolan, Michael Arrington a Vanessa Foxová, dále obchodník Fred Wilson.

Není těch e-mailů trochu moc?

Znechucení z e-mailů plyne z neuvěřitelného množství zpráv, které každý den poletují světem. Den co den je totiž odesláno skoro 40 miliard e-mailů mezi uživateli, více než 17 miliard automaticky vygenerovaných e-mailů (upozornění na cokoliv) a 40 miliard spamů (tedy nevyžádané komerční elektronické pošty). Tato čísla uvádí prestižní výzkumná agentura IDC. Zajímavé také je, že každý kancelářský pracovník dostane v průměru asi 140 e-mailů denně. Zejména spam je velkým problémem a nevyžádaná elektronická pošta rozčiluje každé ráno miliony uživatelů e-mailu na celém světě.

Pokud bude pokračovat nárůst spamu dosavadním tempem, na konci roku bude podle nově zveřejněné zprávy 90 procent všech e-mailů nevyžádaných. V posledních týdnech roste počet spammerů v Číně a Jižní Koreji, kteří mohou za třicetiprocentní nárůst počtu spamů za několik týdnů. Australský tým specialistů na spam TRACE (Threat Research and Content Engineering, pracující pod křídly společnosti Marshal) upozorňuje, že od října loňského roku došlo ve světě k nárůstu počtu spamů o neuvěřitelných 280 procent. Rozvoj počítačové vybavenosti a gramotnosti v určitých částech Asie někdy může působit kontraproduktivně. Nyní je 85 procent všech e-mailů nevyžádaných, pokud poroste počet spammerů v Asii konstantním tempem, bude podle Bradleyho Anstise ze společnosti Marshal na konci roku devět z deseti e-mailů spamem. Podle údajů společnosti Symantec objem spamu vzrostl za posledních 6 měsíců o 55 procent. Tradičně silným měsícem byl prosinec loňského roku, v lednu se růst počtu spamů zastavil. Zajímavé je, že v lednu erotický spam tvořil pouhá 4 procenta z celkového objemu spamů. V prvním pololetí loňského roku to bylo 22 procent. Naopak podvodné spamy (mající za cíl získat soukromé informace napadeného nebo rovnou peníze z jeho účtu) nabírají na oblibě, z patnácti procent v polovině loňského roku je nyní 25 procent.

Obyvatelé Česka nejsou v okouzlení elektronickou komunikací vůbec pozadu, ba naopak. Například informace mluvčího Centrum.cz Petra Kapalína hovoří o tom, že během čtvrtka 11. října dosáhl v rámci freemailové služby počet odeslaných e-mailů 3,6 milionu a přijatých 14,9 milionu (přitom reálný počet uživatelů této služby je podle srpnového Netmonitoru za měsíc asi 891 tisíc). Již tato čísla naznačují, že obecně počty přijatých e-mailů silně převažují nad počty odeslaných e-mailů. Ano, za rozdílem je zcela určitě nevyžádaná elektronická pošta.

Každoroční nárůst provozu evidují i na freemailu Seznamu: Aktuální počet zpráv, které se odesílají z freemailu, dosahuje 3500 e-mailů za minutu (mezidenní průměr je někde kolem 2500 za minutu.) V tomto počtu zpráv jsou zahrnuty automaticky přeposílané zprávy či upozornění na příchozí poštu (na mobil, e-mail apod). Z meziročního hlediska odchozích zpráv se e-mail Seznamu pohybuje kolem 10 – 15% nárůstu. Pokles v počtu odchozích zpráv přichází tradičně v letních měsících, špička je každoročně v říjnu, komentuje provoz tisková mluvčí Rita Gabrielová.

E-mail je dobrý sluha, ale špatný pán

E-mail je zcela jistě velmi šikovný a potřebný komunikační nástroj, ovšem když se jeho používání vymkne z rukou, je zle. E-mail jako nástroj mnohdy svádí k použití, i když to není potřeba. Denně je odesíláno obrovské množství e-mailů, které příjemce pouze zdržují a vlastně nic důležitého mu nepřinesou. Edward O'Connor pracující ve vývoji v San Diegu má několik tipů, jak si poradit s velkým množstvím e-mailů. Je dobré nepoužívat e-mail při zadávání nepříjemných úkolů kolegům, zvláště když sedí vedle v kanceláři. V těchto případech je dobré využít osobní setkání. Také prý není dobré neustále kontrolovat a číst příchozí zprávy. Zaměstnanci některých firem tráví ve svém maiboxu asi 1,5 hodiny ze svého pracovního času. Dále je důležité nejdříve reagovat na důležité e-maily, ty ostatní počkají. Všechny tyto tipy je dobré podpořit zákazem e-mailové komunikace v pátek (toto opatření samozřejmě platí jenom při vnitřní komunikaci ve firmě, navenek by asi nebylo dobré odmlčet se na celý den).

Rita Pužmanová v jednom ze svých starších článků na Lupě upozorňuje mimo jiné na fakt, že e-mailování s kamarády výrazně snižuje produktivitu práce. O potýkání se se spamem ani nemluvě, ten stojí zaměstnavatele peníze nejenom v podobě technologických protiopatření, ale také v podobě času, který tráví zaměstnanci promazáváním mailboxu. Rada pro zaměstnavatele platí stále: Podniky se musí účinně bránit proti těmto nepříjemnostem. Zejména musí nastavit správně pravidla pro rozumné užívání e-mailu a webu pro své zaměstnance tak, aby netrpěla produktivita práce. Je třeba také definovat represivní opatření v případě porušení těchto pravidel. To, jaký má vliv spam na důvěryhodnost e-mailu, je předmětem zkoumání v dalším článku stejné autorky. Jasné je to, že neustále se zvyšující počet nevyžádané a nedůležité pošty má vliv na to, jaký význam e-mailu uživatelé přikládají. A navíc prý e-mail škodí inteligenci. Podle zjištění psychiatrů z britské King's College klesá hodnota IQ u těch, kdo příliš podlehli kouzlu e-mailové komunikace, a to až o deset procent. Při porovnání této hodnoty s vývojem IQ u kuřáků marihuany je vliv e-mailů výrazně horší. Hlavním důvodem je ztráta koncentrace, která nastává, když se člověk snaží řešit více úkolů současně.

E-maily přesto milujeme

Přes všechny nepříjemnosti s e-mailem tento způsob komunikace začíná dominovat, ať už si aktivisté za pátky bez e-mailu říkají, co chtějí. Server iTnews.com.au informoval o tom, že pracující při komunikaci raději používají e-mail než telefon. Celých 100 procent respondentů výzkumu při práci používá e-mail, telefon využívá 80 procent, mobilní telefon 76 procent a messengery 66 procent respondentů. Rob Lopez, technický ředitel společnosti Dimension Data, říká, že současné firemní prostředí je pro velmi pestré možnosti komunikace a že moderní technologie zdatně nahrazují klasické telefonování. Nejvyužívanějším komunikačním prostředkem je e-mail, bez kterého si práci neumí představit snad nikdo.

K e-mailu Rob Lopez dodává, že má jeden důležitý nedostatek, a tím je nemožnost okamžité diskuze a argumentace. Počet odeslaných a přijatých e-mailů roste, ovšem efektivita při komunikaci e-mailem tomu neodpovídá. A co prozradil výzkum o produktivitě práce? Více než 70 procent oslovených prohlásilo, že e-mail má pozitivní vliv na jejich produktivitu, následuje pevná linka s třiapadesáti procenty respondentů, kteří si myslí, že zvyšuje jejich produktivitu práce. Mobilní telefon se umístil v tomto žebříčku na třetím místě s dvaapadesáti procenty. Co se týče produktivity práce, pak technologie, jako jsou messengery, blogy a další novinky, jsou považovány spíše za rušivé a mají prý na produktivitu negativní vliv. Výzkumu se zúčastnilo 390 manažerů a 524 běžných uživatelů v celkem třinácti zemích v Evropě, Asii a USA.

Zbytečná data

Kromě nevyžádané pošty (a to včetně vtipných obrázků) jsme schopni zatěžovat příjemce e-mailu například jenom tím, že pod zprávu automaticky vkládáme nadmíru „tučný“ podpis. Obvykle je součástí podpisu v e-mailu jméno a příjmení s titulem, pozice ve firmě, e-mail, telefon, fax, mobilní telefon, název firmy, adresa a webová adresa. Dále tam může být například logo společnosti, ICQ spojení, Skype, adresa blogu, prohlášení o důvěrnosti e-mailu a já nevím co ještě. Tedy informací víc než dost. Pak se obvykle stává, že podpis je výrazně delší než samotný text e-mailu.

Je víc než jisté, že velké procento podpisů v e-mailu je prostě moc obsáhlých. Příjemci e-mailu se cítí divně, jsou zahlceni informacemi, které stejně nepotřebují vědět. Marketingoví manažeři společností si to možná přejí, ale o vhodnosti umístění obrázku loga společnosti do e-mailu by se dalo pochybovat. Kdo z nás nezažil, že mu z příchozího e-mailu vykoukl objemný obrázek jako součást automaticky vkládaného podpisu?

Anketa

Zvládáte svůj každodenní nápor e-mailů?

Našli jste v článku chybu?

20. 10. 2007 3:12

ok (neregistrovaný)

Email neni vzdy nejvhodnejsi nastroj na komunikaci, zvlaste pokud se jedna o vnitrofiremni tymovou komunikaci s nekolika ucastniky. Mnohem vhodnejsi pro tento typ komunikace jsou firemni extranety a wiki, ktere umoznuji mit vsechny data pohromade a resit veci mnohem efektivneji.

-ok

17. 10. 2007 22:30

"K cemu by mi to bylo, kdyz potrebuji nekoho kdo mi hned odpovi."

No právě k tomu, aby vám hned odpověděl, když třeba nesedí u PC.

"Mimochodem, uz jste nekdy prepisoval treba 200 znakovou URL rucne z SMSky do prohlizece ?"

To by někdo ten URL musel do SMSky nadatlovat, což je dost nepravděpodobné. Zkoušel jste už někdy napsat do SMS 200 znakový URL?





Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Podnikatel.cz: Na poslední chvíli šokuje výjimkami v EET

Na poslední chvíli šokuje výjimkami v EET

Root.cz: Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Lupa.cz: Levný tarif pro Brno nebude. Radní: je to kartel

Levný tarif pro Brno nebude. Radní: je to kartel

Měšec.cz: Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Vitalia.cz: Pravda o přibírání na zimu

Pravda o přibírání na zimu

DigiZone.cz: HD programy ČT i v UPC Horizon

HD programy ČT i v UPC Horizon

DigiZone.cz: Flix TV má set-top box s HEVC

Flix TV má set-top box s HEVC

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

DigiZone.cz: Digi CZ výrazně zlevnila balíček HBO

Digi CZ výrazně zlevnila balíček HBO

DigiZone.cz: Recenze Westworld: zavraždit a...

Recenze Westworld: zavraždit a...

Root.cz: 250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

DigiZone.cz: Rádio Šlágr má licenci pro digi vysílání

Rádio Šlágr má licenci pro digi vysílání

Vitalia.cz: Jsou čajové sáčky toxické?

Jsou čajové sáčky toxické?

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Měšec.cz: Za palivo zaplatíte mobilem (TEST)

Za palivo zaplatíte mobilem (TEST)

Podnikatel.cz: Na 3. prosince se chystá protest proti EET

Na 3. prosince se chystá protest proti EET

Podnikatel.cz: Udávání kvůli EET začalo

Udávání kvůli EET začalo

Měšec.cz: Finančním poradcům hrozí vracení provizí

Finančním poradcům hrozí vracení provizí

Vitalia.cz: Jmenuje se Janina a žije bez cukru

Jmenuje se Janina a žije bez cukru