Google Apps snadno a rychle proti všem

Google nedávno uvedl do češtiny svůj balík webových kancelářských aplikací. Bez ohledu na spory o budoucnost hostovaných aplikací nabízí Google Apps zajímavou alternativu mnohým dosavadním řešením. Jak vypadá jejich nasazení v praxi, si ukážeme na příkladu možná i první české základní školy, která pomocí Google Apps vyřešila velkou část svých internetových potřeb.

Prošedivělí pamětníci mezi námi možná vzpomínají na reakce kolegů u sálových počítačů před pětadvaceti lety na úspěšný nástup osmibitových a šestnáctibitových osobních počítačů. O deset let později se v podobném duchu komentoval nástup MS Windows i jejich 32bitové verze NT. A nemusím snad připomínat podcenění Internetu ze strany společnosti Microsoft při uvedení Windows 95 nebo některé komentáře ke splasklé internetové bublině na počátku tisíciletí. Dnes brbláme nad balíkem Google Apps a jeho analogy.

Nehodlám ani pokračovat v diskusích na téma Web 2.0, cože vlastně je, proč je a ani kam to všechno povede. Vrátím se nejprve k tiskové zprávě oznamující před dvěma týdny, že společnost Google uvádí svůj balík hostovaných aplikací Google Apps v češtině. Tento balík online aplikací obsahuje řadu již všeobecně známých služeb pro práci s elektronickou poštou, jako je Gmail, s dokumenty, tabulkami a prezentacemi (Dokumenty), kalendářem (dosud nelokalizovaný Calendar), komunikátorem (Talk), úvodní stránkou odvozenou od iGoogle, jednoduchým editorem či spíše generátorem WWW stránek včetně jejich hostingu (Page Creator) a s jednoduchou aplikací pro správu. Google Apps vše nabízí v celé řadě jazyků. Nově je kromě češtiny inzerována také arabština, hebrejština, dánština, maďarština a další. Všechny aplikace mají jako společnou vlastnost poměrně jednoduché a intuitivní ovládání a balík má i jednoduchou správu, kterou zvládne i laik. Zde si dovolím rýpnutí do vlastních ajťáckých řad: proti Google Apps a i dalším aplikacím takzvaného Webu 2.0 se brojí a kritizuje z různých stran či pozic, protože jde o nevítanou a obtížně překonatelnou konkurenci ve velkém tržním segmentu. V kombinaci s lácí českých domén totiž uvedení Google Apps v češtině s velkou pravděpodobností ubere v krátké době zákazníky českým webhostingům a především nejrůznějším zprostředkova­telům. Navíc spolu s nabídkou relativně levných virtuálních serverů se snižuje kapitálová náročnost vstupu na trh a poskytování řešení s Google Apps může být pro řadu subjektů bezpečný a trvalý byznys.

Nabídka Google Apps je členěna pro čtyři skupiny zákazníků – Rodiny a skupiny, Malé firmy, Podniky a Školy. Zároveň je poskytována ve třech úrovních služeb Standard, Education a Premier, přičemž první dvě jsou zdarma. Varianta Premier stojí 40 eur ročně (nebo 50 US dolarů) za uživatelský účet, přičemž má navíc garantovanou dostupnost e-mailových služeb 99,9 procent a velikost schránky 10 GB na uživatele. Verze Premier a Education mají navíc přístup k API rozhraní pro integraci stávajících vlastních nebo budoucích vlastních či third party služeb, nástroje pro migraci pošty a nepřetržitou asistenci, včetně telefonické podpory pro případ kritických problémů.

Google Apps 1

Sluší se samozřejmě připomenout, že Google není jediným dodavatelem online kancelářského balíku a souvisejících služeb. Například Zoho podle řady recenzentů nabízí nejlepší online textový procesor i poměrně zajímavý editor prezentací, Think Free nabízí alternativu v Javě, Ajax13 nabízí například přístup i bez registrace, Peepel nebo Writeboard nabízejí široké možnosti spolupráce, Glide nabízí řešení v populárním Flashi, aktuálně Adobe zakoupil Buzzword využívající AIR a i Microsoft zprovoznil vlastní kancelářské online řešení zvané Office Live Workspace. Priorita Google Apps je samozřejmě v české lokalizaci. Zajímavou alternativou jsou ale i služby vzdálené kanceláře.

Zní to příliš hezky, aby se tomu dalo věřit…?

Nejjednodušší je si vše vyzkoušet v praxi. Protože se pohybuji ve školském prostředí a zajímá mě segment asi dvou tisíce malých, převážně venkovských základních škol, které jsou v řadě internetových služeb i po šesti letech Státní informační politiky ve vzdělávání (SIPVZ, viz třeba Kostlivec Internetu do škol znovu vypadl ze skříně) až příliš často v bodě nula, začal jsem zde. U FORPSI jsem objednal doménu pro málotřídku ZŠ Hluboš, zaplatil ji online a pak začal hned vyplňovat a klikat (čárky jsem si bohužel nedělal). Úmyslně jsem používal podměrečné počítače odpovídající vybavení škol, čili PC s procesory kolem 1 GHz, s 256 MB paměti, střídavě s operačními systémy MS Windows 2000 Profi, MS Windows XP Profi, Mandriva Linux 10 a Ubuntu 6 a s prohlížeči Firefox 2.0.0.7, MS Internet Explorer 6.0 a SeaMonkey 1.1.

Google Apps 2

Během několika minut jsem se dostal ke správě domény na straně Google a podle jednoduchého návodu jsem metodou copy´n´paste nastavil v administrativě FORPSI příslušné DNS záznamy. Aplikace na straně Google je ověřila a mohl jsem je okamžitě používat. Zřízení pěti uživatelských účtů pak bylo opět jen otázkou okamžiku a pro všechny nové uživatele nebyla základní práce s Gmailem problémem. Vše další je jen otázkou krátkého zaškolení a především samostudia.

Google Apps 3

Správa Google Apps

Správa domény v Google Apps je přístupná z úvodní stránky s řadou voleb pro jednotlivé aplikace a správu uživatelů. Google ověřuje oprávněnost varianty služby pro školu a vzhledem k určitému překvapení na druhé anglicky komunikující straně usuzuji, že jsme byli jednou z prvních českých přihlášených základních škol. O oprávněnosti ale nebylo zapochybováno a na stránce správce se objevily nové volby, které ve standardní verzi nenajdete.

Google Apps 4

Podívejme se pro ilustraci i na záložku Pokročilé nástroje, kde nalezneme funkce:

  • Hromadná aktualizace uživatelských účtů.
  • Nastavit jednotné přihlášení (SSO) – Služba jednotného přihlášení (SSO) na bázi jazyka SAML umožňuje ověřovat uživatelské účty pomocí uživatelského jména a hesla Google Apps.
  • Nastavit migraci pošty (IMAP) – Zkopírování pošty ze serveru IMAP do Google Apps.
  • Rozhraní Provisioning API – Umožňuje programátorsky spravovat uživatelské účty a synchronizovat Google Apps se vlastním systémem pro správu uživatelů.

Vlastní aplikace

Podrobné recenze jednotlivých aplikací se objevily na řadě zpravodajských webových titulů. Já se zaměřím jen na některé detaily:

  • GMail – Webová e-mailová služba nabízí ve verzích Apps Standard a Education 2 GB na uživatele se silnými nástroji pro vyhledávání, v Google Apps mají tedy naše učitelky adresy jmeno.prijmeni@zshlu­bos.cz.
  • Dokumenty – Již téměř klasické trio aplikací kombinující textový editor a tabulkový kalkulátor nižší střední třídy s novinkou pro tvorbu prezentací (podívejte se na jednu z mých prezentací, je řiditelná přednášejícím, můj termín je dnes ve 14:00, a je spojena s chatem, kde se můžeme i přímo pohádat). Silnou stránkou je možnost spolupráce na dokumentu a slušná správa revizí dokumentů. Další výhodou je možnost okamžité publikace i jen pro uživatele z domény.
  • Talk - komunikace všeho druhu s integrací s Gmailem.
  • Startovací stránka – All-in-one stránka použitelná například ke kontrole e-mailové schránky, prohlížení dokumentů, přístupu k základním dokumentům školy nebo dalším službám.
  • Kalendář – snadno ovladatelný a snadno sdílitelný, bohužel zatím bez lokalizace.
  • Webové stránky – Zde je k dispozici jen jednoduchý editor WWW stránek s hostingem a jednoduchou správou, stránka naší školy je zatím v alfa verzi
Gppgle Apps 5

Kam s nimi?

Klíčovým problémem může být úložiště dat s dostatečnou kapacitou. Zde se projeví synergický efekt s dalšími aplikacemi Google, pokusil jsem se o přehled dostupného prostoru a způsobu použití v následující tabulce:

Google Apps a ostatní Google aplikace
Formáty Aplikace Limity Jak
Dokumenty: .html, .txt, .rtf, .doc, .odt, .csv, .xls, .ods, .ppt Google Docs Dokumenty: do 500 kB. Tabulky: do 1 MB. Prezentace: do 10 MB. Maximum 5000 dokumentů a prezentací, 200 tabulek na účet. Po jednom nebo e-mailem.
Obrázky: .jpg, .gif, .png, .bmp Picasa Web Albums; Blogger, Orkut Picasa Web: 20 MB na obrázek, 1 GB volného prostoru. Orkut: 5 MB na obrázek, do 25 obrázků. Po jednom nebo e-mailem s použitím modulu ActiveX, pomocí Mac uploaderu nebo s použitím vlastní aplikace Picasa. Obrázky uploadované v aplikaci Blogger jsou hostovány na webu Picasa.
Videa: .mpg, .mp4, .avi, .wmv, .rm Google Video, Picasa Web Albums, Blogger, YouTube Google Video: 100 MB na video pro upload pomocí webového rozhraní, bez limitu s desktopovým uploaderem. Picasa Web: volný 1 GB. YouTube: můžete uploadovat videa do 100 MB a kratší než 10 minut. Google Video: přes webové rozhraní nebo pomocí desktopového uploaderu. Picasa Web: pomocí aplikace Picasa. YouTube: přes webové rozhraní.
Jakékoliv soubory Google Page Creator, Google Skupiny, Google Project Hosting, Google Base, Gmail Pages/Skupiny/Pro­ject hosting: maximum 10 MB na soubor, 100 MB prostoru pro každý site/group/project. Google Base umožňuje připojit až 15 souborů do 20 MB každý; jsou tu restrikce pro typ souborů. Gmail: maximální velikost přílohy mailu je 20 MB, kapacita schránky je 2 GB. Nelze připojovat spustitelné soubory! Přes webové rozhraní. Google Project Hosting je určen pro hosting open source software. Můžete použít i Gmail Drive, 3rd party software, který vytvoří „virtuální filesystem“ nad účtem Gmail a umožní ho použít jako až 2GB online paměťové médium

Chcete si spočítat dostupné místo pro malou školu?

MIF16

Pro školu a ostatně i malou firmu se dají využívat další dostupné aplikace, výhodné je například použití rovněž do češtiny lokalizovaného Bloggeru s vlastní doménou jako jednoduchého publikačního nástroje nebo i řízených Google Skupin, využitelných například i pro jednoduchý e-learning nebo pro podporu zákazníků. Ale nebudu raději provokovat.

Svěřte to webu

Budu pokud možno stručný: balík Google Apps je okamžitě dostupnou, výhodnou a levnou alternativou pro nejrůznější skupiny zákazníků. Zde musím zdůraznit především neziskový sektor, živnostníky a malé firmy a samozřejmě školy všeho druhu. Google Apps jsou dobrou volbou i pro dodavatele připojení a i pro vývojářské firmy. Nehodlám odhadovat, kde je hranice výhodnosti verze Google Apps Premium či jak velká firma si může použití Google Apps risknout. Ale i mezi podniky s desítkami či stovkami zaměstnanců se najdou takové, které dosavadní dodavatelé zklamali nebo jim poskytují podobné služby za podstatně vyšší ceny. Ostatně stránka s přehledem vybraných referenčních zákazníků Google Apps není nezajímavá.

Google Apps 6

Anketa

Líbí se vám Google Apps?

63 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 22. 9. 2014 9:43

Školení: Právo pro e-shopy

  •  
    Jak provozovat e-shop v souladu se zákonem.
  • Jak přistupovat k vrácení zboží a spory se spotřebiteli.
  • Jak v souladu s právem marketovat e-shop.

Detailní informace o školení Právo pro e-shopy »