iŠanon nahrazuje ruční třídění a uchovávání papírových dokladů

Do iŠanonu si můžete například dát zasílat elektronické faktury nebo výpisy z banky a nechat je zatřídit tak, jak to iŠanon naučíte. Lze jej i propojit s datovou schránkou. Služba je přístupná odkudkoli a její obsah je pravidelně a důkladně zálohován, říká v rozhovoru vedoucí projektu ing. Milan Eyberger.

Co je iŠanon a co umožňuje?

iŠanon si lze představit jako moderní podobu klasického šanonu na papírové dokumenty. Rozdíl je v tom, že iŠanon slouží k ukládání dokumentů elektronických (např. faktur a vyúčtování za různé služby, bankovních výpisů, výplatních pásek atp.). Dokumenty uložené v iŠanonu se neztratí, nepřekáží, nestárnou a jsou kdykoliv po ruce.

Hlavní stránka

Hlavní stránka

Jak dostanu do iŠanonu příchozí faktury?

Stávající dokumenty elektronické (faktury, smlouvy, výpisy atd.) si můžete do iŠanonu přeposlat e‑mailem. Papírové dokumenty můžete naskenovat a vložit do iŠanonu ručně přes volbu „Nový dokument“.

Dále můžete oslovit své dodavatele a poskytovatele služeb s tím, aby vám začali posílat faktury elektronicky přímo na e‑mail ve tvaru jmeno.prijmeni@isanon.cz. Většina firem již zasílání e‑mailem nabízí — je to pro ně snazší, levnější a rychlejší. Jistě vám rádi vyjdou vstříc. Ušetříte tak práci a čas nejen sobě, ale i svým obchodním partnerům.

Co umí iŠanon sám, automaticky, udělat s fakturami?

iŠanon každý nový dokument zanalyzuje (kdo je odesílatelem, co je předmětem, jaký je to typ dokumentu) a nabídne uživateli předvyplněnou hlavičku s daty o dokumentu. V případě faktury se pokusí také zjistit datum vystavení, datum splatnosti a celkovou částku k úhradě. Uživatel pak už jen rozhodne, do kterého šanonu dokument založí. iŠanon se z chování uživatele učí a u příští faktury od stejného dodavatele už nabídne i správný šanon k založení.

Přehled faktur

Přehled faktur

Co umí iŠanon provést s výpisy z banky?

Výpis z banky je z pohledu iŠanonu běžný elektronický dokument, který se zařadí do příslušného šanonu. Cílem iŠanonu není podrobně pracovat s položkami na výpisech bankovních účtů uživatelů. K tomu již existují aplikace specializované.

Jak se iŠanon propojí s datovou schránkou?

V nastavení iŠanonu stačí zadat přístupové údaje k datové schránce uživatele — jméno a heslo — a to je vše. iŠanon pak automaticky kontroluje nové zprávy v datové schránce a nabízí je uživateli k dalšímu zpracování a zatřídění. Samozřejmostí je možnost na datovou zprávu odpovědět nebo vytvořit a odeslat novou zprávu.

Dokáže iŠanon zastat jednoduchou daňovou evidenci?

Jsme přesvědčeni, že ano. Byl‑li uživatel zvyklý používat pro evidenci klasické šanony, kam si zakládal vydané a přijaté faktury, pak i v iŠanonu si může takovou evidenci vést. iŠanon navíc nabídne rychlé finanční přehledy z uložených faktur, takže přehled jako „kolik jsem vydělal“ nebo „kolik jsem utratil“ získá uživatel několika kliknutími.

Jak chráníte data v iŠanonu uložená? Ručíte za to, že je neztratíte?

Vytvořili jsme taková bezpečnostní opatření, která odpovídají nejvyšším světovým standardům. Data uložená v iŠanonu jsou chráněna na několika úrovních. Servery jsou umístěny v bezpečném hostingovém centru vybaveném záložními zdroji elektrické energie, účinným chlazením, protipožárním systémem a 24h ostrahou. Fyzický přístup k serverům je umožněn pouze pověřeným pracovníkům provozovatele a je monitorován kamerovým systémem. Provozní parametry databázových a aplikačních serverů jsou nepřetržitě monitorovány. Veškerá data jsou denně zálohována na oddělené datové úložiště.

Jsme přesvědčeni, že ukládání dokumentů do iŠanonu je mnohem bezpečnější než archivovat své písemnosti doma v papírové podobě nebo elektronicky ve svém počítači. Zálohování papírových dokumentů je velmi pracné a časově, finančně i prostorově náročné. Těžko si lze představit, že si přijatou fakturu okopírujete a založíte současně do dvou šanonů (provozní a záložní) pro případ ztráty.

iŠanon se zálohuje sám denně během několika okamžiků. Také případná obnova dat je otázkou minut.

Redakční poznámka: Obchodní podmínky služby iŠanon přesto stanovují, že „provozovatel nenese odpovědnost za případnou nefunkčnost, nedostupnost či špatnou dostupnost služby iŠanon“.

Chráníte nějak účet uživatele před nabouráním cizí osobou?

Bezpečnost aplikace iŠanon a dokumentů do ní vložených je naší hlavní prioritou. Nechali jsme proto otestovat bezpečnost iŠanonu profesionálním týmem IT odborníků. Testy proběhly podle mezinárodních bezpečnostních standardů OWASP. Tato metodika je zaměřena přímo na bezpečnost internetových aplikací a pokrývá všechny používané dostupné techniky nabourání do aplikace cizí osobou. Testování provedla společnost AutoCont CZ a. s. a na základě testů jsme obdrželi potvrzení o ověření bezpečnosti.

Kolik iŠanon pojme pro jednoho uživatele?

Limity pro množství uložených dokumentů jsou dány pouze náklady na jejich bezpečné uložení a zálohování. V rámci základní ceny jsme pro jednoduchost stanovili limit na 500 dokumentů (bez ohledu na jejich velikost).

Může si uživatel udělat místní zálohu svého obsahu v iŠanonu? 

Ano, veškerá data, která uživatel do iŠanonu vloží (text, dokumenty, obrázky), lze snadno kdykoliv nahrát zpět na počítač uživatele. Vložené texty lze vyexportovat ve formátech .xls, .doc. a .xml. Vložené elektronické dokumenty iŠanon nabídne ke stažení zabalené ve formátu .zip.

Co kdyby se uživatel rozhodl přestat vaší služby využívat?

Rozhodne‑li se uživatel skončit s používáním iŠanonu, garantujeme, že veškerá data, která do aplikace vložil, budou smazána.

Kdo měl nápad na iŠanon a kdo službu vytvořil? Jaké jsou předchozí zkušenosti tvůrců?

Duchovním otcem projektu iŠanon je Zdeněk Dutý, z jehož zkušeností a potřeb vznikla první idea nástroje na správu dokumentů v elektronické podobě. Zdeněk Dutý je znám jako zakladatel úspěšné firmy Deltax Systems, která se v průběhu let stala jedním z nejzkušenějších systémových integrátorů v České republice.

iŠanon je ryze českým projektem, který nemá v České republice přímou konkurenci, podobná služba dosud neexistuje. Za projektem stojí společnost Deltax Software, která zajišťuje jeho vývoj a provoz; věnuje se pouze projektu iŠanon.

Na projektu se přímo podílejí Milan Eyberger, který je vedoucím celého projektu, a Michal Šídlo, zodpovědný za vývoj aplikace. Marketingovým partnerem projektu je komunikační agentura Arkadia.

Michal Šídlo je zakladatelem a spolumajitelem společnosti NetGenium, kde v minulých letech vyvinul jedinečnou platformu na tvorbu webových aplikací. Robin Zahradník ze společnosti Arkadia má za sebou řadu úspěšných marketingových projektů pro významné klienty. Milan Eyberger — IT konzultant a projektový manažer — se podílel na vytváření IT strategií, koncepcí a studií proveditelnosti v rámci různých projektů pro státní i komerční sféru.

Kdy jste na iŠanonu začali pracovat, a jak dlouho vývoj trval? Kdy jste službu spustili?

O aplikaci na snadné třídění a archivaci elektronických dokumentů jsme začali vážně uvažovat v polovině roku 2010. V první fázi jsme hledali technologického partnera, který by poskytl softwarovou platformu pro rychlý vývoj aplikace. Jako ideální se ukázalo použít framework NetGenium; NetGenium běží na platformě .NET. Díky tomuto frameworku jsme již začátkem roku 2011 měli hotové funkční demo.

Pro další rozvoj aplikace jsme si nechali zpracovat analýzu, která zkoumala vzorce chování lidí při práci s dokumenty. To nám poskytlo cenná data k návrhu funkcí iŠanonu.

Další průzkum se týkal obecného zájmu o internetovou aplikaci třídění a archivace elektronických dokumentů. Tento průzkum nám potvrdil, že v Česku je přes pět set tisíc uživatelů, pro které je aplikace typu iŠanon zajímavá a jsou ochotni za ni platit.

V polovině roku 2011 jsme aplikaci spustili v pilotním provozu, do kterého jsme zapojili cca 100 uživatelů. Na základě hloubkového zkoumání uživatelských zkušeností jsme pak začátkem roku 2012 upravili uživatelské rozhraní aplikace i některé funkce. Oficiálně byl iŠanon uveden na český trh na tiskové konferenci 19. 6. 2012.

Zleva Zdeněk Dutý a Milan Eyberger při uvedení iŠanon na trh

Zleva Zdeněk Dutý a Milan Eyberger při uvedení iŠanonu na trh

Kolik vývoj stál a kolik lidí se na něm podílelo?

Na vývoji iŠanonu se v průběhu projektu podílelo kolem dvaceti lidí (grafici, programátoři, testeři, copywrighter, analytik, projektový manažer, marketingový manažer atd.). Cenu za vývoj včetně započítání vloženého know-how partnerů, licencí a dalších nakupovaných služeb odhaduji na deset milionů korun.

Jak si po spuštění iŠanon zatím vede? Podařilo se vám již získat platící klienty? Kolik?

Několik týdnů po oficiálním spuštění je na hodnocení ještě trochu brzo. První měsíc po registraci je iŠanon zdarma, takže na odezvu si budeme muset ještě počkat. Nicméně již v pilotním provozu jsme měli kladnou odezvu od desítek uživatelů, kteří se rozhodli pro zvýhodněné roční předplatné iŠanonu.

Můžete přiblížit, jak vysoké jsou náklady na provoz? Kolik klientů potřebujete získat, abyste je pokryli? Dokdy je doufáte získat?

Provozní náklady jsou v porovnání s investicí do vývoje velmi nízké. Do tří let chceme získat tři tisíce platících zákazníků.

Nemůže prosazení služby brzdit, že zkušební doba je jen měsíc a že nenabízíte žádnou základní službu zdarma?

Na webu je kdykoliv dostupné demo iŠanonu s právy jen pro čtení. Uživatel si tak může prohlédnout celou aplikaci bez nutnosti registrace nebo jakéhokoliv přihlašování. Pouze nemá možnost vkládat a mazat data. Pro vyzkoušení iŠanonu v ostrém provozu je potřeba se zaregistrovat. Ze zkušeností víme, že jeden měsíc je dostatečná doba na vyzkoušení většiny internetových aplikací. Pokud iŠanon zákazníka zaujme, aktivuje si službu obvykle dříve než po uplynutí jednoho měsíce.

Bylo nákladné vytvořit úvodní videa s Íšou?

Cena se pohybovala v řádech desetitisíců korun.

Jak a kam zamýšlíte iŠanon dále rozvíjet?

iŠanon je navržený jako modulární aplikace. Počítáme do budoucna s doplňkovými funkcemi pro pokročilé uživatele. Jako příklad lze uvést připravovanou funkci OCR — rozpoznávání textu z naskenovaných dokumentů.

UX16

Má Deltax Software anebo jednotliví tvůrci ještě jiné, další záměry?

V současné době se zaměřujeme výhradně na projekt iŠanon.

Šanony

Šanony v iŠanonu

18 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 19. 1. 2013 12:43
Zasílat nově přidané názory e-mailem

Školení: Jak na firemní Facebook prakticky

  •  
    Jak efektivně propojit Facebook s webem.
  • Jak vše měřit a vyhodnocovat.
  • Jak řešit krizové situace.

Detailní informace o školení Facebooku »