Když základ nestačí: další služby, Apps Marketplace a užitečné pluginy

Využívání cloudových řešení pro běžné kancelářské účely je trendem doby. A když chce firma více? Analýzy, reklamní kampaně online a další pokročilé funkce z Google Apps Marketplace.

Bezproblémová komunikace, sdílení znalostí a vzájemná spolupráce jsou základem fungující firmy. Trendem dnešní doby je přechod na cloudové řešení a využívání online kancelářských aplikací, které tyto potřeby uspokojují mnohdy efektivněji než klasické řešení. Co ale v případě, že firma má ambici jít ještě o krok dál a cloudové prostředí využít i pro své další aktivity, jakými jsou například analýza návštěvnosti vlastního webu nebo tvorba a správa online reklamních kampaní?

 Cloud platforma od Google v tomto ohledu přináší zajímavé řešení a firmám kromě balíčku základních aplikací nabízí i další nadstavbové služby zdarma a aplikace třetích stran z tzv. Google Apps Marketplace. To vše je uživatelům dostupné pod vlastním účtem na vlastní doméně s jedním společným přihlašovacím údajem.

Rozšířená nabídka služeb dostupná v Google Apps

Kromě základních a nejznámějších aplikací Google Apps mohou firmy využít i rozšířenou nabídku více než 60 služeb a aplikací Google pro zefektivnění podnikání. Jejich výhodou je bezproblémová integrace v platformě a to, že se vzájemně dobře doplňují. Jaké služby Google cloud platforma firmám nabízí a pro jaké účely ji lze využít?

Začněme jednoduchou službou Upozornění Google, která funguje jako monitoring klíčových slov. Do systému stačí zadat například název firmy, produktu nebo konkurence. Při výskytu nového výsledku ve Vyhledávači Google přijde e-mailové upozornění v předem zvolené periodicitě.

Dostávat upozornění lze také ve formě RSS zpráv přes službu Google Reader. Ten slouží jako RSS čtečka, ve které uživatelé mohou snadno přidat a sledovat zprávy i z dalších zdrojů, jako jsou oborové portály, odborné blogy, zpravodajské portály či v podstatě libovolné stránky, které nabízejí svůj obsah ve formě RSS nebo Atom. Služba ulehčuje uživateli práci v tom, že nemusí kontrolovat desítky portálů, ale o aktuálních novinkách je pravidelně informován na jednom místě.

Pro firmu je důležité sledovat také informace o vlastí webové stránce. Pomocí jednoduchého analytického nástroje Google Analytics dokáže například marketingový specialista vyhodnotit statistiky návštěvnosti webu mnohými ukazateli a zjistit, odkud návštěvníci na web přicházejí a kolik času zde stráví. Tyto informace mu umožní lépe rozhodovat, jak zefektivnit webové stránky a jak lépe oslovit zákazníky.

K oslovení zákazníků firmy často využívají online reklamu a marketing. Jejich efektivita spočívá v tom, že na webu dokáže firma přesně zacílit na požadovanou skupinu zákazníků a častokrát s mnohonásobně vyšším efektem, než u jiných forem reklamních sdělení. Pokud se firma rozhodne pro Google Apps, má přístup i k samoobslužnému reklamnímu systému Google AdWords, který slouží k tvorbě a správě reklamních kampaní. V rámci Google AdWords si firmy samy tvoří reklamní kampaň, naváží k ní klíčová slova, vyberou cílovou skupinu a stanoví maximální denní rozpočet a požadovanou aktivitu uživatele, za kterou chce zaplatit. Vše pak probíhá automaticky, na základě aukčního systému.

Další zajímavou službou je Blogger, na kterém si firma může vytvořit firemní blog určený k externí komunikaci se zákazníky nebo k interním účelům. Při využití Bloggeru není nutné platit hosting a firma může službu využívat na vlastní doméně. Stačí si jen vybrat design z nabídky, nebo navrhnout kompletně vlastní vzhled stránky, a určit uživatele s právy pro tvorbu příspěvků.

Firmy často potřebují získat rychlou zpětnou vazbu od veřejnosti. K tomuto účelu se (lépe než formuláře) hodí Google Moderator, do kterého mohou návštěvníci blogu psát své komentáře a otázky nebo hlasovat pro již zodpovězené dotazy a tím určovat jejich důležitost a přínosnost.

V rozšířené nabídce služeb Google jsou k dispozici aplikace k řešení mnoha dalších úkolů. Firmy často řeší, jak zvládat objemnou fotografickou nebo obrazovou dokumentaci. Pro jejich uchovávání a správu lze využít offline softwarového klienta Picasa, který má zároveň vlastní webové rozhraní a slouží jako správce a editor fotek pro základní úpravy. Fotky lze upravovat buď přímo na počítači a posléze je synchronizovat s Webovými alby Picasa, nebo je možné s nimi pracovat online. Pro online editaci obrázků mají uživatelé k dispozici webovou aplikaci Picnik, která přímo v prohlížeči zvládá základní operace jako je oříznutí, změnu velikosti, doostření, barevné korekce a další operace. Základní kapacitu 1 GB lze za příplatek rozšířit až na 16 TB.

Pokud má firma několik poboček nebo potřebuje zákazníkovi graficky znázornit, například vzdálenost pobočky od zastávky MHD, je možné využít služby Mapy Google. Kromě zjišťování konkrétních adres a tras může uživatel ve službě přidávat nové vrstvy obohacené o vlastní grafický obsah – ikonky, zvýrazněné linie či oblasti. Výslednou mapu je možné sdílet s konkrétními lidmi, nebo ji publikovat prostřednictvím vlastní webové stránky. V případě zálohy nebo potřeby dalšího zpracování lze data vyexportovat ve formátu KML. 

Praktické rozšíření prohlížeče Chrome

Aplikace Google jsou nejlépe optimalizovány pro prohlížeč Chrome. Kromě rychlosti a snadné synchronizaci nabízí Chrome i stále rostoucí počet zajímavých rozšíření. K těm, které lze doporučit, patří například Google Quick Scroll – po přechodu z vyhledávače na konkrétní stránku s výsledkem hledání je možné se rychle přemístit na část s klíčovým slovem. Upozornění na příchozí poštu zajistí Google Mail Checker. Pro vytváření screenshotů přímo z prohlížeče se hodí Screen Capture, výsledný obrázek je možné uložit na disk nebo odeslat například na Picasu. Pro správu úkolů existuje rozšíření Google Tasks, do kterého lze pomocí zkratky přidávat úkoly přímo z adresního řádku prohlížeče. Úkoly je pak možné přidávat a spravovat z různých zařízení nebo nově i z externích aplikací. Zároveň můžete vytvářet úkoly z e-mailového klienta, kontrolovat termíny v kalendáři a vše spravovat z prohlížeče.

Google Apps Marketplace aneb aplikace třetích stran

Specifické požadavky na programové vybavení firmy lze na Google cloud platformě snadno uspokojit i pomocí aplikací třetích stran a přitom mít dostupná stejná základní data. Právě k tomuto účelu vznikl Google Apps Marketplace, online tržiště s aplikacemi, které využívají některá integrační rozhraní Google Apps. Stejným způsobem, jakým firma nakupuje své aplikace do chytrého telefonu například z Android Marketu, může nakupovat i firemní aplikace. Tržiště s aplikacemi, jenž jsou určené pro firemní sféru, bylo spuštěné v březnu 2010 a za svoji krátkou roční existenci získalo přes 300 rozmanitých aplikací. Najdete zde od aplikací pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) přes speciální pro uživatelskou podporu či e-mailový marketing až po pokročilé nástroje na projektové řízení. Celá instalace probíhá max. do 10 kliknutí myši – uživatel vybere aplikaci, potvrdí podmínky používání služby, provede nastavení a aktivuje službu. Nová služba se objeví v horní liště mezi ostatními Google službami a uživatel ji může ihned používat.

Úroveň integrace aplikací s Google Apps se u různých služeb a poskytovatelů liší, někteří využívají potenciálu naplno, jiní používají pouze minimum a využívají Marketplace spíše jako další prodejní kanál. Integraci s Google Apps využívají především CRM systémy, které dovolují uživateli například zpracovat příchozí e-mail přímo v aplikaci (např. vytvořit nový projekt, přiřadit úkol atd).

U každého záznamu v Marketplace je uvedeno, jaká rozhraní využívá, a firmy jistě ocení i  ohodnocení aplikací od ostatních uživatelů, takže je možné si udělat představu o kvalitě ještě před “instalací” na doménu. V Google Apps Marketplace také nedávno přibyl indikátor ověření důvěryhodnosti aplikace, a to ve formě certifikace společností TRUSTe.

Tipy na aplikace z Marketplace

V následujícím textu si představíme několik nejužitečnějších aplikací:

CRM

Insightly

Insightly se řadí mezi nejvíce používané CRM systémy Marketplace. Jedná se o integrovaný systém pro správu zákazníků a projektový management. Eviduje jednotlivé příležitosti a projekty, ke kterým pak přiřazujete konkrétní úkoly, a spravuje e-mailovou komunikaci. Přes integrovaný kontextový gadget v e-mailovém klientu může uživatel každou příchozí zprávu zpracovat  (přiřadit k ní úkol, uložit ho jako projekt nebo příležitost). Po provázání v systému má uživatel zmapovanou veškerou historickou komunikaci s danou osobou, k níž mohou spolupracovníci přidávat komentáře. Aplikace je pro použití zdarma.

Další CRM aplikace: SprinxCRM for Google Apps, TimeToNote

E-mail marketing

MailChimp

Pokud firma posílá newsletter svým zákazníkům, může využít službu MailChimp, ve které lze evidovat seznamy e-mailových adres, vytvořit formulář pro registraci nebo odhlášení ze zpravodaje. Newsletter uživatel nadefinuje v přiloženém editoru s možností výběru z předdefinovaných šablon. Po odeslání se nabízí sledování statistik o počtu otevření, či míry prokliku na jednotlivé odkazy. Služba je zcela zdarma v případě, že se nepřekročí  limit max. 12 000 odeslaných e-mailů měsíčně na max. 200 adres.

Další aplikace pro e-mail marketing:  VerticalRespon­se, DirectIQ

Další užitečné aplikace třetích stran:

ScanDrop

Jedná se o aplikaci, která se nespouští přímo z Marketplace, ale je nutné ji nainstalovat na lokálních zařízeních. ScanDrop dokáže skenovat textové dokumenty a obrázky, které lze přímo z rozhraní odeslat do úložiště Dokumentů Google v cloudu. Užitečnou funkcí je schopnost převést obrázek na editovatelný text pomocí OCR na straně serverů Google. Aplikace je pro použití zdarma.

Aviary
Pro práci s multimédii je vhodná kolekce s názvem Aviary, která obsahuje nástroje pro práci s bitmapovou a vektorovou grafikou či editor hudby. Z připravených šablon a rychlých odkazů se firma dostane k možnosti vytvořit si firemní logo či propagační leták, dále pak od editování fotografií až k nahrávání a editování hudebních souborů (např. pro potřeby znělek či úprav podcastů). Všechny aplikace v balíku jsou pro použití zcela  zdarma.

Insightster

Seznam pro zapamatování nápadů nemusí být jen nudným listem papíru na nástěnce. Aplikace Insightster umožňuje spravovat jednotlivé nápady a myšlenky všech druhů a pomáhá v rozhodování. Nápady lze shlukovat do kolekcí dle štítků, favorizovat, komentovat či propagovat v rámci týmu. Kritéria dovolují vybírat položky dle předem zvolených parametrů. Snadno můžete odfiltrovat nápady vyžadující na realizaci příliš peněz, času nebo lidských zdrojů. Aplikace je pro použití zcela zdarma.

Cloudlock

Aplikace Cloudlock slouží pro auditování a pokročilou správu přístupů k dokumentům uloženým v Dokumentech Google. Pro velké firmy dokonce zabezpečuje dodržování complience regulativ jako SOX, HIPPA nebo FISMA. Pro firmy do 10 uživatelů je zdarma a slouží hlavně pro přehled o sdílení dokumentů mimo firmu (Pozn. sdílení lze v nastavení úplně zakázat, ale firma by se tím ochudila o zajímavé možnosti spolupráce s externími subjekty).

Gliffy Diagrams and Flowcharts

Pokud firma potřebuje vytvořit složitější grafické materiály pro vizualizaci a nedostačuje jí služba Google Drawings, může zkusit sáhnout po nástroji Gliffy. Ten má výhodu ve velkém množství šablon a je skvělým pomocníkem například pro znázornění byznys procesů pomocí BPMN notace, UI wireframů a mockupů nebo organizačních schémat. V základní verzi je použití aplikace zdarma.

BigBrands.cz (Julius Ferianc, CIO BigBrands.cz, Brands Diffusion a.s.)

logo

Portál BigBrands.cz je první exkluzivní soukromý klub online nákupů v České republice, na Slovensku a nyní i v Polsku. Nabízí registrovaným členům produkty těch nejslavnějších značek za výjimečné ceny. Portál byl založen v roce 2009, od té doby se společnost rozrostla na více než 30 zaměstnanců obsluhujících půl milionu členů.


Pro BigBrands.cz, jako klasickou start-upovou firmu, bylo cloudové řešení při zakládání byznysu nejvýhodnější variantou. Kritériem výběru Google cloud platformy byla také její spolehlivost a neustálé vylepšování, které je zejména krokem k větší nákladové efektivitě, což umožňuje nabídnout zákazníkovi vždy tu nejvýhodnější cenu. Kromě základních aplikací Google Apps (Dokumenty Google, Gmail, Kalendář Google a Weby Google) ve firmě vyzkoušeli i několik CRM aplikací třetích stran z Marketplace.

Július Ferianc, CIO BigBrands.cz: “Google Apps jsou ideální pro jakýkoliv start-up projekt vzhledem k jejich snadnému a rychlému nasazení do firmy, možnému škálování, výrazné úspoře nákladů a času, a stejně tak i jejich adaptabilitě v souladu s vývojem firmy”.

Pro BigBrands, jako společnost působící v internetovém světě módy a životního stylu, který příslovečně nikdy nespí, je nevyhnutelné, aby zaměstnanci měli k dispozici vždy aktuální informace jak interně napříč celou společností, tak i externě s dodavateli i značkami. To, že BigBrands.cz funguje na aplikacích Google Apps, přispívá ke zrychlení firemních procesů a efektivnější komunikaci a spolupráci. Zaměstnanci společnosti například pro komunikaci intenzivně využívají integrovaný chat v Gmailu a na Webech Google postavili vlastní firemní intranet, ve kterém spravují firemní bázi znalostí a různé manuály. Běžnou praxí v BigBrands.cz je také sdílení kalendářů. Díky tomu zaměstnanci navzájem vědí, jak je kdo časově vytížen.

Kromě základních aplikací Google Apps společnost využívá pro zefektivnění svých procesů i rozšířených možností, které jim nabízejí aplikace z Google Market Place. Pro své interní potřeby vyzkoušeli aplikace TimeToNote, Insightly, Manymoon za účelem nalezení vhodného nástroje pro správu CRM a Project Managementu.

KL_NOMINACE

Nejvíce kritérií splňovala aplikace Time-to-note, ovšem vzhledem k tomu že její uptime je silně závislý na infrastruktuře třetí strany, řešení nedosahovalo spolehlivosti, jaká je pro naše podnikání klíčová”, doplnil Ferianc. Hlavními výhodami využívání aplikací z MarketPlace je podpora a silná integrace se základním firemním groupware řešením (Apps), proto zaměstnanci BigBrands.cz nepřestávají testovat další aplikace a věří, že brzy naleznou takovou aplikaci, která bude pro jejich potřeby ideální.

6 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 29. 2. 2016 17:49

Školení SEO - jak na optimalizaci pro vyhledávače

  •  
    Analýza klíčových slov - jaká slova vybrat.
  • Metody linkbuildingu - jak získat zpětné odkazy.
  • Vyhodnocování SEO - nesledujte jen pozice.

Detailní informace o školení SEO »