Hlavní navigace

Muž z IBM skoro nepoužívá e-mail. Jde to!

Jan Handl

Luis Suarez si řekl dost a radikálně omezil e-mailovou komunikaci. Byla pro něho obrovským žroutem času a nakonec se mu podařilo snížit počet přijatých e-mailů o krásných 80 procent. Jde o návod pro nás všechny?

Jan Handl

Ilustrace: Nenad Vitas

LUIS SUAREZ se v článku pro The New York Times pochlubil, jak vyběhl s jedním z největších žroutů času, s e-mailovou komunikací. Prostě ho štvaly hodiny času každý den, které trávil odpovídáním na úplně zbytečné e-maily. Jeho produktivita byla pod bodem mrazu, elektronická korespondence mu skoro nedovolila zabývat se něčím jiným.

Jeho základní poučka tvrdí, že čím více e-mailů člověk napíše, tím více jich dostane. Poměrně logické. Rozhodl se, že e-maily nebude psát a tím pádem je nebude ani dostávat. Geniální tah, který se mu vyplatil. Luis začal více telefonovat a používat instant messaging, to vše podle něho šetří čas a e-maily s přehledem zastoupí. E-maily používá jenom pracovně, a to v nejnutnějších případech.

Tento příběh je o to zajímavější, že Luis pracuje v IBM a má na starosti nejrůznější projekty. Žije na Kanárských ostrovech a výsledky své práce prezentuje šéfům na dálku do USA a do Nizozemí. Svojí práci kromě jiného Luis začal prezentovat na blogu, což mu prý také šetří čas v podobě neodeslaných e-mailů. Blog se ukázal jako velmi efektivní nástroj při komunikaci se zaměstnavatelem, což je poměrně zvláštní zjištění. E-mailová komunikace se dá celkem dobře nahradit nejrůznějšími sociálními sítěmi. E-mail pak není tak úplně nepostradatelným prostředkem, jak se nám může zdát.

Instant messaging je podle Luise daleko lepší než e-mail, hlavně kvůli možnosti online komunikace v reálném čase. Pokud se Luisův „rozhovor“ přes „kecálka“ protáhne na více než 3 minuty, zvedá raději telefon. Jeho systém pro zefektivnění komunikace je prostě propracovaný po posledního detailu.

V IBM prý používají takový vlastní „Facebook“, tedy sociální síť, s názvem Beehive. Fungují tam profily, vzkazy, kalendář, sdílení souborů a další užitečné vychytávky. Tato sociální síť přináší mnohem více možností, než e-mail. A jak se zdá, i šetří čas. Ideální je třeba pro sdílení nejrůznějších prezentací, které ještě nejsou hotové, ale je možné je připomínkovat. Dalším Luisovým pomocníkem je RSS čtečka, která mu vytřídí ty informace, které potřebuje ke své práci.

START17

Luis se také pozastavuje nad tím, proč si lidé e-mailují, když sedí na stejném patře, to nemůže pochopit. Já také ne, osobní rozhovor je přece daleko praktičtější a navíc prohloubí osobní vazby více než odeslaný e-mail. Telefon je někdy také šikovnějším řešením než se vypisovat s e-mailem.

Proč řešit e-mailem ty věci, které jde zařídit i jinak? Svojí logiku to má, sociální síť s množstvím funkcí a možností zcela jistě e-mailovou komunikaci přebije. Problémem je to, že ne všichni používají stejnou sociální síť. Vnitrofiremní komunikace lze řešit jednotným systémem, mezifiremní komunikaci takto jednoduše vyřešit nejde, tak se bez e-mailů asi neobejdeme. Určitě je ale možné ty zbytečné eliminovat. Prostě odbourat e-maily zbytečné, o vtipných obrázcích ani nemluvě…

Našli jste v článku chybu?
19. 7. 2008 8:22
Jirka (neregistrovaný)
Manager si může dělat co chce. Může maily ignorovat, může lidi vyrušovat telefonáty, nebo může týden nepřijít do práce. Na tom jak komunikuje prostě moc nezáleží. Já jsem technik. Když řeším problém tak mi většinou stojí za to dát dohromady potřebné informace a odpovědět mailem. Za týden pak můžu email doplnit, opravit, přeposlat, nebo si alespoň osvěžit co jsem to vlastně dělal. Emaily jsou skvělý nástroj, ale chápu že pro manažírka na kanárech je to trochu overkill, takovému bohatě stačí tele…
20. 7. 2008 0:16
max (neregistrovaný)
Pane Stejskale, osobně využívám především email jako komunikační prostředek. Email totiž právě respektuje můj osobní čas a slouží tak skutečně mně. K emailu se dostávám zásadně v čase, kdy vyhovuje nejvíce mně, tedy když si v osobním plánu udělám na něj čas, chuť a potřebu komunikovat. Že psaním textu zaberu více skutečného času, než vyřízením po telefonu, je daleko menší oběť, než mít narušen svůj program volajícím telefonem. Není nic "lepšího" než zvonící telefon u pracovní schůzky, …