Software pro datové schránky: jde to i komfortně

Systém „datové“ komunikace s orgány veřejné moci se rodí pomalu a v relativních bolestech, ale přece jen začíná fungovat. Pro některé jeho uživatele je jedním z hlavních problémů implicitní webové rozhraní přístupné na adrese www.mojedatovas­chranka.cz, které slouží jak k výběru datových zpráv, tak k jejich zasílání.

Kromě samotného faktu že se jedná o webovou aplikaci běžící na serveru provozovatele datových schránek (což je potíž hlavně u právnických osob), má tento přístup ještě několik dalších nedostatků. Pro svůj provoz vyžaduje speciální doplněk (602 XML Filler), který je potřeba instalovat do webového prohlížeče. Možnosti aplikace jsou pak, ve srovnání s klienty tradičního e-mailu, a to i webovými, relativně omezené. Datové schránky v oficiální aplikaci nedovedou takové samozřejmosti, jako je například práce s více složkami nebo třídění a filtrování zpráv. Zdaleka největším problémem – prakticky pro každého, kdo chce nebo musí tuto formu komunikace používat – je ale fakt, že jednotlivé datové zprávy zůstávají v systému uloženy 90 dnů, přičemž pak dojde k jejich smazání a uživatel se již k nim nedostane. Uživatele jiných operačních systémů jako je Mac OS X nebo Linux pak nepotěší zcela jinak vypadající rozhraní programu, například upload souborů se pro jablíčkáře stává noční můrou.

Naštěstí systém datových schránek umožňuje přístup i pomocí jiných klientů a rozhraní, než je implicitní webová aplikace. Práce se schránkami se díky těmto klientům jednak mnohem více podobá práci s běžným e-mailem, a také k ní přidávají v e-mailu jinak zcela běžné funkce. V současnosti existuje celá řada možností, jak pomocí těchto alternativních nástrojů s datovými schránkami pracovat. Ideálním stavem je, aby byly pokryty potřeby všech uživatelů – od fyzických osob, které by rády své zprávy archivovaly jinak než vytištěním na papír, přes velké organizace, které požadují plně sjednocenou komunikaci a integrací zpráv do svých infrastruktur. Zda se to podařilo i ve vašem případě, je na vašem posouzení, nicméně nabídka alternativ je již poměrně bohatá. Podívejme se na ně – a i když jistě nestihneme všechny, snad vás výběr a funkce alespoň inspirují.

Datový trezor

První, technicky nejjednodušší, ale pro některé uživatele zajímavé rozšíření datových schránek je jedna z komerčních služeb, kterou nabízí Česká Pošta. Datový trezor (popis a objednávka jsou dostupné zde) není separátním klientem systému DS, ale spíše extenzí, která zabraňuje oné největší vadě standardního rozhraní – totiž mazání zpráv po devadesáti dnech. Trezor je možné si objednat pouze osobní návštěvou Czech POINTu (!) a existuje v několika verzích. Ty se liší kapacitou, přičemž za prostor pro sto datových zpráv zaplatíme 1200 Kč bez DPH ročně, za 500 zpráv 5400 Kč a za pět tisíc zpráv 48 000 Kč (bez DPH). Nakolik jsou to částky vysoké či nízké a nakolik je samotná myšlenka extenze původního rozhraní smysluplná, ponecháme na vás. Faktem je, že Datový trezor existuje a je možné si jej (osobně) objednat. Nebýt dalších alternativ, asi by se pro mnoho podnikatelských subjektů jednalo o nutnost.

Dárek od Microsoftu pro Outlook

Pokud jste uživateli programu Microsoft Outlook, určitě byste ocenili možnost integrace práce s datovými schránkami do jeho rozhraní. Je to možné, a to dokonce zadarmo pomocí speciálního doplňku. Ten je nabízen jako oficiální rozšíření společností Microsoft, přičemž se jedná o produkt z řešení ProfiEmail, které provozuje firma Autocont (registrace zde). Pro fyzické osoby, malé podnikatele a organizace existují dvě verze – bezplatná a rozšířená komerční (cena je 250Kč bez DPH), která nabízí vyšší stupeň integrace systému DS do Outlooku (podporovány jsou verze 2003 a 2007). Obě v každém případě řeší zmíněný hlavní problém datových schránek a přibližují je více běžným konvencím práce s elektronickou poštou.
ProfiEmail ke stažení na Slunečnice.cz

Jak bylo uvedeno, tento doplněk datových schránek je vhodný pro fyzické osoby, malé firmy a organizace. Pokud jde o firmy, Microsoft nabízí celou řadu kontaktů na partnerská řešení, která kromě absolutního komfortu práce s DS umožňují také jejich integraci do firemních infrastruktur (blíže k nim víz příslušný odkaz).

Evolio

Evolio je bohatě dimenzovaný software pro platformu Windows, který je vhodný spíše pro střední a větší firmy, které mají bohatší úřední korespondenci. Nejlevnější cena za verzi Standard je 4900 Kč, Corporate verze pro 50 uživatelů vyjde na 25 000 Kč, další peníze stojí roční podpora. K dispozici je i SDK pro integraci do jiných informačních systémů tak, abyste si mohli s úřední korespondencí dělat vše, co je firmě libo. Zatímco pro živnostníka nebo malé firmy Evolio bude zbytečně drahé vůči požadovaným funkcím, větším firmám přijde k duhu.

Ixtent

Poměrně zajímavým řešením, zejména z pohledu středních firem je konektor nabízený společností Ixtent. Jedná se o komerční produkt, jehož zajímavou vlastností není ani tak propojení s programem Microsoft Outlook (lze i zadarmo, viz výše), jako spíše to, že spolupracuje se standardními poštovními servery a se systémem Sharepoint (a řadou dalších aplikací včetně ERP systémů). Z pohledu uživatele tedy nabízí sjednocenou komunikaci a lokálním úložištěm danou „neomezenost“ datové schránky za ceny srovnatelné s poštovním datovým trezorem… Ceny jdou od 9000 Kč výše dle požadovaných funkcionalit.

Recomando

Další klientský software pro platformu Windows se jmenuje Recomando a je cenově odstupňován podle množství funkcí, které nabízí. Základní verze zdarma umožní především archivaci zpráva šifrované úložiště, za časové razítko, práci s více datovými schránkami a pro více uživatelů už vyřeší jen placená verze.
Recomando ke stažení na Slunečnice.cz

Multischránka

Projekt Multischránka se oproti výše popsaným pokusům o integrací systému DS do standardních emailových klientů vydává jiným směrem. Jeho cílem je vytvoření vlastní poštovní aplikace pro datové schránky. Tato aplikace nabízí funkce srovnatelné s běžnými emailovými klienty, je však naprogramována v prostředí Adobe AIR. To ji činí multiplatformní – bez problémů pracuje s Windows, Mac OS X nebo s Linuxem. Z uživatelského pohledu je velmi jednoduchá a komfortně zvládá práci s více datovými schránkami současně, neumí ale například časová razítka.

Porovnání funkcí Multischranka.cz versus standardní datové schránky k 1.12.2009

Multischránka – produkt firmy Amos Software – je v současnosti ve fázi veřejného betatestování, kdy je možné ji používat zadarmo. Po dokončení vývoje se stane komerčním produktem, verze pro jednu schránku bude zdarma, při práci s více účty se bude platit poplatek.

Thunderbird

Microsoft Outlook není jediným široce rozšířeným programem pro práci s e-maily. Na mnoha platformách se čím dál tím častěji i ve firmách používá aplikace Mozilla Thunderbird. Jednou z jejich předností je široká rozšiřitelnost. Ačkoliv prozatím neexistuje funkční propojení Thunderbirdu a systému datových schránek, na řešení se intenzivně pracuje . Jakmile bude k dispozici, bude zadarmo a s trochou štěstí na všech platformách (nebo alespoň na většině), na kterých Thunderbird funguje. V případě úplné integrace ISDS do Thunderbirdu by se mohlo jednat o víceméně samozřejmou alternativu pro všechny uživatele, kteří z nějakého důvodu nepoužívají Microsoft Outlook a nechtějí platit za specializovaného klienta.

Do e-mailu

Pokud vás při čtení výše uvedených alternativ napadlo, že by mohlo existovat přemostění mezi systémem datových schránek a klasickou elektronickou poštou, pak vcelku pochopitelně s tímto nápadem nejste první: isds2mail.cz. Řešení existuje v několika verzích, přičemž základní (patrně zcela vyhovující pro menší uživatele) je k dispozici zadarmo. Předností je ponechání stávajícího e-mailového klienta i rozhraní, o komunikaci s datovou schránkou se stará speciální aplikace běžící v Javě. Práce s datovými schránkami je pak velmi jednoduchá pro uživatele, nastavení a administrace systému je však netriviální záležitostí.

Pamatujte na to, komu svěřujete heslo

Jak vidíte, možností komunikace se systémem datových schránek je poměrně dost a další přibývají. Je takřka jisté, že dříve nebo později budou spokojeni všichni uživatelé. Současně je ale otázkou času, kdy tato bohatost klientských řešení povede k bezpečnostním nebo funkčním problémům. Většina programů pracuje tak, že vyžaduje uživatelské jméno a heslo k datové schránce, problémem se ale ukazuje být nový požadavek měnit heslo u datové schránky jednou za devadesát dní. To zatím programy obejít neumějí a nenabídnou možnost heslo změnit, je potřeba ručně heslo změnit přes web datových schránek.

Dalším problémem může být bezpečnostní politika, tedy to, zda svěřit software třetí a v principu nedůvěryhodné straně identitu vaší společnosti. Firmy, jimž bude datová schránka implementována do firemního informačního systému, s tím asi problémy mít nebudou, ale v principu není nemožné, že se objeví podvržení klienti nabízející „komfortní přístup k datové schránce“, fakticky ale budou jen vysavači přihlašovacích údajů. Tomu by se datové schránky mohly bránit zavedením alternativního přihlašovacího API, tak daleko ale bohužel u datových schránek nejsme. Škoda, takový OAuth na Twitteru není nezajímavé řešení a najde se řada dalších vhodnějších, než předávání hesel třetím stranám.

Na závěr je možné jen poznamenat, že integrace s datovou schránkou se postupně stane nutnou součástí většiny software pro firemní úředničinu. A v momentě, kdy půjde datovými schránkami posílat korespondenci i mezi společnostmi, stane se spolu s elektronickým formátem faktury ISDOC datová schránka nutnou součástí i každého rozumného účetního software. S alternativním přístupovým rozhraním se tedy budeme u datových schránek setkávat stále častěji.