Hlavní navigace

Třídíte si e-maily? Zbytečně...

Jan Handl 28. 5. 2011

Pokud ano, tak vězte, že je to jenom ztráta času. Rozhodně pak nebudete více úspěšní v hledání doručených e-mailů než ti, kteří si se tříděním nedělají starosti.

Jan Handl

Ilustrace: Nenad Vitas

Být „bordelářem“ nemusí být vždycky jenom na škodu. Podle jedné studie [pdf] společnosti IBM se ukázalo, že uživatel, který tráví čas tím, že si jednotlivé zprávy třídí do různých složek, není potom úspěšnější a rychlejší při jejich vyhledávání. Ten, kdo si doručenou poštu prostě nechá v inboxu, je na tom úplně stejně.

Přístup ke správě e-mailů je v podstatě dvojí. Někdo si manuálně zakládá složky (do kterých pak přesunují relevantní e-maily), zatímco příznivci opačné filozofie prostě e-maily nechají tak, jak jsou, tedy v doručené poště. Výzkumníci dali 345 uživatelům přístup do e-milového klienta, který podporoval různé přístupy ke správě e-mailů, a to včetně složek, hledání a tagů. Uživatelé pak provedli 85 000 pokusů o vyhledání nějaké určité zprávy. Vyšel z toho zajímavý poznatek – uživatelé, kteří používají složky, hledali déle, než ti, kteří prostě a jednoduše hledali ve svém inboxu. Složky se ukázaly jako zbytečné a zdržující. Faktem je, že pro někoho mohou složky fungovat skvěle, pokud v nich má dobrý systém a ví kde a co hledat. Lenoši bez složek pak prostě vyhledávají a spoléhají se na to, že najdou, co chtějí.

Autoři studie doporučují vývojářům, aby při vymýšlení klientských aplikací mysleli na větší variabilitu a počítali s tím, že uživatelé jsou různí a preferují různé varianty používání aplikací. Zatím je to tak, že se my musíme přizpůsobovat vývojářům, ne oni našim potřebám. Každopádně přístup s vyhledáváním a bez složek může na první pohled vypadat neohrabaně a složky naopak profesionálně a frajersky. Ale zdání klame a pokud se i vám ukáže, že je lepší a rychlejší hledat, není čas na hrdinství a upínání se na složky. Jde to i bez nich. Osobně mám asi jenom 4 složky, které obstarají to nejhrubší třídění, bez kterého bych se asi neobešel. Složky pak používám pro rychlé přehled komunikace na určité téma. A pryč jsou doby, když jsem měl v pracovním Outlooku složku pro každého klienta.

Práce s vyhledáváním e-mailů je pouze o zvyku, o ničem jiném. Je to opravdu rychlejší a praktické, mnozí tento způsob jistě už léta používají. Složky vypadají naoko dobře a jejich správce si může připadat opravdu pořádkumilovně, ale to je z výhod asi tak všechno. Pokud už se někdy bez složky opravdu neobejdete, její založení a naplnění je otázkou okamžiku. Proč to dělat předem a zbytečně?

Našli jste v článku chybu?

29. 5. 2011 0:00

Jenda (neregistrovaný)

„Jenom si na minutu sednu k JEJICH PC, přihlásím se přes web a nasdílím potřebné dokumenty, rozešlu e-maily, události, sesynchronizuji kalendáře a to během třeba 3 minut a můžu pracovat úplně stejně jako v centrále mojí firmy.“

Vy asi nepracujete s žádnými dokumenty internějšího charakteru, že? To zároveň odpovídá na zbytek vašeho příspěvku…

28. 5. 2011 11:23

P2010 (neregistrovaný)

V mem emailovem klientu ovsem zustane email navzdy, narozdil od nejakeho freemailu pres silene webove rozhrani, kde muze zmizet kazdou vterinou :-)

Jinak nesouhlasim s clankem, trideni do slozek podle pravidel povazuji za naprostou samozrejmost pri 100 000 emailech.

Root.cz: Vypadl Google a rozbilo se toho hodně

Vypadl Google a rozbilo se toho hodně

Podnikatel.cz: EET: Totálně nezvládli metodologii projektu

EET: Totálně nezvládli metodologii projektu

Vitalia.cz: Jste stále nemocní? Chybí vám zinek

Jste stále nemocní? Chybí vám zinek

DigiZone.cz: Milan Kruml: procházka TV historií

Milan Kruml: procházka TV historií

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Měšec.cz: Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

DigiZone.cz: HD programy ČT i v UPC Horizon

HD programy ČT i v UPC Horizon

Měšec.cz: Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Měšec.cz: Banky mlží o nákladech na předčasnou splátku hypotéky

Banky mlží o nákladech na předčasnou splátku hypotéky

Podnikatel.cz: Zavře krám u #EET Malá pokladna a Teeta?

Zavře krám u #EET Malá pokladna a Teeta?

DigiZone.cz: Digi CZ výrazně zlevnila balíček HBO

Digi CZ výrazně zlevnila balíček HBO

Podnikatel.cz: Dárky v podnikání. Jak je uplatnit v daních?

Dárky v podnikání. Jak je uplatnit v daních?

Podnikatel.cz: S.r.o. využívá cizí auto. Jak je to s daněmi?

S.r.o. využívá cizí auto. Jak je to s daněmi?

120na80.cz: Rakovina oka. Jak ji poznáte?

Rakovina oka. Jak ji poznáte?

Lupa.cz: Google měl výpadek, nejel Gmail ani YouTube

Google měl výpadek, nejel Gmail ani YouTube

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

Měšec.cz: Finančním poradcům hrozí vracení provizí

Finančním poradcům hrozí vracení provizí

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Lupa.cz: UX přestává pro firmy být magie

UX přestává pro firmy být magie

Vitalia.cz: Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla