Virtuální kancelář a prostor pro legraci

Právě jsem se vrátil nikoli z Pražského hradu, ale ze Zeměměřičského ústavu, kde Minolta pořádala seminář o digitální kanceláři (26. září). Já vlastně digitální kancelář mám: odolal jsem svodům a redakci Neviditelného psa mám rozptýlenou, dokonce roznoženou na dvou kontinentech, protože 4.000 mailů denně rozesílá z Edmontonu můj přítel Milan Vosáhlo. Snad proto mě pozvali, abych tam taky v panelové diskusi povykládal.

Začal jsem 11. zářím, útokem na největší kancelářské budovy světa, nebo skoro největší. Uvnitř WTC jsem byl jenom ve vstupní hale – počítal jsem tam vlajky, byly tam všechny možné, i slovenská, česká nikoli. Výtahem jsem jel na střechu se podívat na panorama New Yorku. Poblíž WTC, hodně dole, byl mrakodrap ozdobený podivuhodnou dekorací – na střeše měli vysetý trávník a na trávníku stál letoun, dvouplošník z WWI (první světové války). Říkal jsme si, to je ale bláznivý nápad, letadlo na střeše mrakodrapu! Koho by napadlo, že o dvacet pater pode mnou…

Zpátky k těm kancelářím a Minoltě a Zeměměřičskému ústavu. Zmiňoval jsem se tam, že po tragédii velmi stoupl zájem o telekonference a videokonference a že tedy vize rozptýlené administrativy, tedy vize elektronického ouřadování pověšeného na drátech a rozhozeného po světě, je zase o krůček blíž.

Jakákoli kancelářská činnost byla vždycky manipulací daty – rozdíly byly pouze v záznamovém médiu, počínaje hliněnými destičkami v době Summeru. V novověku převládl papír a ten je nahrazován médii elektronickými – a ta převládnou, jakmile bude uspokojivě a definitivně a z hlediska legislativy korektně vyřešen problém elektronického podpisu, čili autenticity. Ani u nás, kde jsme v tomto ohledu na světové špici, ten problém není zdaleka ještě vyřešen a agenda je stále ještě vedena na bázi papíru jako záznamového média. Dá se čekat, že tento problém bude vyřešen v rozumně dohledné době – realisticky vzato, řekl bych deset, patnáct let. V okamžiku, až bude přechod na elektronické záznamové médium završen, bude splněn první předpoklad k plné elektronizaci veškeré administrativní práce ve smyslu jejího osvobození od prostoru.

S tímto problémem souvisí problém oběhu peněz. I prodej a koupi můžeme chápat jako výměnu dat – jde v podstatě vždycky jen o informaci změny vlastnických vztahů a tato informace musí být registrovatelná a prokazatelná. V tomto ohledu došlo k významným pokrokům. A také v posunech v myšlení, takže dnes jsme tak daleko, že kupříkladu chápeme jako skandální anomálii, když jsme nuceni kupovat automobil za hotové peníze.

Manipulace s daty a jejich záznam je ta jednodušší stránka problému.

Administrativní práce, to ovšem je také komunikace lidí, kteří data vytvářejí a uchovávají. Data nevytváří jeden člověk. Je tu dělba práce, dělba odpovědností, hierarchie podřízenosti a nadřízenosti. V určité fázi kancelářské činnosti byla tato práce organizována na principu průmyslové velkovýroby. Lidé byli umisťováni do velkých sálů pod dohled jedné odpovědné osoby. Mnoho administrativních provozů je takto dodnes řešeno a efektivita je zde značná. Předpokládám, že mnoho kancelářských prostor v budovách zavražděných na Mannhattanu bylo také takto řešeno.

Čistě teoreticky vzato, důsledným prosíťováním by se daly takové prostorné kanceláře zrušit hned. O vlastní zkušenosti s virtuální kanceláří jsem se už zmiňoval. A právě proto, že mám osobní zkušenost, vidím jakési omezení, nebo limity.

       

Mnoho let jsme pracoval i v klasických redakcích. Ten osobní kontakt mezi pracovníky je součástí administrativní práci – když budu redakční práci chápat takto, jako práci administrativní, tedy manipulaci s daty. Lidé spolu komunikují i na bázi osobní, citové, často i mimoverbální.

Aby toto mohlo fungovat v nějaké virtuální kanceláři, je nutný jeden základní předpoklad: lidi se musí vidět a slyšet – písemný kontakt ve formě e-mailu nebo konference nestačí. Nutně musí jít o systém videokonferencí, a čím realističtější zvuk a obraz bude vygenerován, tím lépe. Informace musí být redundantní, tedy nadbytečná, protože v těch informačních blocích v uvozovkách „navíc“ je obsaženo to, co bychom mohli nazvat inspirací, povzbuzením, duchem podniku. Musí tam být prostor pro legraci i prostor pro hádku, prostor pro emoci. Pak možná zjistíme, že právě toto nadbytečné je pro komuinikaci to podstatné.