Všichni budou vyřizovat, až zčernají

Na první pohled by se mohlo zdát, že tvořit pravidla o tom, jak vyřizovat elektronickou poštu, je poněkud zvláštní. Většině počítačově zběhlých lidí elektronická pošta určitě připadá jako něco zcela samozřejmého. Nacházíme se v době, kdy psaní klasických dopisů začíná být anachronismem. E-mailu dnes a denně svěřujeme všechno možné. A pochopitelně mu také chceme svěřit i komunikaci s úřady.

Ministerstvo informatiky (MI) vydalo „Best practices“ (osobně bych toto sousloví viděl v češtině jako „správné návyky“) poměrně včas. Od nového roku totiž budou platit dva nové předpisy: vyhláška č. 496/2004 Sb. a nařízení vlády č. 495/2004 Sb. Ty říkají, že elektronicky doručované písemnosti mají stejné právní postavení a důsledky jako písemnosti v listinné podobě. A co navíc, orgán veřejné moci není oprávněn omezovat druhou stranu v úkonech, které hodlá činit elektronicky. A tak díky novému správnímu řádu budou muset od 1. ledna 2006 všechny správní orgány vydávat veřejné listiny v elektronické podobě.

Jinak řečeno, používejte elektronickou poštu v maximální možné míře i pro komunikaci s úřady. A tam, kde narazíte na odpor, neustupujte ani o píď.

Ale zpět k „Best practice – Jak vyřizovat elektronickou poštu“. I když zrovna nejste úřad, který by se dokumentem měl řídit, zjistíte zde řadu užitečných věcí. Zejména to, že by každý úřad měl mít elektronickou podatelnu, která by měla rozhodně mít dostupnou elektronickou poštu (tedy nikoliv nějaké formulářové monstrum) za použití standardních internetových protokolů a norem. Dokument MI je v tomto ohledu sice trochu nejistý, ale jde „jenom“ o verzi 1.1., v další verzi to bude zcela jistě lepší, případně to Informatika konečně upraví závazným standardem. Jinak by nám hrozilo, že s úřady nebudeme moci komunikovat, protože každý úřad bude používat jiný protokol.

MI se v dokumentu věnuje i antivirové ochraně došlé pošty a řešení spamu (nevyžádaných obchodních sdělení). Bohužel poněkud nebezpečně naznačuje, že je na „zvážení úřadu“, zda bude odpovídat na došlé zavirované zprávy. Znamená to, že vybízí úřady k eventuelnímu porušování pravidel slušného chování na Internetu. Odpovědi budou totiž putovat ve všech případech na adresy, ze kterých nebylo nic posláno.

Dokument obsahuje i různé další nepřesnosti, například tvrzení, že „vstupní branou úřadu“ je „klient MS Outlook“. Jde zjevně o nepochopení, protože klient MS Outlook není vstupní branou úřadu, ale pouze klientem umožňujícím přístup k poštovním zprávám na poštovním serveru. A právě poštovní server je „vstupní branou úřadu“. Tento „malý“ rozdíl je ve skutečnosti podstatný hlavně z hlediska data doručení zprávy. Ta totiž není doručena tím, že si ji přečte úředník v MS Outlook, ale tím, že ji přijme poštovní server úřadu.

O nedostatečné „výstupní odborné“ kontrole svědčí i představa 3.5" disket formátovaných NTFS formátem (NTFS je formát velkokapacitních médií ve Windows NT4, 2000 a výše – diskety na něj formátovat není možné). Dost zvláštní je i představa „datové zprávy“ přijaté ve formátu JPG (ten je určen výhradně pro práci s fotografiemi).

„Best practice – Jak vyřizovat elektronickou poštu“ se občanům může hodit i k jinému věčnému „boji s úřady“ – věnuje se totiž i tomu, které datové zprávy je nutné opatřovat digitálními podpisy. A v rozporu s představami mnoha úřadů v něm zjistíte, že jich je vlastně minimum a většina komunikace s úřady se obejde bez digitálního podepisování. Takže až vám některý agilní úředník bude tvrdit něco jiného, než je v „Best practice – Jak vyřizovat elektronickou poštu“, pošlete mu kopii tohoto dokumentu.