Webová kancelář v kapse: Jak jsou cloudové služby připravené na mobilní éru?

Co mohou nabídnout současná cloudová kancelářská řešení pro práci na cestách, kdy je uživatel odkázaný jen na chytrý mobil anebo tablet? Prozkoumali jsme možnosti e-mailových řešení z Office 365 a Google Apps, webových kancelářských sad Office Web Apps a Google Docs i cloudových úložišť Microsoft SkyDrive a Google Drive.

Náš letní seriál Office a firma v cloudu se nachýlil ke svému konci. Na jeho závěr jsme se rozhodli podívat na to, jak jsou služby, kterým jsme se věnovali napříč celým seriálem, připraveny na spolupráci s mobilními zařízeními. Růst jejich popularity a každodenního užívání je nepopiratelným faktem. Důvodů pro tento jev je celá řada.

V oblasti byznysu¨ jde zejména o potřebu být neustále spojen se svou kanceláří minimálně ve smyslu přístupu k e-mailu anebo dokumentům. Právě cloudové služby to umožňují, aniž by interní podniková síť musela být přístupná na dálku přes Internet. Výhodou veřejných cloudových služeb je možnost přístupu k nim teoreticky z libovolného zařízení s přístupem k Internetu.

Dávno již neplatí, že pro uspokojování výše zmíněné potřeby je nutné vyhledávat specializovaná komunikační zařízení, manažerské mobily. Zejména drobní podnikatelé, ale i řadoví zaměstnanci firem díky trendu BOYD používají k pracovním účelům mobilní zařízení, jejichž konstruktéři rozhodně nemysleli v první řadě na business využití.

Technickým garantem seriálu je společnost Microsoft

I proto kanadská společnost RIM, výrobce komunikátorů BlackBerry, nezažívá nejlepší časy, a to je ještě kulantně řečeno. Na vývoj na trhu narazily i podnikové tablety společnosti Cisco anebo slate tablety s Windows 7. V praxi je na jejich vlastním hřišti převálcovala elektronika, která má blíže k té zábavní než k nástrojům pro produktivní práci. Nicméně na fungujícím trhu by měl být spotřebitel pánem, takže jak se mu cloudová kancelářská / firemní řešení přizpůsobila?

Mobilní přístup k e-mailu, kontaktům anebo kalendáři

Mobilní telefon za poslední roky až neskutečným způsobem rozšířil své komunikační schopnosti, o kterých jsme ještě na počátku 21. století ani nesnili. Kdo pamatuje počátky přístupu k e-mailu přes WAP, jistě bude souhlasit, že technologie během relativně krátké doby prodělala výrazný posun vpřed.

Pro cloudová kancelářská řešení Office 365 nebo Google Apps není přístup k e-mailu z mobilního zařízení žádným problémem a nemusí jít nutně o (chytrý) mobilní telefon. Stejně bezproblémově lze k e-mailu na cestách přistupovat z tabletů a dokonce i některých multimediálních přehrávačů a čteček e-booků.

E-mailové služby z ranku Office 365 i Google Apps v libovolné variantě nabízejí přístup přes protokol IMAP umožňující pracovat s e-maily přímo na poštovním serveru. Již není nutné jako v dobách POP3 elektronickou poštu stahovat do konkrétního zařízení a řešit s tím obvykle spojené nepříjemnosti při přístupu k e-mailu z více zařízení. O době stahování v místech bez pokrytí 3G sítí nebo dostupnosti rychlejší WiFi sítě ani nemluvě.

IMAP ostatně dnes nabízí většina lepších e-mailových služeb i z kategorie těch bezplatných určených řadovým uživatelům. Mnohem atraktivnější technologií je však ActiveSync, kdy přístup k poště je ještě pohodlnější a navíc ActiveSync přináší možnost synchronizace záznamů z kalendáře a kontaktů z adresáře mezi počítačem a mobilem online přes cloud.

Office 365 ve všech svých dnešních variantách (včetně plánu nabízejícího samostatné e-mailové řešení) využívá Exchange Online, tedy cloudovou variantu MS Exchange. Zde tedy podpora ActiveSync spojená se synchronizací nejen e-mailů, ale i kalendáře a kontaktů nepřekvapí. Balík služeb Google Apps nezůstává pozadu.

Služby Gmail a Google Calendar v něm zahrnuté rovněž podporují ActiceSync. Stejně jako jejich samostatné varianty určené široké veřejnosti. Totéž platí pro Hotmail a pomaličku jej nahrazující Outlook.com, což jsou zase služby Microsoftu pro širokou veřejnost, které lze ovšem úspěšně provozovat zdarma na vlastní doméně. Jim chybí podpora pro IMAP, ale Microsoft slibuje, že nový Outlook.com jí disponovat bude. Otázkou je, kdy to bude.

Dlužno dodat, že Office 365 a Google Apps nejsou z hlediska e-mailového řešení jedinou cloudovou službou podporující ActiveSync. Například Kerio Connect, alternativa za MS Exchange, má též svou cloudovou variantu a rovněž podporuje ActiveSync pro synchronizaci e-mailů, kalendáře a kontaktů.

Bohužel samotné Kerio cloudovou službu postavenou na vlastní technologii neprovozuje, takže je nutné vybrat si dodavatele služby ze seznamu partnerů této firmy. Na jednu stranu tu vzniká určité konkurenční prostředí, ale na druhou stranu se jeví jako rozumnější chtít cloudovou službu přímo od tvůrce používané technologie.

Mobilní přístup k webovým kancelářským sadám

Zatímco mobilní přístup k e-mailu a synchronizace kalendáře a kontaktů je dnes samozřejmostí nejen u profesionálních služeb pro firmy, ale i u vybraných služeb pro koncové uživatele, s mobilním přístupem k sadám webových kancelářských aplikací to už není zdaleka tak růžové.

Office Web Apps od Microsoftu a Google Docs sice mají mobilní rozhraní uzpůsobené pro přístup k mobilu, ale jde spíše o řešení pro stav nejvyšší nouze. A je jedno, jestli jde o jejich samostatnou verzi pro širokou uživatelskou veřejnost anebo součást balíku služeb Office 365 nebo Google Apps.

Mobilní webové rozhraní Office Web Apps i Google Docs nabízí elementární funkce. Například mobilní verze Office Web Apps dovolí sice na cestách podívat do dokumentu, tabulky nebo na prezentaci, ale to je víceméně všechno. Online editování není možné. Dotyčné soubory lze k úpravám pouze stáhnout do zařízení a použít k jejich editaci některou z nativních aplikací.

Navíc mobilní webové rozhraní současné verze Office Web Apps nelze ani při přimhouření obou očí označit za optimalizované pro dotykové ovládání. Skoro jako by Microsoft zapomněl, že éra stylusů je za námi. Trefit se prstem na titěrné odkazy může maximálně dítě s útlou ručkou. Pro ostatní je nutné neustále v mobilním prohlížeči zoomovat, aby se odkazy zvětšily, což ale použitelnost služby výrazně snižuje.

Mobilní verze webové kancelářské sady Office Web Apps.

Webová verze Google Docs je na tom o poznání lépe. Kromě zobrazení dokumentů, tabulek a prezentací a možnosti jejich stažení do paměti zařízení nabízí u dokumentů a prezentací i možnost jejich elementární úpravy přímo z mobilního prohlížeče. Mobilní webová verze Google Docs také umožňuje vytvářet nové dokumenty a tabulky. Prezentace zatím nikoliv, ale upřímně, kdo by prezentaci vytvářel na titěrném displeji mobilu.

Zatímco textový prohlížeč a editor a prohlížeč prezentací disponuje většími ovládacími prvky podstatně lépe vyhovujícím dotykovému ovládání, tabulkový prohlížeč a editor zůstává u uživatelského rozhraní složeného z menších ovládacích prvků, které pro dotykové ovládání nejsou zrovna optimální.

Mobilní verze webové kancelářské sady Google Docs.

Za pochvalu stojí možnost tisku z mobilního zařízení díky službě Google Cloud Print. S ní je dnes kompatibilní stále více tiskáren určených do kancelářského prostředí, na kterých lze přes Internet tisknout nezávisle na počítači odkudkoliv, kde je přístup k Internetu. Se službou Google Cloud Print může spolupracovat prakticky libovolná tiskárna, ovšem nastavení je poněkud kostrbaté a oslabuje výhody služby.

Nutný je počítač, který bude cloudový tisk řídit. Z pohledu uživatele je zde spolupráce poněkud nelogicky podmíněna nainstalováním prohlížeče Google Chrome, ale z pohledu Googlu je to při tlačení nového „jediného správného“ prohlížeče k uživatelům nanejvýš logické, byť by pro Google Cloud Connect jistě stačila jednoúčelová utilita. 

Office Web Apps i Google Docs samozřejmě umožňují z mobilní verze přepnout na klasickou verzi určenou prohlížečům osobních počítačů. Na drobných displejích většiny mobilů je prakticky nepoužitelná, byť moderní mobilní prohlížeče by s ní po technické stránce neměly sebemenší problém. Nicméně kombinace tabletu s alespoň sedmipalcovým displejem a moderním mobilním prohlížečem typu Google Chrome už využití plnohodnotné webové verze Office Web Apps a Google Docs nebrání.

Office Web Apps v mobilním prohlížeči Google Chrome na sedmipalcovém displeji tabletu s Androidem.

Samozřejmě jsou tu pořád omezení plynoucí ze softwarové dotykové klávesnice, ale pro tablety už existuje hned několik externích QWERTY klávesnic a další budou přibývat. Například Logitech dnes prodává pro iPad hned několik klávesnic, které jej při troše fantazie přestaví v netbook. Microsoft pak nedávno představil dvě nové produktové řady vlastních periférií pro budoucí tablety s Windows 8.

Google Docs v mobilním prohlížeči Google Chrome na sedmipalcovém displeji tabletu s Androidem.

Není a nebude tedy problém dopracovat se k již použitelnému řešení pro kancelářskou činnost na cestách víceméně srovnatelnou s použitím menšího přenosného počítače. Tedy alespoň v mezích možností služeb Office Web Apps nebo Google Docs.

Nativní kancelářské aplikace pro mobilní zařízení

V oblasti klasických nativních mobilních kancelářských aplikací zatím nemají Microsoft a Google uživatelům Office 365 nebo Google Apps příliš co nabídnout. Microsoft prozatím mobilní verzi MS Office spojuje výhradně s vlastními platformami. Dříve Windows Mobile, dnes Windows Phone. Obě dohromady ale mají zcela marginální zastoupení na trhu.

Jedinou kancelářskou mobilní aplikací Microsoftu dostupnou pro mainstreamové platformy je OneNote pro správu poznámek podporující iOS (4.3 nebo vyšší) a Android (2.3 nebo novější). OneNote díky cloudu umožňuje snadný přístup k poznámkám z mobilního zařízení, webového rozhraní i desktopového programu ze sady MS Office.

Poznámková aplikace OneNote od Microsoftu pro Android.

Microsoft však chystá s MS Office velký útok na mobilní zařízení. Připravuje verzi pro tablet iPad a zařízení se systémem Android. Podle některých zdrojů by se mobilní verze MS Office pro tato zařízení mohla objevit již letos na podzim. To také na trh dorazí první tablety se systémem Windows RT s předinstalovanou upravenou verzí Office 2013. Pro tablety s Windows 8 (a nejen pro ně) pak v úvodu příštího roku přijde samostatně prodávaná nebo za měsíční poplatek poskytovaná plnohodnotná sada Office 2013.

Google dříve nabízel samostatnou nativní aplikaci pro Google Docs, nicméně tu pohřbil a její funkcionalitu včlenil do mobilní aplikace služby Google Drive, k níž se ještě dostaneme. Nicméně na souboj s Microsoftem v oblasti nativních kancelářských aplikací se Google již patřičně vyzbrojil. Krátce na to, co prosákly informace, že Microsoft plánuje uvést MS Office pro Android, Google přišel s oznámením akvizice QuickOffice Pro.

Googlem letos koupená poměrně vyspělá mobilní kancelářská sada QuickOffice Pro podporující Android a iOS.

To je jedna z nejsofistikovanějších kancelářských sad dostupných pro platformu Android a iOS. Google zkrátka nic nevymýšlel a koupil již hotový produkt pro hlavní mobilní platformy s nemalým renomé a početnou uživatelskou základnou. Ještě před akvizicí sada QuickOffice Pro umožňovala přístup do úložiště Google Drive stejně jako do řady dalších úložišť jako je třeba i starý známý Dropbox.

Další plány Googlu s QuickOffice Pro zatím nejsou známé. Spekuluje se, že by se tato sada mohla objevit jako standardní součást systému Android 5 anebo kvůli licenčním překážkám by mohla být šířena nadále samostatně, ale nově bezplatně. Nebylo by to poprvé, kdy Google koupil zpoplatněný software a obratem jej nabídl k volnému užití zdarma.

Pro Android existuje celá řada kancelářských sad podporujících Google Docs. Cena se pohybuje v maximálně v řádu stokorun, ale lze pořídit i levněji a k dispozici jsou též bezplatná řešení. Z kancelářských sad pro Android, které podporují Google Docs anebo Google Drive lze jmenovat ThinkFree Office Mobile (21,99 USD), Kingsoft Office (zdarma) či Documents To Go (zdarma).

Také pro iOS existuje celá řada kancelářských sad s podporou Google Docs / Google Drive. Namátkou lze jmenovat Smart Office 2 (9,99 USD), Office² HD (7,99 USD), Documents Free (zdarma) či Polaris Office (19,99 USD), takže na obou chytrých mobilních mainstreamových platformách je z čeho vybírat.

S kompatibilitou mobilních kancelářských sad s Office Web Apps je to horší. Pokud vezmeme veřejně dostupnou verzi webové kancelářské sady Microsoftu, která k ukládání dat využívá cloudové úložiště SkyDrive, tak se nabízí jen Office² HD pro iOS ve verzi 4.2 nebo vyšší. Tato sada podporující přístup i do úložiště SkyDrive existuje ve variantě pro iPhone a iPod Touch nebo pro iPad.

Soubory v cloudu přístupné z mobilního zařízení

A nakonec se zastavme u služeb Microsoft SkyDrive a Google Drive, resp. jejich využití v mobilních zařízeních. Primárně jde o služby určené k synchronizaci souborů mezi počítači, ale ne výhradně. Microsoft SkyDrive má momentálně aplikaci pro Windows Phone v zatím poslední verzi 7.5, iOS ve verzi 4.2 nebo vyšší a velmi čerstvě i pro Android 2.3 nebo vyšší.

Mobilní SkyDrive je pouze přístupovou aplikací umožňující stahovat data z cloudu k otevření v příslušné aplikaci nainstalované v mobilním zařízení. Samozřejmě ale podporuje nahrávání dat z paměti zařízení nebo paměťové karty do cloudu (nikoliv však synchronizaci), správu souborů, nastavení sdílení v rámci služby SkyDrive anebo sdílení pomocí některé z funkcí dotyčného zařízení či jiných nainstalovaných aplikací.

Zbrusu nová aplikace služby Microsoft SkyDrive pro Android.

Aplikace Google Drive s přímou podporou Google Docs je k dispozici pro iOS až od verze 5.0 výše a samozřejmě pro Android, u nějž je vyžadována verze 2.1 nebo pozdější. K eventuální podpoře dalších platforem Google mlčí. Základem jsou samozřejmě funkce pro přístup k datům v cloudovém úložišti a jejich správu a sdílení, které jsou ovšem v tomto případě doplněné o integrované prohlížeče, resp. editory dokumentů, tabulek a prezentací.

Data lze samozřejmě stahovat do paměti zařízení nebo na paměťovou kartu, aby byla přístupná i offline. Do synchronizačního procesu ale mobilní zařízení zapojit zatím nelze. Soubory je možné do cloudu samozřejmě pouze manuálně nahrávat a přímo z aplikace vytvářet nové díky výše zmíněné trojici integrovaných jednoduchých editorů.

Aplikace Google Drive s podporou Google Docs pro Android.

Zajímavostí je funkce pro skenování dokumentů s pomocí fotoaparátu integrovaného v mobilním zařízení, kdy z fotky lze díky technologii OCR převést obraz na dále zpracovatelný text. Ten lze pak uložit jako klasický dokument do paměti zařízení (případně na jeho paměťovou kartu) anebo do cloudu. Opomenout nelze ani hlasové prohledávání úložiště, resp. souborů v něm uskladněných, což je podstatná killer-feature.

Zatím mírně vede Google, ale impérium chystá úder

Shrňme si předešlé odstavce. Cloudová e-mailová řešení Microsoftu a Googlu jsou na tom z hlediska podpory mobilních zařízení víceméně stejně. Jak Office 365, tak Google Apps podporují díky technologii ActiveSync synchronizaci nejen e-mailů, ale i záznamů z kalendáře a kontaktů z adresáře.

Z webových kancelářských sad Office Web Apps a Google Docs je na tom s mobilní verzí webového rozhraní jednoznačně lépe Google Docs získávající plusové body za možnost editace dokumentů a tabulek, lepší připravenost pro dotykové ovládání (byť je co zlepšovat) a vzdálený tisk díky službě Google Cloud Print.

Pokud jde o mobilní přístup ke cloudovému úložišti, tak opět vede Google, jehož mobilní aplikace Google Drive zaujme nejen díky integrovaným nástrojům pro prohlížení a úpravu souborů kancelářské povahy. Microsoft nicméně ztrátu pozvolna dohání. Naposledy si polepšil ještě novotou vonící aplikací pro Android. Bonusové body získává za podporu Windows Phone, takže je SkyDrive k dispozici pro širší uživatelskou základnu.

Z cloudových úložišť obou titánů IT průmyslu se nesrovnatelně větší podpoře ze strany nezávislých mobilních kancelářských sad pro Android a iOS těší Google Drive / Google Docs. Microsoft SkyDrive zatím tolik vývojářů neoslovil. Zajímavé každopádně bude sledovat, jak si Microsoft a Google povedou s vlastními mobilními kancelářskými sadami.

Otázkou je, co Google zamýšlí se získanou multiplatformní sadou QuickOffice Pro. O plánech Microsoftu máme celkem jasno. Přijde mobilní verze MS Office pro tablet iPad a zařízení se systémem Android. Nová mobilní verze se objeví i ve Windows Phone 8, přičemž z mobilů s tímto systémem by Microsoft měl rád mobily první volby pro firmy.

Své pak k souboji cloudových kancelářských služeb Microsoftu a Googlu mohou říci tablety s Windows 8 a Windows RT spolu s kancelářskou sadou Office 2013 a kompletně přepracovanou nabídnou Office 365. Ta nově bude všem zákazníkům včetně uživatelům tabletů s Windows 8 i z řad domácností, drobných podnikatelů a nejmenších firem poskytovat licence Office 2013 bez vstupních nákladů za měsíční poplatek.

CIF16

Pokud se ambice Microsoftu naplní byť jen z části a zapracuje na některých výše jmenovaných nedostatcích, těžko zůstane Google v klidu. Vstoupil totiž Microsoftu na jeho území, a to si Microsoft pochopitelně nechce a nemůže nechat jen tak líbit. Kancelářské produkty jsou artiklem, na kterém Microsoft zbohatl (vedle platformy MS Windows).

Na rozdíl třeba od oblasti vyhledávačů zde Microsoft není vůči Googlu v roli ne moc chápavého žáka. Uvidíme tedy, jak se souboj Microsoftu a Googlu bude vyvíjet v následujících měsících a doufejme, že z něj budou těžit uživatelé, protože od toho ostré konkurenční prostředí na svobodném trhu je. Zatím je to Google, kdo pro „kancelář do kapsy“ nabízí více.

Anketa

Máte „kancelář v kapse“? Zvolit můžete více odpovědí.

7 názorů Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 2. 9. 2012 17:10

Školení Jak vytvořit rychle jednoduchý web

  •  
    Jak mít na Internetu blog.
  • Jak si založit web na Wordpressu.
  • Jak pokračovat v jeho provozování.

Detailní informace o školení Jak vytvořit rychle jednoduchý web »