Hlavní navigace

Ekonomické a účetní systémy do cloudu patří

 Autor: Isifa.com, podle licence: Rights Managed
Lukáš Erben 1. 12. 2014 MarketVoiceMarketVoice Co je to?

Najít jasné, pádné a jednoznačné argumenty, proč nezvolit cloud, je pro středně velké podniky u stále většího počtu aplikací obtížné. Ty účetní a ekonomické nevyjímaje.

V oblasti e-mailu, komunikace a spolupráce, kam lze zařadit i kancelářské balíky, je víceméně dobojováno. Nyní přichází na řadu další z klíčových agend pro živnostníky a malé firmy – účetní a ekonomické systémy. Zbývají vůbec ještě nějaké důvody, proč s přechodem účetnictví do cloudu váhat?

Jak ukázal letošní průzkum společnosti Ipsos Mori, plné tři čtvrtiny malých tuzemských společností (do 25 zaměstnanců) cloudová řešení, především e-mail a komunikační nástroje, znají a používají – situace se tak oproti průzkumu z roku 2011 (Aspectio Research) doslova obrátila. Pro většinu malých organizací a živnostníků bude dalším logickým krokem přejít na cloudové aplikace v oblasti ekonomických a účetních systémů. Ostatně najít pádné argumenty proti je stále obtížnější.

Cloud je dost spolehlivý

Většina statistik a průzkumů dochází k podobným závěrům: dostupnost je u cloudových řešení obvykle výrazně vyšší než u aplikací a systémů provozovaných ve firmách. V případě již zmíněných mailových serverů, pro něž existuje poměrně velké množství srovnávacích dat, lze například dovodit, že interně provozované e-mailové systémy ve středních a větších podnicích dosahovaly koncem minulého desetiletí uptime kolem 99,6 %, což znamená ročně  30 hodin mimo provoz, přičemž přibližně polovina z této doby byly odstávky neplánované (tato data ze studie Radicati Group zveřejnil v minulosti Google).

Oproti tomu služby jako je Gmail, nebo Exchange Online/Office 365 a také cloudové účetní a ekonomické systémy většinou garantují (a dlouhodobě dosahují) dostupnost přes 99,9% (přestože se čas od času dočtete o jejich výpadcích, týkají se jen vzácně všech nebo velkého procenta uživatelů).

I kdybychom použili mírnější pravidla SLA, například dostupnost 99,5%, znamená to, že daná služba může být nedostupná v celkovém součtu maximálně 44 hodin v roce (ve skutečnosti to pochopitelně bývá výrazně méně). Kolik malých firem nebo živnostníků si u účetního programu na svém PC nebo stárnoucím serveru na takovou míru dostupnosti vsadí?

Z hlediska dostupnosti je pochopitelně důležitá i rychlá a spolehlivá konektivita, bez níž není možné ke cloudové aplikaci přistupovat. Ale ruku na srdce: rychlé a spolehlivé připojení je dnes potřeba tak jako tak a záleží na něm stále větší část pracovní agendy.

Data v cloudu jsou bezpečná

Mezi nejčastější námitky patří bezpečnost a důvěrnost ekonomických a účetních informací. Mnoho firem se zdráhá svěřit svá finanční data cloudové aplikaci proto, že se obávají jejich případné ztráty, nepřístupnosti nebo úniku do nepovolaných rukou. Jedná se o tři odlišné problémy, podívejme se na ně tedy postupně.

V případě zálohování jsou opět statistiky a srovnání jednoznačná: právě segment malých a středních firem má s pravidelným a funkčním zálohováním dlouhodobě největší problémy. Například průzkum realizovaný v letošním roce GFI Software konstatoval, že až tři čtvrtiny českých SMB mají problémy se zálohováním – tedy že se občas, nebo dokonce často setkávají se ztrátou dat. Většina malých organizací navíc netestuje funkčnost svých záloh a správný postup při obnově – zda tedy data z e-mailu, účetnictví nebo ekonomického systému obnovit dokáží, zjistí často až v případě jejich nechtěného smazání nebo havárie.

V cloudu probíhá zálohování obvykle automaticky, aniž by tomu uživatel musel věnovat jakoukoliv pozornost. Navíc většinou lze vytvořit i lokální kopii či export dat, což je u ekonomických a účetních aplikací zásadní i z hlediska dlouhodobé archivace. Možnost exportovat (a následně importovat) data je také podstatná v případě přechodu na jiný systém. U cloudových účetních a ekonomických programů se jedná o funkci, kterou většina uživatelů požaduje a výrobci jí tak věnují přinejmenším stejnou pozornost jako u tradičních lokálně provozovaných aplikací.

S cloudem je často spojována obava z neoprávněného přístupu k firemním datům – zejména někým mimo firmu. Statistiky ale opět hovoří jasně – nejčastějším zdrojem úniků informací, včetně těch citlivých, finančních či účetních, jsou právě firemní zaměstnanci (z výsledku tuzemských auditů prováděných například Apogeo Esteem vyplývá, že je tomu tak až v 75 % případů, v polovině z nich jde o nedbalost). Data jsou tedy interními zaměstnanci „ohrožena“ více u aplikací, které běží uvnitř firmy nebo na přenosných zařízeních zaměstnanců. Naopak v případě, že pracují s cloudovými systémy typu online účetnictví nebo ekonomického systému, nemusí být na jejich PC či tabletu ukládána žádná data.

Je pochopitelně důležité volit řešení, které nabízí dostatečné, nejlépe vícefaktorové zabezpečení přístupu a standardně šifruje veškerá přenášená data pomocí SSL. Stejně tak dalším hrozbám, jako jsou útoky malware či ransomware, může online řešení odolávat lépe nebo nebývá tak často jejich cílem. Pro nejmenší firmy a živnostníky má cloudová varianta účetního systému i další praktickou výhodu: přemístění účetnictví mimo „ohrožený“ počítač, ke kterému mohou mít přístup například děti.

S cloudem ušetříme, umí víc

Samotné Cloudové účetnictví či ekonomický systém skutečně obvykle stojí (ve středním či delším horizontu) stejně nebo víc než klasická licence stejného (či srovnatelného) programu pro běžnou instalaci na PC nebo server ve firmě. Jestliže ale započítáte další náklady nutné pro provoz klasicky instalované aplikace (vyhrazené PC či server, jeho spotřeba energie, čas potřebný pro instalaci, poplatky za aktualizace SW, správu a údržbu, nutnost obnovit „železo“ každých cca 5 let) vyjde obvykle cloud jednoznačně lépe. Podstatnou roli hraje také lepší rozložení nákladů v čase (stálé měsíční poplatky) a možnost snadno přikoupit nebo odhlásit licence pro další uživatele.

Cloudové aplikace musí být standardizované – proto, aby je bylo možné nabízet co největšímu počtu potenciálních zákazníků. To může být problém v případě složitého podnikového informačního systému typu ERP, který obsahuje řadu „zákaznických úprav“. Klasické účetní a ekonomické systémy byly ale vždy nabízeny coby standardní „balíkové“ aplikace. Jejich cloudové verze tak co do funkčnosti nemusí být nijak ochuzeny.

Cloudové účetnictví v praxi

Skvělým příkladem na českém cloudovém trhu je ABRA FlexiBee – online účetní program zahrnující veškerou agendu využívanou menšími firmami nebo živnostníky – od účetních funkcí přes sklady, ceníky, mzdy, evidenci majetku, obchodní procesy, evidenci obchodních partnerů až po rozsáhlé výkaznictví.

Silnou stránkou cloudových aplikací je podpora přístupu uživatelů odkudkoliv a možnosti spolupráce na dálku. V případě ABRA FlexiBee to například znamená, že účetní firma může dát svým zákazníkům přístup k jejich účetnictví nejen pro prohlížení, ale také pro pořizování některých dokladů nebo zadávání rutinních operací a výkazů. Tím lze ušetřit čas a eliminovat zbytečnou administrativu.

Cloudové aplikace si doslova říkají o napojení na další online služby třebas pomocí univerzálních rozhraní REST API, nebo s využitím předem hotových rozhraní (můstků) pro konkrétní řešení – a platí to i pro cloudové ekonomické a účetní programy. ABRA FlexiBee tak vedle univerzálního zdokumentovaného API nabízí přímou podporu několika řešení pro internetové obchody a e-commerce (FlexiShop, CloudSailor, ShopSys, OxyOnline, Shopion) i open source systémy (OSCommerce, Magento, Prestashop).

ABRA FlexiBee ukazuje, proč je pro malé firmy a živnostníky cloud i v případě účetních a ekonomických programů optimální volbou. Účetnictví je konečně jedno zda máte PC, Mac nebo preferujete Linux. Nezáleží na tom, kde zrovna jste, ani kde sedí vaše účetní. Všechny varianty si můžete vyzkoušet na měsíc bezplatně, ve verzi One pro jednoho uživatele je ABRA FlexiBee dokonce trvale zdarma – bez omezení počtu dokladů, firem nebo přístupu na čtení.

Měšec.cz: Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Vitalia.cz: Analýza letáků: Na co lákají do prodejen?

Analýza letáků: Na co lákají do prodejen?

Podnikatel.cz: EET zvládneme, budou horší zákony

EET zvládneme, budou horší zákony

DigiZone.cz: Česká televize mění schéma ČT :D

Česká televize mění schéma ČT :D

Měšec.cz: Platby do zahraničí: pozor na tučné poplatky

Platby do zahraničí: pozor na tučné poplatky

Podnikatel.cz: Víme první výsledky doby odezvy #EET

Víme první výsledky doby odezvy #EET

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Podnikatel.cz: Pozor, pojišťovny mění čísla účtů

Pozor, pojišťovny mění čísla účtů

Vitalia.cz: Tesco: Chudá rodina si koupí levné polské kuře

Tesco: Chudá rodina si koupí levné polské kuře

Lupa.cz: Google měl výpadek, nejel Gmail ani YouTube

Google měl výpadek, nejel Gmail ani YouTube

Vitalia.cz: Manželka je bio, ale na sex moc není

Manželka je bio, ale na sex moc není

120na80.cz: Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Podnikatel.cz: Na poslední chvíli šokuje vyjímkami v EET

Na poslední chvíli šokuje vyjímkami v EET

Vitalia.cz: Naučí vás péct kváskový chléb bez lepku i s lepkem

Naučí vás péct kváskový chléb bez lepku i s lepkem

Podnikatel.cz: K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

Vitalia.cz: To není kašel! Správná diagnóza zachrání život

To není kašel! Správná diagnóza zachrání život

Lupa.cz: Babiš: E-shopů se EET možná nebude týkat

Babiš: E-shopů se EET možná nebude týkat

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

Podnikatel.cz: Zavře krám u #EET Malá pokladna a Teeta?

Zavře krám u #EET Malá pokladna a Teeta?