Hlavní navigace

Digitalizace dokumentů se stává dostupnější

„Budu-li mít dokumenty digitalizované, nemusím už schovávat papírové originály a skladovací prostory mohu využít k něčemu jinému,“ pomyslí si asi každý, kdo se trochu blíže zamyslí nad výhodami digitalizace.

A závěr je to správný. Co však téměř nikoho nenapadne je, že při plné digitalizaci dokumentů, která dává možnost zcela se bavit fyzických archivů, je třeba před zákonem prokazovat takzvanou důvěryhodnost dokumentu. A tato povinnost ještě do nedávna vyžadovala nemalé investice, které navíc každým rokem rostly. Situace se však změnila. Jak lze dnes dosáhnout maximálních výhod digitalizace dokumentů za zlomek nákladů?  

Úplná digitalizace dokumentů otevírá cestu k celkovému zrychlení a zjednodušení činností a k většímu zabezpečení i zpřehlednění práce. Zákon sice elektronickou formu evidence dokumentů umožňuje, avšak zároveň ukládá povinnost vždy prokázat jejich důvěryhodnost – konkrétně například neměnnost v čase. Tu stvrzují takzvaná časová razítka. V praxi tak firmy musejí kupovat tato razítka pro každý jednotlivý dokument. Při ceně jednoho razítka 0,50 Kč až 4 Kč, množství evidovaných dokumentů za rok a navíc další povinnosti obměňovat razítka každé dva roky, to pro ně znamená exponenciální růst nákladů. Při správném řešení však mohou být tyto náklady zanedbatelné.

Co znamená důvěryhodnost dokumentu?

V rámci potvrzení důvěryhodnosti dokumentu je nutné pomocí časového razítka ověřit jeho neměnnost a elektronickým podpisem jeho tvůrce či původ. Použitím vhodného formátu, například PDF/A, je rovněž zapotřebí splnit podmínku čitelnosti. Časová razítka i elektronické podpisy vydává oficiální certifikační autorita. Elektronický podpis je však platný pro období v řádu několika let a nepředstavuje významné náklady.

Jak na to?

Ideálním řešením je sloučit více dokumentů pod jedno časové razítko. Takovou službu nabízí například Konica Minolta, která umožňuje označit jediným razítkem až několika desítek dokumentů, vždy za jeden den. Roční náklady se tím sníží na pár stokorun a plná digitalizace se stává dostupnější i pro malé firmy či živnostníky, kteří si dosud nemohli větší investice do moderních řešení dovolit. Všichni mohou navíc využívat takovou službu bez obav, protože její soulad s českou legislativou byl již potvrzen i znaleckým posudkem.

Jak to může vypadat v praxi?

Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovávat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.

Co když plnou digitalizaci nevyužijete?

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty může mít několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až právě po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Stále však platí, že i nižší rozsah digitalizace může být pro firmy přínosem. Usnadní například vyhledávání dokumentů, stejně jako jejich správu i archivaci. Celkově pak vždy pomůže zrychlit a zpřesnit všechny procesy spojené s administrativou.

Kde hledat firemní procesy? Všude.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Co požadovat od dodavatele?

V rámci správy digitalizovaných dokumentů poskytuje Konica Minolta rovněž multifunkční zařízení pro jejich prvotní převod do elektronické podoby. Jako jedna z mála v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.