Hlavní navigace

Digitalizace smluv jako účinný „Life hacking“

29. 2. 2016

Ten dělá to, a ten zas tohle… stále ještě komplikovaně! Komplikovat si život ručním zpracováním smluv je však v dnešní době zbytečné.

Již nemusíte archivovat své dokumenty v papírové podobě, trápit se s rostoucími nároky na prostor, nepřehledností v manipulaci a s ní spojenými personální náklady, vyšším rizikem ztráty, zcizení či porušením smluv. Alternativu a řešení těchto hrozeb vám nabízí sofistikovaný systém pro automatizované zpracování dokumentů.

  • Hledejte dokumenty jen na klávesnici nikoli v tunách šanonů a vysokých regálech  
  • Nahlédněte do smluv kdykoli potřebujete rovnou od stolu.
  • Nezdržujte se tzv. papírováním. 

Bezpečnější a jednodušší práce s dokumenty a zefektivnění produktivity tkví v jejich digitalizaci a převedení obsahu do elektronické podoby. Takto zpracovaná data umožňují jednoduché rozpoznání dokumentů, což přispívá k automatizaci firemních procesů a následně k flexibilnímu použití vytěžených informací a zahájení navazujících obchodních činností.

Kde můžete očekávat zefektivnění?

Při vytváření smluv si již například nebudete muset posílat celé dokumenty e-mailem a bát se, aby každý ze zúčastněných kolegů pracoval vždy s poslední verzí. Jednou z výhod systému pro zpracování smluv je, že si vždy budete předávat jen odkaz na dokument v úložišti, a tím navíc snížíte obsah schránky a omezíte zatížení firemní sítě.

Co znamená „vytěžování“ dokumentů?

Základem kvalitního systému pro zpracování dokumentů je funkce pro tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) informací, tedy software pro elektronické zpracování předem definovaných údajů ve smlouvě, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako jsou jména smluvních stran, částky či termíny vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání k autorizaci odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Kvalitní systém by vám měl také pomoci s rychlým vyhledáváním dokumentů, zrychlit a zefektivnit všechny procesy spojené se zpracováním smluv a automaticky hlídat důležité termíny a definované milníky vyplývající z uzavřených podmínek. Tím můžete předejít nepříjemným zpožděním či nedodržení smluvních závazků a vyhnout se případným sankcím nebo jiným nečekaným finančním nákladům.

Jak jsou dokumenty uloženy?

Tyto systémy fungují na principu ukládání smluv v digitalizované podobě v úložišti s kontrolovaným přístupem. Ten může být samozřejmě pro různé osoby individuální a přesně definuje, kdo může pracovat s konkrétními dokumenty a jaké smí provádět změny. Veškeré přístupy mohou být navíc evidovány pro případný audit. Dnešní systémy dokážou pohodlně pracovat i s různými přílohami. Například dodatky smluv, které se mnohdy mění nezávisle, budou se smlouvou propojeny a vy tak neztratíte přehled ani kontrolu o aktuálním znění.

Jak předejít chaosu z množství smluv?

Často se například stává, že firma pracuje s větším množstvím smluv, ke kterému se vyjadřuje více, mnohdy i nekompetentních osob. Výsledkem pak může být zdržení, chyby a celkový chaos při práci. Profesionální dodavatel systému pro zpracování smluv by měl být schopen nastavit jasná transparentní pravidla pro celý proces a ten podle vašich potřeb a požadavků dále upravovat, například přidávat schvalovací kroky, zesilovat kontrolu apod. S aktuální verzí smlouvy ale může pracovat i více lidí současně. Všechny provedené změny jsou pak sloučeny do jediného dokumentu. Systém zároveň informuje, kdo a kdy konkrétní změnu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.

Kromě řízení procesů s digitalizovanými smlouvami by měl být dodavatel těchto řešení schopen pracovat také s papírovými dokumenty. Například systém evidence osob, které si fyzické listiny vypůjčují, je neocenitelný při auditech nebo při dohledávání originálů.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Jak se může změnit proces zpracování smlouvy?

Papírová smlouva je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy. Díky tomu systém sám pozná, o jakou smlouvu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k archivaci. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finální oveření a případné odeslání zpět. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data ze smlouvy jsou rovněž automaticky přenesena do DMS systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem či zařazením do příslušných složek.

Jaký může být další krok?

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty má několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Při výběru dodavatele systému pro zpracování smluv byste proto neměli opomenout ani budoucí potenciál řešení a zeptat se na další možné rozšíření celého řízeného procesu.

DigiZone.cz: Mňam TV splnila slib a odešla z DVB-T

Mňam TV splnila slib a odešla z DVB-T

120na80.cz: Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Root.cz: Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Vitalia.cz: Pravda o přibírání na zimu

Pravda o přibírání na zimu

Měšec.cz: Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

DigiZone.cz: Milan Kruml: procházka TV historií

Milan Kruml: procházka TV historií

Podnikatel.cz: Babiše přesvědčila 89letá podnikatelka?!

Babiše přesvědčila 89letá podnikatelka?!

Podnikatel.cz: Zavře krám u #EET Malá pokladna a Teeta?

Zavře krám u #EET Malá pokladna a Teeta?

Měšec.cz: U levneELEKTRO.cz už reklamaci nevyřídíte

U levneELEKTRO.cz už reklamaci nevyřídíte

Podnikatel.cz: Změny v daních z příjmů u zaměstnávání

Změny v daních z příjmů u zaměstnávání

Měšec.cz: Platby do zahraničí: pozor na tučné poplatky

Platby do zahraničí: pozor na tučné poplatky

Vitalia.cz: Manželka je bio, ale na sex moc není

Manželka je bio, ale na sex moc není

Vitalia.cz: Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

120na80.cz: Bojíte se encefalitidy?

Bojíte se encefalitidy?

Podnikatel.cz: K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

120na80.cz: 5 poporodních problémů a jejich řešení

5 poporodních problémů a jejich řešení

Lupa.cz: Google měl výpadek, nejel Gmail ani YouTube

Google měl výpadek, nejel Gmail ani YouTube

Vitalia.cz: Znáte „černý detox“? Ani to nezkoušejte

Znáte „černý detox“? Ani to nezkoušejte

Lupa.cz: UX přestává pro firmy být magie

UX přestává pro firmy být magie