Hlavní navigace

Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů

Rostoucí množství elektronických dokumentů zcela mění stávající fungování archivů a není už třeba čekat na nalezení dokumentu desítky minut nebo hodiny. Tedy pokud svoje dokumenty rozumně archivujete.

Problém s běžnými dokumenty ve firmách je obvykle ten, že existuje celá řada nejrůznějších verzí. Pokud se firma nesnaží udržet cíleně pořádek, zanedlouho nikdo není schopen určit, co je relevantní schválená verze a zaručit, že od schválení nedošlo k její změně. A to navíc jen v lepším případě, že dokument nebyl mezitím nenávratně ztracen a je ve formátu, který je i dnes čitelný.

A pokud takový problém nastane u klíčových dokumentů společnosti nebo u dokumentů, které ze zákona podléhají přísnějšímu zacházení, je to o to horší.

Přitom oblast archivace dokumentů je upravena několika zákony a vyhláškami:

  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
  • Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě
  • Vyhláška č. č.118/1974 Sb., o podnikových archivech. Tato vyhláška mimo jiné v §7 určuje povinnost zřídit podnikový archiv nejpozději do 5-ti let od zahájení činnosti
  • Vyhláška č. 117/1974 Sb. Tato vyhláška stanovuje podmínky a pravidla posuzování dokumentů jako archiválie a definuje také podrobnosti skartačního řízení.
  • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který definuje dobu a podmínky ukládání účetních záznamů.

Dobrý elektronický archiv musí zajistit věrohodnost dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost po dobu existence dokumentu, průkaznost jeho platnosti, zacházení s dokumenty dle legislativních pravidel a v neposlední řadě bezproblémovou integraci s ostatními informačními systémy společnosti.

Základem pro archivaci elektronických dokumentů je volba formátu, který má zaručenou dlouhodobou čitelnost. Ostatní požadované vlastnosti pak zajistí doplnění dokumentu o další data. Jde elektronické podpisy zaručené pomocí certifikátů vydaných oprávněnými autoritami, které zaručí autenticitu dokumentu a časovým razítkem, které označí, že tomu tak bylo v určitou dobu.

Protože problematika elektronických podpisů je poměrně komplikovaná, připravil Evropský institut pro telekomunikační standardy tři sady norem (ETSI), které navazují na soustavu norem ISO:

  • PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), pro podepisování PDF dokumentů
  • XAdES (XML Advanced Electronic Signatures), pro podepisování XML dokumentů
  • CAdES (Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signatures), pro podepisování dokumentů v libovolném formátu

Pro účely dlouhodobé archivace se obvykle používá subspecifikace PAdES/LTV, která kromě dlouhodobé čitelnosti dokumentu zajištěné použitím formátu PDF/A převzatého do ISO norem, opatřuje dokument certifikáty a časovými razítky. Protože certifikáty mají omezenou délku platnosti, je třeba elektronické dokumenty opakovaně „přerazítkovávat“ časovým razítkem, které potvrdí platnost certifikátu. Součástí dlouhodobě platných dokumentů také musí být důkaz, že samotný certifikát byl v době použití platný, protože mohl být zrušen nebo zneužit. To je zajištěno připojením tzv. revokačních listů, což jsou seznamy odvolaných certifikátů vydaných certifikační autoritou.

Díky tomu jsou dokumenty nezávislé na systému, v němž jsou uloženy a nemohou být zpochybněny. Například účetní doklady uchovávané přímo v ERP systémech je při výměně ERP systému možné snadno zpochybnit, protože po přenesení dat do nového systému nelze prokázat, že doklady nebyly vytvořeny dodatečně.

Z výše popsaného je vidět, že problematika archivace elektronických dokumentů je poměrně komplikovaná a vyžaduje rozsáhlé know-how, aby v budoucnosti nedošlo ke ztrátám nebo k legislativním pochybením. Zejména pro menší společnosti to představuje problém, který je jejich vlastními silami dlouhodobě obtížně zvládnutelný.

Společnosti Software602, specialista na péči o dokumenty a T-Systems, ICT integrátor, proto připravily řešení na bázi cloudu, které pokrývá požadavky kladené na dlouhodobou archivaci dokumentů a volitelně zahrnuje i oblast workflow. Řešení je samozřejmě připraveno na automatizovanou výměnu dat s jinými systémy. K dokumentům v archivu je možné přistupovat prostřednictvím webového prohlížeče a k dispozici jsou i verze pro mobilní zařízení, takže je možné pracovat s dokumenty a podepisovat je nejen z Windows, ale i na cestách z Androidu či iOS. Výhodou cloudového řešení je i jednoduchá kalkulace nákladů na provoz, která se odvíjí od počtu dokumentů v archivu a velikosti úložného prostoru.

Klíčové rysy a funkce

  • archivace elektronických dokumentů a péče o ně při detailním dodržení legislativních požadavků (compliance),
  • archivace listinných dokumentů se zajištěním konverze do elektronické podoby (ručně, automatizovaně),
  • dlouhodobá čitelnost zajištěná konverzí do PDF/A-1, PDF/A-2 nebo PDF/A-3,
  • dlouhodobá nezpochybnitelnost autenticity podle PAdES LTV a CAdES-A,
  • samostatná existence dokumentu (čitelnost a autenticita jsou zajištěny i mimo archiv),
  • nezávislost na úložišti (organizace může dokumenty přesunout jinam, aniž by tím utrpěly jejich čitelnost a autenticita),
  • ověřování pravosti dokumentů,
  • připojování kvalifikovaných časových razítek,
  • eskalační procedury pro nesprávně ošetřené dokumenty,
  • opatřování metadaty pro vyhledávání,
  • flexibilní nástroje pro vyhledávání a vytváření sestav,
  • řízení skartačních procesů,
  • snadná integrace s dalšími systémy (archivace výstupů i poskytování dat nebo dokumentů),
  • schvalování žádostí o přístup k dokumentům,
  • další schvalovací procesy.

T-Systems

Vitalia.cz: Mondelez stahuje rizikovou čokoládu Milka

Mondelez stahuje rizikovou čokoládu Milka

Měšec.cz: Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

DigiZone.cz: Zdeněk Gerlický: nový ředitel nangu.tv

Zdeněk Gerlický: nový ředitel nangu.tv

Root.cz: Kamery Sony se dají ovládnout na dálku

Kamery Sony se dají ovládnout na dálku

Vitalia.cz: Potvrzeno: Pobyt v lese je skvělý na imunitu

Potvrzeno: Pobyt v lese je skvělý na imunitu

Měšec.cz: Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Root.cz: 250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

Měšec.cz: Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

Podnikatel.cz: Vládu obejde, kvůli EET rovnou do sněmovny

Vládu obejde, kvůli EET rovnou do sněmovny

Root.cz: Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Vitalia.cz: Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

Měšec.cz: Kdy vám stát dá na stěhování 50 000 Kč?

Kdy vám stát dá na stěhování 50 000 Kč?

Podnikatel.cz: Chaos u EET pokračuje. Jsou tu další návrhy

Chaos u EET pokračuje. Jsou tu další návrhy

120na80.cz: Pánové, pečujte o svoje přirození a prostatu

Pánové, pečujte o svoje přirození a prostatu

120na80.cz: 5 nejčastějších mýtů o kondomech

5 nejčastějších mýtů o kondomech

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Root.cz: Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Podnikatel.cz: K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

Vitalia.cz: To nejhorší při horečce u dětí: Febrilní křeče

To nejhorší při horečce u dětí: Febrilní křeče

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?