Hlavní navigace

Firemní dokumenty lze řídit podle vašich představ

19. 10. 2015

Základem fungování snad každé firmy jsou faktury, smlouvy, objednávky a jiné dokumenty. Během roku jich stovky a tisíce přicházejí a odcházejí.

Procházejí rukami desítek zaměstnanců, kteří je zpracovávají, přepisují, evidují, předávají či archivují. Tento proces je však časově velice náročný a může při něm navíc docházet k mnoha chybám, zdržením či nepřesnostem. Řešením a preventivním opatřením před vznikem nepříjemných nákladů způsobených špatným zpracováním dokumentů, může být systém pro řízení oběhu elektronických dokumentů.

Základem pro efektivní řízení dokumentů je přitom důkladné zmapování firemních procesů. Právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně. Analýza dokumentových procesů dokáže odhalit potenciální chyby v dřívějším nastavení a posouží rovněž jako základ pro implementaci řešení.

Náročnost oběhu dokumentů roste s velikostí firmy. Nejsložitější je pak u velkých koncernů, které se skládají z centrální společnosti, různých poboček či dceřiných firem. V těchto případech je více než kdy jindy třeba dbát na rychlost řízených dokumentů, které cestují napříč společnostmi, a možnost sledovat celý schvalovací proces.

Konkrétní řešení

Jedním z možných způsobů zavedení systému pro oběh dokumentů v praxi je řešení vystavěné na platformě Microsoft SharePoint, která zajistí evidenci a zpracování dokumentů, a softwaru K2 Blackpearl, jež umožňuje samotné řízení procesů.

Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, včetně systémů pro řízení oběhu dokumentů, dokázala takto postaveným řešením u konkrétního zákazníka zefektivnit procesy došlých a vydaných faktur, příchozí a odchozí pošty, smluv a interních objednávek. Předmětem nově nastavených procesů bylo nejčastěji řízení schvalování a zpracování dokumentů, automatický zápis údajů do ERP systémů, evidence dokumentů či sledování veškerých provedených změn.

Změna procesů

Původní proces přijetí dokumentu, například faktury, často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Základní funkce

Základem kvalitního systému řízeného oběhu dokumentů je funkce pro vytěžení informací, tedy elektronické zpracování předem definovaných údajů, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je IČO dodavatele, částka, datum splatnosti, název dokumentu atd., vede k celkovému automatizovanému rozpoznání a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Lupa.cz: Propustili je z Avastu, už po nich sahá ESET

Propustili je z Avastu, už po nich sahá ESET

Měšec.cz: Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Měšec.cz: U levneELEKTRO.cz už reklamaci nevyřídíte

U levneELEKTRO.cz už reklamaci nevyřídíte

Měšec.cz: Kdy vám stát dá na stěhování 50 000 Kč?

Kdy vám stát dá na stěhování 50 000 Kč?

120na80.cz: Pánové, pečujte o svoje přirození a prostatu

Pánové, pečujte o svoje přirození a prostatu

Vitalia.cz: Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

Měšec.cz: Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

DigiZone.cz: Další dva kanály nabídnou HbbTV

Další dva kanály nabídnou HbbTV

Lupa.cz: Babiš: E-shopů se EET možná nebude týkat

Babiš: E-shopů se EET možná nebude týkat

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

DigiZone.cz: Flix TV má set-top box s HEVC

Flix TV má set-top box s HEVC

Root.cz: Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Měšec.cz: Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

DigiZone.cz: ČT má dalšího zástupce v EBU

ČT má dalšího zástupce v EBU

Vitalia.cz: Znáte „černý detox“? Ani to nezkoušejte

Znáte „černý detox“? Ani to nezkoušejte

Vitalia.cz: Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

Měšec.cz: Golfové pojištění: kde si jej můžete sjednat?

Golfové pojištění: kde si jej můžete sjednat?

Podnikatel.cz: Udávání kvůli EET začalo

Udávání kvůli EET začalo

Měšec.cz: Finančním poradcům hrozí vracení provizí

Finančním poradcům hrozí vracení provizí