Hlavní navigace

Firemní dokumenty lze řídit podle vašich představ

19. 10. 2015

Základem fungování snad každé firmy jsou faktury, smlouvy, objednávky a jiné dokumenty. Během roku jich stovky a tisíce přicházejí a odcházejí.

Procházejí rukami desítek zaměstnanců, kteří je zpracovávají, přepisují, evidují, předávají či archivují. Tento proces je však časově velice náročný a může při něm navíc docházet k mnoha chybám, zdržením či nepřesnostem. Řešením a preventivním opatřením před vznikem nepříjemných nákladů způsobených špatným zpracováním dokumentů, může být systém pro řízení oběhu elektronických dokumentů.

Základem pro efektivní řízení dokumentů je přitom důkladné zmapování firemních procesů. Právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně. Analýza dokumentových procesů dokáže odhalit potenciální chyby v dřívějším nastavení a posouží rovněž jako základ pro implementaci řešení.

Náročnost oběhu dokumentů roste s velikostí firmy. Nejsložitější je pak u velkých koncernů, které se skládají z centrální společnosti, různých poboček či dceřiných firem. V těchto případech je více než kdy jindy třeba dbát na rychlost řízených dokumentů, které cestují napříč společnostmi, a možnost sledovat celý schvalovací proces.

Konkrétní řešení

Jedním z možných způsobů zavedení systému pro oběh dokumentů v praxi je řešení vystavěné na platformě Microsoft SharePoint, která zajistí evidenci a zpracování dokumentů, a softwaru K2 Blackpearl, jež umožňuje samotné řízení procesů.

Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, včetně systémů pro řízení oběhu dokumentů, dokázala takto postaveným řešením u konkrétního zákazníka zefektivnit procesy došlých a vydaných faktur, příchozí a odchozí pošty, smluv a interních objednávek. Předmětem nově nastavených procesů bylo nejčastěji řízení schvalování a zpracování dokumentů, automatický zápis údajů do ERP systémů, evidence dokumentů či sledování veškerých provedených změn.

Změna procesů

Původní proces přijetí dokumentu, například faktury, často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Základní funkce

Základem kvalitního systému řízeného oběhu dokumentů je funkce pro vytěžení informací, tedy elektronické zpracování předem definovaných údajů, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je IČO dodavatele, částka, datum splatnosti, název dokumentu atd., vede k celkovému automatizovanému rozpoznání a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.

Podnikatel.cz: Byla finanční manažerka, teď cvičí jógu

Byla finanční manažerka, teď cvičí jógu

Vitalia.cz: Inspekce našla nelegální sklad v SAPĚ. Zase

Inspekce našla nelegální sklad v SAPĚ. Zase

DigiZone.cz: Pure má tři nové přijímače DAB

Pure má tři nové přijímače DAB

Vitalia.cz: Opuncie je plod kaktusu. Pozor na trny

Opuncie je plod kaktusu. Pozor na trny

120na80.cz: Zázrak ze smetiště: co léčí lopuch?

Zázrak ze smetiště: co léčí lopuch?

Lupa.cz: Hackeři mají data z půlmiliardy účtů Yahoo

Hackeři mají data z půlmiliardy účtů Yahoo

DigiZone.cz: Digi2GO: výborný základ, ale...

Digi2GO: výborný základ, ale...

Vitalia.cz: Tohle jsou nejlepší česká piva podle odborníků

Tohle jsou nejlepší česká piva podle odborníků

Lupa.cz: Další Češi si nechali vložit do těla čip

Další Češi si nechali vložit do těla čip

Podnikatel.cz: Znáte už 5 novinek k #EET

Znáte už 5 novinek k #EET

DigiZone.cz: O2 TV doplnilo kanály HBO v HD

O2 TV doplnilo kanály HBO v HD

Vitalia.cz: Tahák, jak vyzrát nad zápachem z úst

Tahák, jak vyzrát nad zápachem z úst

DigiZone.cz: ČT začne vysílat z Hradce Králové

ČT začne vysílat z Hradce Králové

Vitalia.cz: dTest odhalil ten nejlepší kečup

dTest odhalil ten nejlepší kečup

Root.cz: Bezpečný router Omnia právě dorazil

Bezpečný router Omnia právě dorazil

Podnikatel.cz: Babišovy firmy a registr smluv. Co odhalil?

Babišovy firmy a registr smluv. Co odhalil?

Podnikatel.cz: Poslanci chtějí sebrat majetek Bakalovi

Poslanci chtějí sebrat majetek Bakalovi

Lupa.cz: Jak se prodává firma za miliardu?

Jak se prodává firma za miliardu?

DigiZone.cz: Mordparta: trochu podchlazený 87. revír

Mordparta: trochu podchlazený 87. revír

DigiZone.cz: Banaxi: videa kdekoli na světě

Banaxi: videa kdekoli na světě