Hlavní navigace

Jak se vypořádat se záplavou přijaté pošty? Ježíšek už ví.

Ztrácíte přehled o přijaté poště? Nevíte, jestli byly všechny faktury v posledním měsíci řádně vyřízeny? Zabírá vám zpracování korespondence neúměrný počet hodin?

Stejný problém řešil i Ježíšek v nebi, kde zpracování každoročního přívalu došlých vánočních přání dělal problém už i andělským asistentům. Po zavedení systému pro správu došlé pošty je korespondence již automaticky tříděna a v elektronické podobě sama létá po nebi odpovědným osobám k vyřízení. Systém zároveň hlídá termíny splnění přání a umožňuje například i propojení a sdílení obsažených dat s účetními systémy, ERP, knihou hříchů a dalšími firemními databázemi.

Při běžném způsobu ručního třídění došlé pošty a předávání odpovědným osobám může dojít ke ztrátě dokumentů, zpoždění jejich vyřízení či k chybnému založení. To může v konečném důsledku vyústit ke vzniku sankcí z prodlení, zhoršení vztahů s partnery či dokonce ke zkažení Vánoc pro děti, jejichž přání nebude vyslyšeno. Řešení v podobě systému pro správu došlé pošty a zavedení následných automatických procesů se v nebi osvědčilo, a Ježíšek proto přistoupil k jeho rozšíření i do dceřiné společnosti Severní pól, zajišťující distribuci v anglicky mluvících zemích.

Výhody systému pro správu došlé pošty:

  • Možnost sledování dokumentů souvisejících s konkrétní zakázkou
  • Zvýšení efektivity zpracování
  • Řízená distribuce korespondence na příslušná místa
  • Automatické zařazování do spisů
  • Zjednodušené vyhledávání
  • Zvýšení bezpečnosti dokumentů
  • Zajištění evidence již na vstupu
  • Zrychlení procesu vyřízení korespondence
  • Snížení nákladů na zpracování dokumentů

Různé formy korespondence by neměly být problém

Moderní systémy pro správu došlé pošty dovedou zpracovat veškeré formy příchozí korespondence, uložit ji v elektronické podobě na centrálním úložišti a automaticky rozdělit příchozí dokumenty do příslušných složek. Co tím získáte? Evidence pošty v digitální podobě hned při převzetí vám umožní poslat příslušným zaměstnancům namísto papírového originálu dokument elektronický. Tím se zjednodušuje celý proces vyřízení pošty, zvyšuje rychlost a přesnost práce i bezpečnost dokumentů.

Zavedení systému pro správu pošty umožní rovněž provádět efektivní audity pracovních procesů či usnadní zpětné vyhledávání přijaté korespondence. To lze provést pomocí předem zvolených atributů, jako je jméno odesílatele, datum, předmět nebo i vyhledáváním libovolných slov (tzv. fulltextově). V neposlední řadě dochází rovněž k zpřehlednění veškeré navazující administrativní agendy v celé společnosti, jako je evidence smluv, zpracování faktur, řízení objednávek a podobně. 

Jak to funguje?

Základním a nejdůležitějším krokem pro fungování systému pro správu přijaté pošty je její naskenování a označení čárovým kódem, případně spisovou značkou. Čárové kódy by vám měl být schopen dodat vybraný poskytovatel softwarového řešení. Vy je jen jednoduše nalepíte na dokument, ten naskenujete a v rámci systému se pak k dokumentu, respektive ke kódu, připojí všechny charakterizující informace, jako například o jaký typ dokumentu jde. To zajistí, že došlá korespondence bude bezpečně uložena na jednom místě a ve správném spisu – faktury u faktur, smlouvy u smluv a podobně. Ve firmě pak koluje pouze digitální kopie označená kódem, díky kterému ale můžete jednoduše zjistit, kde se nachází papírový originál. Efekt kódů se projevuje i v opačném směru. Pomocí čtečky čárového kódu můžete z fyzického dokumentu zjistit, v jaké fázi zpracování či u koho se daná korespondence zrovna nachází. V neposlední řadě pomáhají kódy při skenování velkého množství dokumentů za sebou. Jejich přítomnost v tomto případě slouží systému k automatické separaci a správnému umístění digitalizovaných verzí. Využití čárových kódů tak mnoha firmám ušetří ročně stovky hodin práce.

Vybírejte důkladně

Při výběru systému pro řízení pošty byste měli volit profesionálního dodavatele, který nabízí řešení s co nejširším záběrem. V úvahu je třeba například vzít schopnost pracovat s různými druhy korespondence. Každý dokument totiž vyžaduje odlišný způsob zpracování. Flexibilní řešení by vám ve spojení s digitalizovanými dokumenty mělo umožnit individuální nastavení příslušných pracovních postupů pro vyřízení různých druhů zásilek. V závislosti na typu zpracovávaného dokumentu byste měli mít rovněž možnost upravovat přístupová oprávnění či přidělovat povinnosti jednotlivým zodpovědným osobám v procesu. Systém by vás zároveň měl automaticky upozorňovat například na termíny obsažené v poště, aby z vaší strany nikdy nedošlo k jakémukoli zdržení.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Nezapomeňte na datové schránky

Například Konica Minolta nabízí řešení vhodné i pro zpracování dokumentů přijatých do datové schránky. Nejčastější problém s tímto typem korespondence bývá její vymazání ze schránky 90 dnů po obdržení. Pokud i vy řešíte toto úskalí neustálým tiskem pošty nebo jejím přeposílání jinam, moderní systémy vám nabídnou elegantnější řešení. Automaticky se totiž napojí na ISDS a pravidelně stahují všechny nové zprávy včetně příloh na firemní úložiště. Zde je tato korespondence následně standardně identifikována a roztříděna. Vše se zároveň eviduje v elektronické knize došlé pošty.

Raději začněte analýzou

Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli systému pro řízení pošty a dokumentových procesů je vždy analýza aktuálního stavu. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Ideální řešení by mělo

  • Dokázat zpracovat papírovou i elektronickou poštu všech druhů
  • Řídit proces došlé i odchozí korespondence
  • Spravovat poštu v rámci systému ISDS
  • Umět pracovat s korespondenci došlou na oficiální e-mail podatelna@firma.cz, ale i na libovolný e-mail pracovníka společnosti
Měšec.cz: Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Root.cz: Firefox hodí za rok přes palubu stará rozšíření

Firefox hodí za rok přes palubu stará rozšíření

Vitalia.cz: Potvrzeno: Pobyt v lese je skvělý na imunitu

Potvrzeno: Pobyt v lese je skvělý na imunitu

DigiZone.cz: Zdeněk Gerlický: nový ředitel nangu.tv

Zdeněk Gerlický: nový ředitel nangu.tv

Vitalia.cz: Mondelez stahuje rizikovou čokoládu Milka

Mondelez stahuje rizikovou čokoládu Milka

Měšec.cz: Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Root.cz: Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Podnikatel.cz: Chtějte údaje k dani z nemovitostí do mailu

Chtějte údaje k dani z nemovitostí do mailu

Vitalia.cz: Analýza letáků: Na co lákají do prodejen?

Analýza letáků: Na co lákají do prodejen?

Měšec.cz: Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Podnikatel.cz: Alza.cz má StreetShop. Mall.cz více výdejních míst

Alza.cz má StreetShop. Mall.cz více výdejních míst

Root.cz: Kamery Sony se dají ovládnout na dálku

Kamery Sony se dají ovládnout na dálku

Root.cz: Mirai má nový cíl 5 milionů routerů

Mirai má nový cíl 5 milionů routerů

Vitalia.cz: Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

Měšec.cz: Kdy vám stát dá na stěhování 50 000 Kč?

Kdy vám stát dá na stěhování 50 000 Kč?

Podnikatel.cz: Chaos u EET pokračuje. Jsou tu další návrhy

Chaos u EET pokračuje. Jsou tu další návrhy

Root.cz: 250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Lupa.cz: Teletext je „internetem hipsterů“

Teletext je „internetem hipsterů“

Měšec.cz: Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)

Vklad na cizí účet je draze zpoplatněn (přehled)