Hlavní navigace

Řízenými procesy k efektivnějšímu podnikání

Snad každý podnik trápí časově náročná administrativní agenda. Ta většinou stále spočívá v ručním přepisování dokumentů, jejich tisku a přenášení mezi pracovníky a zakládání do šanonů.

Tímto způsobem však mnohdy dochází k chybnému zpracování, nežádoucím časovým prodlevám nebo dokonce ke ztrátě dokumentu. Ideálním řešením administrativní agendy jsou automaticky řízené procesy, které těmto problémům předcházejí.

Nejste na to sami
Ať už se chystáte dokumentové procesy teprve zavést nebo je již využíváte, ale nejste s jejich přínosy zcela spokojeni, je vždy vhodným krokem provést jejich analýzu. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Na českém trhu nabízí analýzu dokumentových procesů například Konica Minolta, která služby řízených dokumentů poskytuje svým zákazníkům již řadu let.
Právě správným nastavením těchto procesů můžete nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílíte významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Co je to proces?
Procesem může být i prosté každodenní přijetí faktury. V praxi to často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem. 

Na co se zaměřit?

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.

Více se o dokumentových řešeních Konica Minolta dozvíte zde.