Hlavní navigace

Rychlá, účinná, úsporná – i taková může být firemní komunikace

Kouzlo tkví v nastavení řízených firemních procesů. Ty mohou zefektivnit jak vnější aktivity firmy, tak pomoci i ke zlepšení interní komunikace, zrychlení práce a snížení nákladů.

Jak konkrétně dosáhnout finančních úspor?
Co si představit pod správným nastavením firemních procesů?
A v jaké komunikaci nám mohou řízené procesy v praxi usnadnit fungování firmy?

Jedním z mnoha příkladů může být systém pro zadávání požadavků. Kolikrát se vám již stalo, že jste při práci potřebovali například nahlásit problém, požádat o opravu nebo se třeba jen na něco zeptat? Kolik mi ještě zbývá dovolené? Kdo mi dodá novou sešívačku? Může mi někdo vyměnit žárovku v kanceláři? Proč se mi zpomalil počítač? S podobnými dotazy a požadavky často hledáme příslušnou osobu, oddělení či dokonce externí firmu, píšeme a voláme jim, prosíme o pomoc, a pak jen často tápeme, zda a kdy bude náš požadavek vyřešen. Právě v těchto případech mohou pomoci systémy pro řízení procesů, konkrétně pro zadávání požadavků.

Jak to může vypadat?
Základem efektivního řešení by měl být jednotný postup pro zadávání požadavků. Ideální systém pak pokrývá celý proces zpracování požadavků, od vytvoření až po ukončení. Měl by rovněž umožňovat jednoduché zadání žádosti, kontrolu průběhu vyřízení i zpětnou vazbu zadavatele. Díky tomu pak můžeme jednoduše zjistit, zda se naším požadavkem již někdo zabývá a kdy bude vyřešen. Výhodu také představuje přístup do systému přes standardní webový prohlížeč a z mobilních telefonů. Tím je zajištěna dostupnost informací například i z domova.

Nezapomeňte na budoucnost
Jedním z možných způsobů zavedení systému pro zadávání požadavků v praxi je řešení vystavěné na platformě Microsoft SharePoint, která slouží jako úložiště dokumentů, a softwaru K2 Blackpearl, jež umožňuje samotné řízení procesů.
Například Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, dokázala tímto způsobem nejen nahradit předchozí způsob zadávání požadavků, ale také výrazně rozšířit procesní možnosti a tím umožnit další rozvoj a optimalizaci. Při výběru podobných systémů totiž musíme myslet jednak na naše aktuální potřeby, jednak na situace, se kterými se můžeme setkat i v budoucnosti. Možnost rozšíření procesních systémů do dalších organizačních agend by proto měla být naším základním požadavkem.

Více se o dokumentových řešení Konica Minolta dozvíte zde.

Kdo by to byl řekl
Systémy automaticky řízených procesů v sobě často skrývají netušený potenciál. Zejména ve spojení s digitalizací interních či externích dokumentů mohou tyto procesy významně zjednodušit celou firemní administrativu a komunikaci. Před samotným zavedením je přitom vhodné nechat profesionálního dodavatele provést analýzu dokumentových procesů. Ta může jednak odhalit nedostatky či zbytečnosti v aktuálním nastavení, jednak pomoci s architekturou budoucí efektivní podoby. Správným nastavením dokumentových procesů lze přitom dosáhnout úspor v řádu až stovek tisíc korun ročně.

DigiZone.cz: Zdeněk Gerlický: nový ředitel nangu.tv

Zdeněk Gerlický: nový ředitel nangu.tv

Root.cz: Firefox hodí za rok přes palubu stará rozšíření

Firefox hodí za rok přes palubu stará rozšíření

Podnikatel.cz: Zařízení pro EET zbytečně, vrátí vám peníze

Zařízení pro EET zbytečně, vrátí vám peníze

Vitalia.cz: Potvrzeno: Pobyt v lese je skvělý na imunitu

Potvrzeno: Pobyt v lese je skvělý na imunitu

Měšec.cz: Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Vitalia.cz: Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

Spor o mortadelu: podle Lidlu falšovaná nebyla

120na80.cz: Stoná vaše dítě často? Upravte mu jídelníček

Stoná vaše dítě často? Upravte mu jídelníček

Podnikatel.cz: Udávání kvůli EET začalo

Udávání kvůli EET začalo

120na80.cz: Co všechno ovlivňuje ženskou plodnost?

Co všechno ovlivňuje ženskou plodnost?

Vitalia.cz: Mondelez stahuje rizikovou čokoládu Milka

Mondelez stahuje rizikovou čokoládu Milka

Root.cz: Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Telegram spustil anonymní blog Telegraph

120na80.cz: Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Podnikatel.cz: Daňové úlevy s EET nestačí. Budou zdražovat

Daňové úlevy s EET nestačí. Budou zdražovat

Podnikatel.cz: Chtějte údaje k dani z nemovitostí do mailu

Chtějte údaje k dani z nemovitostí do mailu

120na80.cz: Pánové, pečujte o svoje přirození a prostatu

Pánové, pečujte o svoje přirození a prostatu

Root.cz: Kamery Sony se dají ovládnout na dálku

Kamery Sony se dají ovládnout na dálku

Vitalia.cz: Analýza letáků: Na co lákají do prodejen?

Analýza letáků: Na co lákají do prodejen?

Vitalia.cz: Nejlepší obranou při nachlazení je útok

Nejlepší obranou při nachlazení je útok

Měšec.cz: Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Lupa.cz: Teletext je „internetem hipsterů“

Teletext je „internetem hipsterů“