Hlavní navigace

Rychlá, účinná, úsporná – i taková může být firemní komunikace

24. 8. 2015

Kouzlo tkví v nastavení řízených firemních procesů. Ty mohou zefektivnit jak vnější aktivity firmy, tak pomoci i ke zlepšení interní komunikace, zrychlení práce a snížení nákladů.

Jak konkrétně dosáhnout finančních úspor?
Co si představit pod správným nastavením firemních procesů?
A v jaké komunikaci nám mohou řízené procesy v praxi usnadnit fungování firmy?

Jedním z mnoha příkladů může být systém pro zadávání požadavků. Kolikrát se vám již stalo, že jste při práci potřebovali například nahlásit problém, požádat o opravu nebo se třeba jen na něco zeptat? Kolik mi ještě zbývá dovolené? Kdo mi dodá novou sešívačku? Může mi někdo vyměnit žárovku v kanceláři? Proč se mi zpomalil počítač? S podobnými dotazy a požadavky často hledáme příslušnou osobu, oddělení či dokonce externí firmu, píšeme a voláme jim, prosíme o pomoc, a pak jen často tápeme, zda a kdy bude náš požadavek vyřešen. Právě v těchto případech mohou pomoci systémy pro řízení procesů, konkrétně pro zadávání požadavků.

Jak to může vypadat?
Základem efektivního řešení by měl být jednotný postup pro zadávání požadavků. Ideální systém pak pokrývá celý proces zpracování požadavků, od vytvoření až po ukončení. Měl by rovněž umožňovat jednoduché zadání žádosti, kontrolu průběhu vyřízení i zpětnou vazbu zadavatele. Díky tomu pak můžeme jednoduše zjistit, zda se naším požadavkem již někdo zabývá a kdy bude vyřešen. Výhodu také představuje přístup do systému přes standardní webový prohlížeč a z mobilních telefonů. Tím je zajištěna dostupnost informací například i z domova.

Nezapomeňte na budoucnost
Jedním z možných způsobů zavedení systému pro zadávání požadavků v praxi je řešení vystavěné na platformě Microsoft SharePoint, která slouží jako úložiště dokumentů, a softwaru K2 Blackpearl, jež umožňuje samotné řízení procesů.
Například Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, dokázala tímto způsobem nejen nahradit předchozí způsob zadávání požadavků, ale také výrazně rozšířit procesní možnosti a tím umožnit další rozvoj a optimalizaci. Při výběru podobných systémů totiž musíme myslet jednak na naše aktuální potřeby, jednak na situace, se kterými se můžeme setkat i v budoucnosti. Možnost rozšíření procesních systémů do dalších organizačních agend by proto měla být naším základním požadavkem.

Více se o dokumentových řešení Konica Minolta dozvíte zde.

Kdo by to byl řekl
Systémy automaticky řízených procesů v sobě často skrývají netušený potenciál. Zejména ve spojení s digitalizací interních či externích dokumentů mohou tyto procesy významně zjednodušit celou firemní administrativu a komunikaci. Před samotným zavedením je přitom vhodné nechat profesionálního dodavatele provést analýzu dokumentových procesů. Ta může jednak odhalit nedostatky či zbytečnosti v aktuálním nastavení, jednak pomoci s architekturou budoucí efektivní podoby. Správným nastavením dokumentových procesů lze přitom dosáhnout úspor v řádu až stovek tisíc korun ročně.

Root.cz: Prvních 700 routerů Omnia je hotových

Prvních 700 routerů Omnia je hotových

Podnikatel.cz: ČOI zamířila na e-shopy. Zaplatí 1,5 milionu

ČOI zamířila na e-shopy. Zaplatí 1,5 milionu

Lupa.cz: Blíží se konec Wi-Fi sítí bez hesla?

Blíží se konec Wi-Fi sítí bez hesla?

Vitalia.cz: Když bílkoviny, tak jíme ty nekvalitní

Když bílkoviny, tak jíme ty nekvalitní

Lupa.cz: Patička e-mailu závazná jako vlastnoruční podpis?

Patička e-mailu závazná jako vlastnoruční podpis?

DigiZone.cz: Nova opět stahuje „milionáře“

Nova opět stahuje „milionáře“

Vitalia.cz: Tesco nabízí desítky tun jídla zdarma

Tesco nabízí desítky tun jídla zdarma

Měšec.cz: TEST: Vyzkoušeli jsme pražské taxikáře

TEST: Vyzkoušeli jsme pražské taxikáře

Podnikatel.cz: Takhle se prodávají mražené potraviny

Takhle se prodávají mražené potraviny

120na80.cz: Běžci, co jíst poslední dny před závodem?

Běžci, co jíst poslední dny před závodem?

DigiZone.cz: LG OLED65E6: první pohled

LG OLED65E6: první pohled

Vitalia.cz: Muž, který miluje příliš. Ženám neimponuje

Muž, který miluje příliš. Ženám neimponuje

DigiZone.cz: Pure má tři nové přijímače DAB

Pure má tři nové přijímače DAB

Podnikatel.cz: „Lex Babiš“ Babišovi paradoxně pomůže

„Lex Babiš“ Babišovi paradoxně pomůže

DigiZone.cz: Nejnovější špičkové TV ve videu

Nejnovější špičkové TV ve videu

Podnikatel.cz: Babišovy firmy a registr smluv. Co odhalil?

Babišovy firmy a registr smluv. Co odhalil?

120na80.cz: Zázrak ze smetiště: co léčí lopuch?

Zázrak ze smetiště: co léčí lopuch?

DigiZone.cz: Samsung EVO-S: novinka pro Skylink

Samsung EVO-S: novinka pro Skylink

Lupa.cz: Jak levné procesory změnily svět?

Jak levné procesory změnily svět?

Podnikatel.cz: Babišovi se nedá věřit, stěžovali si hospodští

Babišovi se nedá věřit, stěžovali si hospodští