Hlavní navigace

HP: Správa dokumentů se stává celopodnikovou záležitostí a s tím souvisí také kontrola nákladů

[Tisková zpráva] Praha, 29. dubna 2009 – Správa dokumentů je dnes jedním z klíčových faktorů výkonnosti podniku. Organizace věnují zvýšenou pozornost svým základním procesům a bedlivě sledují svůj „P/E“ poměr (Print/Electronic – poměr mezi elektronickými a tištěnými dokumenty).

Současně bude při zavádění systémů pro správu dokumentů v příštích 12 až 18 měsících kladen důraz na úsporu nákladů, což bude základní měřítko jejich účinnosti – soudí Axel Luedemann, Enterprise Solutions Consultant, HP Imaging and Printing Group, EMEA.

Zavádění systémů pro správu dokumentů na podnikové úrovni bylo až dosud motivováno celou řadou faktorů, jako jsou provozní efektivita, zajištění shody s celopodnikovými zásadami a procesy, zajištění bezpečnosti či dopad na životní prostředí.

„Tyto problémy zůstávají nadále aktuální, nicméně v ohnisku zájmu všech organizací je dnes úspora nákladů a ochrana příjmových toků. Současné technologie pro správu dokumentů řeší oba tyto problémy přímočaře,“ vysvětluje Luedemann.

Podle studie AIM 2008 obchodní asociace dodavatelů řešení pro správu dokumentů zaměřené na aktuální stav odvětví uvedlo 32 % dotázaných firem jako hlavní důvod zavedení systému pro správu dokumentů „zvyšování efektivity“. Druhým nejvýznamnějším faktorem (28 %) bylo „urychlení procesů a zvýšení pohotovosti“. Faktory jako „lepší služby zákazníkům“, „shoda s legislativou“ či „úspora nákladů“ uvedlo méně než 7 % dotázaných firem.

„V roce 2009 budeme tedy svědky významné změny, protože hlavním důvodem pro zavedení či rozšíření systému pro správu dokumentů se stane úspora nákladů,“ předpovídá Luedemann.

Nový pohled na poměr „P/E“
Podle Luedemanna jsou systémy pro správu dokumentů tak významné proto, že se většina podniků stále nedokáže obejít bez procesů založených na tištěných textech.

„Pro většinu takových organizací je problémem především samotný papír, který je jako médium pro uchovávání informací relativně drahý, málo bezpečný a navíc nepřiměřeně zatěžující životní prostředí. Podle analytické agentury Gartner je průměrný dokument devětkrát až jedenáctkrát kopírován (ať už fyzicky nebo elektronicky), což představuje náklady na jeden dokument přibližně 18 dolarů. Dalších 20 dolarů strojí archivace dokumentu. A vyhledávání špatně založeného dokumentu může stát až 120 dolarů. A s mnohem většími náklady je spojeno skladování dokumentů (šanony, kartotéky a prostor) a jejich distribuce,“ uvádí Luedemann.

Avšak koncoví uživatelé – ať už zaměstnanci nebo zákazníci – jsou na tištěné dokumenty zvyklí a používají je k analýzám, revizím a rozhodování. Podle analytické společnosti Quocirca digitální komunikace ve skutečnosti objemy tisku zvýšila. Výzkumný ústav Lyra pak popisuje celosvětový nárůst inkoustového a laserového tisku v letech 2000 až 2007 jako „nevídaný“.

„Papír zůstává v podnikových pracovních tocích nenahraditelným elementem. Potenciál úspor v této oblasti je však natolik zjevný, že by se firmy měly opravdu důkladně zaměřit na optimalizaci svého „P/E“ poměru, tj. poměru mezi elektronickými a tištěnými dokumenty. A to bude hlavním faktorem pro zavádění či rozšiřování systémů na správu dokumentů na podnikové úrovni v příštích 12 až 18 měsících,“ dodává Luedemann.

Strategie správy dokumentů mají také nezanedbatelný přínos pro životní prostředí – a s tím spojené nákladové výhody – které přímo nesouvisejí s používáním papíru. Zákazníci, akcionáři i vládní instituce nutí podniky zabývat se stále více otázkou dopadu vlastní činnosti na životní prostředí, tj. na hospodaření s vodou, energiemi a dalšími zdroji. Strategie správy dokumentů využívají v maximální míře digitálních workflow, čímž snižují množství chemického odpadu, spotřebu i znečištění vody a spotřebu energie. A to vše má pozitivní vliv nejen na životní prostředí, ale také na základní podnikové procesy.

HP IPG je předním světovým dodavatelem hardwarových a softwarových řešení pro správu dokumentů, s jejichž využitím mohou podniky lépe spravovat a optimalizovat své pracovní toky dokumentů.

HP
HP, největší technologická společnost světa, zjednodušuje používání technologií jednotlivcům i firmám prostřednictvím portfolia tiskových řešení, osobní výpočetní techniky, softwaru, služeb a IT infrastruktury. Další informace o společnosti HP (NYSE: HPQ) jsou k dispozici na webu www.hp.com.