Hlavní navigace

Xerox radí, jak se vypořádat se záplavou informací

22. 1. 2009

[Tisková zpráva] Odborníci společnosti Xerox poskytují jednoduchý návod, jak šetřit čas a vypořádat se se záplavou informací.

Praha, 21. ledna 2009 – Mohu vypnout mobilní telefon? Ignorovat vzkazy? Vyhodit kapesní počítač z okna? Rok 2009 začal na plné obrátky. Kde ale hledat odpověď na otázku, jak zvládat zahlcení informacemi? Již více než 30 let se zabývají vědci společnosti Xerox tím, jak zaměstnanci komunikují, organizují si svůj čas a jak pracují. Byli také mezi prvními, kdo se zabýval etnografií, která sleduje chování a zvyky lidí během dne, tzn. i v pracovní době.

Z jejich studie Future of Work vzešlo devět rad, jak šetřit čas a zvládnout zahlcení informacemi.

  1. Nadechněte se. Možná to zní jednoduše, ale dost lidí si na to nenajde čas. Naplánujte si přestávky ve své každodenní práci. Zvýšíte tím produktivitu – stačí si na chvíli odskočit od svého stolu. Krátký spánek pak pomáhá zregenerovat se a zvýšit produktivitu.
  2. Zjednodušte svůj rozvrh. Zkuste naplánovat všechny své schůzky na vybrané dny a mít tak více času ve dnech bez schůzek, kdy zpracujete obdržené informace. Je mnohem lehčí koncentrovat se, když nemáte za 20 minut další schůzku.
  3. Zálohujte. Nemít žádné informace je horší, než jich mít příliš mnoho. Ujistěte se, že pravidelně zálohujete svá data.
  4. Ukliďte si pracovní plochy (obě). Zakládejte nebo vyhazujte papíry co nejdříve po jejich obdržení. Důležité dokumenty si raději naskenujte a uložte, než abyste je zařazovali do složek. Snížíte tím množství dokumentů na stole. Ve svém počítači uvažujte o sloučení jednotlivých složek a využívání vyhledávacích nástrojů pro nalezení konkrétních informací.
  5. Pracujte s informací jen jednou. Často ztrácíme čas tím, že stejnou informaci zpracováváme opakovaně. Reagujte proto co nejdříve, uložte informace na příslušné místo nebo je vymažte či zlikvidujte po prvním shlédnutí.
  6. Zapomeňte na informace zdarma. Vyplatí se to (s ohledem na nevyžádané e-maily a nabídky). Upřednostňujte kvalitu nad kvantitou. Spravujte své účty online a používejte filtry proti nevyžádaným voláním a e-mailům.
  7. Používejte své nástroje. Naučte se používat svůj telefon, abyste dostali správnou informaci ve správný okamžik. Nemusíte například ztrácet čas tiskem map, když k nim máte přístup ze svého telefonu. Telefony s GPS mají tu výhodu, že vám poskytnou správnou informaci s ohledem na vaši aktuální polohu.
  8. Využijte RSS. Zaregistrujte se a používejte agregátor, který vám pomůže vidět všechny informace na jediném místě.
  9. Zvládejte mobilní šílenství. Používejte mobilní zařízení s podporou e-mailů, abyste i v čase stráveném mimo kancelář zůstali produktivní. Sledování e-mailů během dne vám pomůže lépe naplánovat si práci a vyřídit menší projekty, jakmile se objeví. Je to lepší, než vše odkládat a pak bojovat s velkým množstvím e-mailů.

„Vypořádat se s informačním zahlcením je pro většinu globálních společností důležité dnes, zítra a bude i za pět let,“ řekla Jenny Perotti, etnografka divize Xerox Innovation Group. „Naše zjištění pomohou lidem po celém světě lépe využívat dostupné nástroje a plánovat strategie a techniky, které umožní efektivní spolupráci a správu informací v budoucnosti.“

Zjištění etnografického týmu využívají zákazníci společnosti Xerox, protože jim pomáhají pochopit jejich budoucí zaměstnance. Zjištění ovlivňují také návrhy výrobků a služeb společnosti tak, aby zvýšily efektivitu práce budoucích zaměstnanců.

Po nastartování epochy „sdílení“ před 70 lety uvedením první kopírky na trh, pomáhá nyní Xerox zákazníkům orientovat se v záplavě informací. Společnost drží krok s inovacemi, které umožňují odstraňovat bariéry mezi papírovým a digitálním obsahem a obnovují význam informací. Více o informačním zahlcení naleznete na http://www.in­fooverload.com.

XEROX CZECH REPUBLIC prodává na našem trhu publikační tiskové systémy, černobílé a plnobarevné multifunkční kopírovací stroje s faxy a tiskárnami, velkoformátové stroje a tiskárny, stejně jako software pro document management. Ke všem strojům dodává Xerox i spotřební materiál a poskytuje kompletní servis a údržbu. Do nabídky firmy rovněž patří celá škála služeb v oblasti tvorby, zpracování, archivace a řízení toku dokumentů s cílem eliminace investičních nákladů a úspory personálních a provozních nákladů zákazníka a zefektivnění jeho obchodních procesů. Těmto službám se věnuje samostatná divize XGS (Xerox Global Services).

Měšec.cz: Kdy vám stát dá na stěhování 50 000 Kč?

Kdy vám stát dá na stěhování 50 000 Kč?

DigiZone.cz: Česká televize mění schéma ČT :D

Česká televize mění schéma ČT :D

Měšec.cz: Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Vitalia.cz: Analýza letáků: Na co lákají do prodejen?

Analýza letáků: Na co lákají do prodejen?

Podnikatel.cz: EET zvládneme, budou horší zákony

EET zvládneme, budou horší zákony

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

Podnikatel.cz: K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

Podnikatel.cz: Prodává přes internet. Kdy platí zdravotko?

Prodává přes internet. Kdy platí zdravotko?

Měšec.cz: Platby do zahraničí: pozor na tučné poplatky

Platby do zahraničí: pozor na tučné poplatky

Vitalia.cz: Pravda o přibírání na zimu

Pravda o přibírání na zimu

Vitalia.cz: Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

Podnikatel.cz: Přivýdělek u Airbnb nebo Uberu? Čekejte kontrolu

Přivýdělek u Airbnb nebo Uberu? Čekejte kontrolu

Podnikatel.cz: Víme první výsledky doby odezvy #EET

Víme první výsledky doby odezvy #EET

120na80.cz: 5 poporodních problémů a jejich řešení

5 poporodních problémů a jejich řešení

DigiZone.cz: Digi CZ výrazně zlevnila balíček HBO

Digi CZ výrazně zlevnila balíček HBO

Lupa.cz: Google měl výpadek, nejel Gmail ani YouTube

Google měl výpadek, nejel Gmail ani YouTube

Měšec.cz: U levneELEKTRO.cz už reklamaci nevyřídíte

U levneELEKTRO.cz už reklamaci nevyřídíte

DigiZone.cz: Milan Kruml: procházka TV historií

Milan Kruml: procházka TV historií

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět