Hlavní navigace

Česká pošta spouští Bezpečné úložiště, online sklad souborů míří na firmy a radnice

David Slížek

Ukládání dokumentů do počítače nebo na USB disk nestačí. Česká pošta chce, aby obce a firmy začaly listiny archivovat elektronicky v její nové službě.

Na první pohled (a podle svého názvu) vypadá Bezpečné úložiště, které Česká pošta spouští do ostrého provozu od pondělí 3. července, jako cloudové úložiště souborů, například Dropbox, Google Drive nebo One Drive. Umožňuje nahrávání dokumentů v jakémkoli formátu, jejich uložení, vytváření adresářů a případně sdílení souborů s jinými uživateli. 

Je tu ale řada podstatných rozdílů: služba České pošty na rozdíl od těch výše zmíněných nesynchronizuje automaticky soubory napříč zařízeními, neumožňuje uložené dokumenty editovat, neukládá jejich různé verze a nemá ani další pokročilé funkce. 

Na druhou stranu má Bezpečné úložiště jednu podstatnou funkci navíc: umožňuje soubory opatřovat tzv. archivním časovým razítkem. Pošta totiž novinku cílí hlavně na obecní úřady (zejména ty menší) nebo firmy – a právě ty by mohly mít o archivování úředních či firemních dokumentů s časovými razítky zájem.

Archivní časové razítko je zjednodušeně krátká datová zpráva, vydaná a zabezpečená certifikátem vydavatele (v tomto případě PostSignum České pošty), která ověřuje, že dokument v době orazítkování existoval a že se od té doby nezměnil – obsahuje totiž otisk (hash) dotyčného dokumentu a je možné ověřit jeho platnost. Ukládá se přímo do dokumentů, nebo jako speciální soubor vedle nich (to je i případ Bezpečného úložiště, které umožňuje jednotlivá razítka stáhnout do počítače, aby uživatel například mohl a ověřit jejich validitu). Jednu aplikaci pro ověření nabízí pošta na svém webu. 

Rozhraní služby je jednoduché. Na úvodní stránce ukazuje, kolik má uživatel k dispozici volného prostoru, kolikrát může soubory nasdílet či orazítkovat, kolik orazítkovaných souborů má uloženo a u kolika z nich se blíží vypršení platnosti razítka. Vstupem do adresářové struktury úložiště se dostane na stránku s uloženými soubory. Může tady vytvářet složky a soubory mezi nimi různě přesouvat. Když konkrétní soubor (nebo více souborů) označí, může je stáhnout do počítače, nasdílet je s dalšími uživateli (tato funkce se jmenuje „Zpřístupnit soubory“ a je placená od kusu), přidat archivní razítko (i tady se za jednotlivá razítka platí) nebo zapnout u souborů automatické přerazítkování. 

Maximální velikost jednoho souboru je 100 MB, přičemž do budoucna se počítá s výrazným zvýšením limitu (samozřejmě ale nemůže přesáhnout celkovou velikost úložiště, kterou má uživatel zaplacenu). Při testování jsme zjistili, že nahrání souboru a jeho orazítkování nějakou chvíli trvá. „Není to synchronní proces,“ vysvětluje Jindřich Korf, který má službu v České poště produktově na starosti. „V rozhraní je nahrávání souboru označeno oranžovou barvou, jakmile se změní na zelenou, je soubor uložen.“ Firma u souborů při nahrávání zkoumá, jestli neobsahují malware. Pošta data ukládá ve svých datových centrech. 

V nastavení se dají měnit údaje o uživateli, přikupovat balíčky nebo doplňkové služby (razítka či počty sdílení) či nastavovat notifikace. Některé jsou zapnuty povinně (například upozornění na zaplnění úložiště), jiná si uživatel může dle libosti změnit (například upozornění, že některému souboru končí platnost razítka a nemá povolené automatické přerazítkování). Zasílání notifikací je možné jak na e-mail, tak do datové schránky (pokud nejste orgán veřejné moci, musíte mít povolený příjem poštovních datových zpráv, na což vás služba upozorní). K dispozici je i historie operací, které uživatel v úložišti provedl. 

Ukládání zpráv přímo z datových schránek do úložiště bohužel možné není. „Systém datových schránek sice Česká pošta provozuje, ale jedná se o informační systém veřejné správy, jehož správcem je Ministerstvo vnitra, takže přímé napojení Bezpečného úložiště není možné,“ dodává Korf. Pokud byste tedy chtěli úložiště k archivaci datových zpráv využít, museli byste si je uložit do počítače a nahrát je do úložiště ručně.

A jak je to s cenou? Pošta nabízí Bezpečné úložiště v šesti základních variantách, odstupňovaných podle pronajatého prostoru. Začíná na 1 GB za 190 Kč bez DPH, pokračuje přes 2 GB, 5 GB, 10 GB a 50 GB až k 100 GB za 8180 Kč bez DPH. Všechny platby jsou na rok, což je také minimální doba, na kterou lze Bezpečné úložiště objednat. Pokud uživatel zjistí, že mu předplacený prostor nestačí, může si přikoupit další místo. A pokud by zákazník chtěl více než 100 GB, může si s poštou sjednat podmínky na míru. Ke každému balíčku firma přikládá určité množství sdílení a archivních razítek, další je potřeba dokoupit – cena jednoho archivního razítka je 0,50 Kč bez DPH, jedno sdílení (maximálně deset souborů až pěti příjemcům) stojí 8 Kč bez DPH.

Ke zřízení služby je potřeba registrovat se na portálu Pošta online – pošta chce mít zákazníka ověřeného. To samozřejmě není jediný důvod – pokud se uživatel zaregistruje, může mu pošta zároveň nabízet další online služby, které kolem svého portálu soustředí. 

Problematicky vypadá fakt, že k využívání Bezpečného úložiště dostane klient ve výchozím stavu jen jeden hromadný účet (jedny přihlašovací údaje), který mají pro přístup k dokumentům využívat všichni jeho zaměstnanci. Není tu tedy příliš možností, jak vypátrat zdroje případných úniků informací nebo jiných problémů. „Je ale možné to řešit s našimi obchodníky a nechat pod hlavní účet přiřadit různé podúčty,“ dodává Korf.

Bezpečné úložiště je přístupné přes webové rozhraní, mobilní aplikace pro přístup k souborům zatím v plánu není. Stejně tak pošta zatím neuvažuje o nějaké pokročilé správě oprávnění v rámci uživatelských účtů – aby například k určitým složkám měli přístup jen konkrétní zaměstnanci úřadu nebo firmy nebo aby se daly jednotlivé složky opatři heslem. Případné další funkce a úpravy bude firma zvažovat až podle reakcí a námětů od klientů. V první fázi se ale chce soustředit na základní funkce úložiště.

„Víme, že zejména na menších obecních úřadech jsou elektronické dokumenty vytištěny a ukládány v listinné podobě, případně ukládány elektronicky pouze ve vlastním počítači, nebo na USB disku. Přitom orgány veřejné moci mají povinnost dokumenty, které vzniknou v elektronické podobě, tímto způsobem i ukládat a zajistit jejich důvěryhodnost. My jim teď nabízíme nástroj k dlouhodobému a důvěryhodnému elektronickému ukládání dokumentů, ať už úředních, nebo interních materiálů,“ uzavírá Korf.

Našli jste v článku chybu?