Hlavní navigace

Do cloudu s Google Apps

Ivan Kutil 14. 7. 2011

Základem každé firmy je dnes komunikační infrastruktura, což znamená minimálně e-mail, v lepším případě i chat či sdílené kalendáře a podobně. Dávno je pryč doba, kdy zaměstnanci řešili pracovní úkoly izolovaně. Dnes je při tvorbě dokumentů a přípravě podkladů kladen důraz na spolupráci, a to včetně externích subjektů, jako jsou dodavatelé nebo zákazníci.

Zajištění firemní infrastruktury není vždy jednoduché, rychlé a levné. Nákupy licencí a serverů spojené se složitou konfigurací tradičních řešení jsou některými z důvodů, které odrazují menší firmy od jejich nasazení. Cloud computing a webové technologie však už nyní umožňují spouštět kancelářské aplikace v prohlížeči, bez nutnosti cokoliv instalovat. Do těchto aplikací navíc přináší možnosti spolupráce a sdílení, jak je známe z webu. Navíc přidává také výhodu mobility, protože aplikaci můžete spustit kdykoliv a kdekoliv, stačí k tomu pouze moderní prohlížeč. Není potřeba potýkat se se složitým připojováním přes VPN.

Pozitivním důsledkem přenosu firemní infrastruktury do cloudu je, že firma nemusí kupovat software nebo servery a další nutné prostředky. Odpadají starosti s provozem vlastní infrastruktury (e-mailový server, dokumentový server, zálohování, aktualizace) a IT oddělení se může věnovat strategickým podnikovým projektům. Kancelářské aplikace, které byly dříve určené jen největším společnostem, jsou nyní dostupné pro každého.

Ilustrací těchto změn v nahlížení na komunikační infrastrukturu firmy ukazuje časový graf Statistik vyhledávání Google, kde je vidět, že zájem o Google Apps překonal pojem e-mailový server někdy v polovině roku 2009 a rozdíl se dále zvětšuje.

Google Apps pro váš byznys

Google Apps patří mezi nejvyužívanější části cloudové platformy Google, jsou vhodné pro firmy všech velikostí. Jedná se o balík online kancelářských aplikací hostovaných na vlastní doméně, které řeší potřeby moderních firem. Firmy tyto aplikace využívají ke komunikaci (Gmail, Gtalk, Kalendář Google) a spolupráci (Dokumenty Google, Weby Google). Kromě základního balíčku může firma na stejných účtech pod vlastní doménou používat více než 60 dalších Google aplikací a služeb, včetně analytického nástroje pro sledování statistik návštěvnosti webů Google Analytics, reklamního systému AdWords pro plánování reklamních kampaní nebo Picasu pro správu fotek. V těchto oblastech pomáhají aplikace Google více než třem milionům firem po celém světě a denně se k nim přidá 3000 dalších. V České republice dle průzkumu Factum Invenio (září 2009) jedna třetina dotázaných společností uvedla, že pro svoji práci využívá online kancelářské aplikace Google – Dokumenty Google, Gmail a Kalendář Google.

V rámci celého balíku aplikací je důraz kladen na jednoduchost a rychlost zavedení, což ocení hlavně menší firmy a podnikatelé. Základní nastavení u začínající nebo menší společnosti je možné uskutečnit svépomocí, provoz je navíc v základní verzi do 10 uživatelů zdarma. U zavedených firem je pak změna infrastruktury o něco složitější, zejména pokud je spojena s integrací nebo migrací dat. I v tomto případě existuje na trhu řešení, využití některé ze specializovaných firem. Pro běžné firemní zákazníky je k dispozici balíček Google Apps for Business. Tato varianta stojí $50 ročně na jednoho uživatele. Nově lze využít i tzv. flexibilní plán s měsíční platbou $5. Firma tak může daleko efektivněji měnit počet účtů dle aktuální potřeby. V placené verzi získává firma 25GB pro každou emailovou schránku (místo 7GB v základní verzi), záruku dostupnosti 99,9 % dle smlouvy SLA, pokročilé API rozhraní pro integraci nebo možnost správy mobilních zařízení.

Online komunikace

Základem Google Apps je uživatelský účet shodný s emailovou adresou, která může odpovídat firemní doméně. Pomocí tohoto účtu se uživatel jednorázově přihlásí do všech online kancelářských aplikací Google, což ulehčuje přístup k informacím a celkovou komunikaci.

Gmail a práce s emaily

Většina zaměstnanců dostává v průměru denně 100–150 e-mailů (“Email Statistics Report, 2009–2013”, The Radicati Group, Inc, 2009). Toto nemalé množství může způsobit přesycení informacemi, přehlédnutí důležitého e-mailu nebo plýtvání časem nad nedůležitými zprávami nebo spamem.

Rozhraní a funkce Gmailu – webového e-mailového klienta se snaží těmto negativům předcházet. Přehled o e-mailech uživateli zajistí hned několik funkcí – agregování e-mailů do konverzací, “ohvězdičkování”  důležité pošty nebo využití štítků. Ty připomínají tradiční řazení do složek, ale s jedním rozdílem – zpráva může být  označena více štítky, které lze navíc barevně odlišovat. Chytré třídění pošty umožňuje funkce s názvem Prioritní pošta, jejíchž algoritmy analyzují chování uživatele při práci s poštou, samy se učí a automatický vybírají nejdůležitější e-maily. Od nežádoucích e-mailů ochrání integrovaný spam filtr, který dokáže velmi přesně blokovat nevyžádanou poštu.

Často se stává, že zaměstnanec potřebuje velmi rychle zjistit konkrétní informaci. V tomto případě je vhodné využít chat nebo videorozhovor, tzv. Gtalk, který je zakomponován do rozhraní Gmailu. Velká kapacita Gmailu umožňuje stahovat poštu i z jiných účtů (přes POP3) a odesílat pod jejich hlavičkou (přes SMTP). Gmail, si může každý uživatel nastavit podle vlastních potřeb, v sekci Laboratoř lze volit z více než 40 rozšíření. Jako nejvhodnější pro firemní použití patří překlad e-mailových zpráv obdržených v cizím jazyce, možnost vrátit odeslání e-mailu, automatické upozorňování na chybějící přílohu nebo doporučování příjemců na základě historické konverzace. Co se týče mobilního přístupu, kromě propracované mobilní verze je k dispozici i samostatná aplikace pro Android, Symbian a Blackberry.

Plánování kalendáře

Kalendář Google je jednoduchý, ale mocný nástroj pro snadné plánování času s pomocí sdílených kalendářů. Můžete mít zobrazeno několik barevně odlišených kalendářů současně – osobní z jiného účtu, kalendáře kolegů, společný firemní kalendář nebo speciální kalendáře (svátky, daně atp.). Co se týče plánování schůzek, tak při výběru konkrétního termínu schůzky vidíte volné termíny svých kolegů. Je také možné plánovat zdroje (místnosti, zasedačky, projektor apod.). Poslední novinkou je rezervace časových úseků – například pro plánování schůzek. Ve svém kalendáři si například marketingový ředitel vytvoří zvláštní typ události a na intranetu zveřejní odkaz, pod kterým uživatelé uvidí jeho časové možnosti. V tomto zobrazení si jednoduše vyberou vhodný úsek, vytvoří událost v kalendářích obou stran a volný úsek zmizí.

Všechny kalendáře lze také jednoduše vkládat na web – ideální pro použití na intranetu. Co se týče použití v mobilu, kromě mobilní verze webu kalendáře je na většině platforem opět podporována synchronizace pomocí Google Sync. Problémem není ani to, pokud zaměstnanec nemá chytrý telefon, připomínky událostí se zasílají i s pomocí bezplatné SMS.

Online spolupráce

Kamenem úrazu při výměně informací je v současnosti ve většině firem posílání různých verzí elektronických dokumentů v přílohách e-mailů. Tímto způsobem jsou sdíleny rozpracované verze textů mezi kolegy. Taková spolupráce může přinést množství problémů, ať už jde o ztrátu přehledu jednotlivých verzích a také přeplňování e-mailových schránek nepotřebnými soubory a zatěžování e-mailového serveru. Uložení dat v cloudu s přístupem přes webový prohlížeč umožňuje vyřešit tento problém elegantně a efektivně vyřešit.

Práce s dokumenty

Webovou aplikaci Dokumenty Google firmy využívají pro vytváření, editování a sdílení ať už prezentací, kreseb, textových či tabulkových dokumentů. Lze pracovat se všemi používanými formáty programů, jako jsou Microsoft Office nebo OpenOffice.org. Ty lze v rámci aplikací Google importovat i exportovat. Na jednom dokumentu může pracovat až 50 lidí najednou a všichni vidí úpravy v reálném čase. Historie úprav se uchovává v reálném čase a je tedy možné se vrátit k jakékoliv starší verzi. Uživatel má možnost také nastavit sdílení a různé typy oprávnění k jednotlivým souborům (čtení, editace).

Google Dokumenty navíc neslouží jen k vytváření a správě dokumentů. Každý uživatel získává prostor o velikosti 1GB, který je možné využít jako online webové úložiště. Lze sem nahrát jakýkoliv typ souboru (obrázky, videa, archivy) až do velikosti 1GB a i tyto soubory lze verzovat. Kapacitu lze navíc navýšit v cenovém rozmezí od 20 GB ($5/rok) do 16 TB ($4096/rok).

Výhod online úložiště využívá relativně nový nástroj Google Cloud Connect, který umožňuje synchronizaci dokumentů vytvořených v Microsoft Office s Dokumenty Google. Zaměstnanci mohou spolupracovat na jednom dokumentu najednou a automaticky spravovat verze ukládáním do Dokumentů Google. Použitím vzdáleného úložiště dokumentů se omezí posílání příloh e-mailů.

Tvorba webů

Pro firmy je dnes již nutností být online. Pokud firma nemá webovou prezentaci, jakoby neexistovala. Ne každý podnik ale má kapacitu na to, aby si nechal vytvořit profesionální stránky. S pomocí Webů Google lze vytvořit jednoduchý portál bez nutnosti znalosti kódování a jazyka HTML. Lze tak také vyřešit potřebu po firemním intranetu nebo projektovém webu. Obsahem mohou být vkládané dokumenty, tabulky, prezentace, videa, slideshow fotek, kalendáře, mapy a další libovolné prvky vkládané pomocí miniaplikací (gadgetů). Právě s jejich pomocí a dalších komponent cloudové platformy (např. App Engine) lze vytvořit i velmi pokročilé portálové řešení integrující data z jiných aplikací.

Pro nahrávání souborů je dostupné úložiště se základní  kapacitou 10GB a 500MB na každého uživatele na doméně. Weby Google se však dají velmi dobře využít i jako běžný prezentační web společnosti. Úplnou novinkou pak je přizpůsobení webů pro mobilní zařízení (iOS a Android).

Bezpečnost v cloudu

Při zmínce o cloudu často padá otázka na zabezpečení firemních dat a důvěrných informací. Zajímavostí je, že většina dosud zaznamenaných výpadků byla způsobena vinou lidského faktoru. Výpadky způsobené chybou technologie dosud nenastaly. Případná obnova dat v cloudu při ojedinělém výpadku je také na daleko vyšší technické a procesní úrovni, než jakou jsou si schopny zajistit jednotlivé firmy.

Online práce v cloudu řeší také problém ztracených zařízení, protože firma může uživatele vzdáleně odhlásit a nálezci zařízení zabránit v přístupu k datům. Při použití Google Sync lze zařízení vzdáleně i kompletně smazat. Firmy mohou svá data chránit také ochranou přístupu k účtu a nastavit například vynucené přihlašování a komunikaci přes šifrovaný protokol SSL. Volitelně lze aktivovat dvoufázové ověření, při němž je, kromě hesla, nutné zadat také vygenerovaný kód z mobilního telefonu (z aplikace nebo příchozí SMS). Zabezpečení dokumentů se tak dostává na úroveň obvyklou v internetovém bankovnictví.

Případová studie

Heureka .cz (Tomáš Matějček, Executive Manager, Miton Media)

Portál Heureka.cz je předním českým online nákupním rádcem, který uživatelům nabízí rady pro nákupy, srovnání cen apod. Byl odkoupen společností Miton Media a.s. v roce 2008. V současnosti má 14 zaměstnanců a IT infrastruktura firmy je založena na cloudové platformě Google Apps. Firma využívá základní sadu kancelářských aplikací Google Apps (Gmail, Kalendář Google a částečně Dokumenty Google).

Tomáš Matějček, Executive Manager, Miton Media: „Start je velmi jednoduchý a odpadne část starostí při nastavování základních principů vnitřní komunikace ve firmě. Přímé vstupní náklady jsou žádné nebo opravdu velmi nízké. Kdyby se měl rozhodnout znovu, tak se jistě se opakovaně přikloním k aplikacím od Googlu.“

Mezi hlavními důvody pro přechod do cloudové platformy Google zmiňuje Tomáš Matějček ze společnosti Miton Media zejména jednoduchost a rychlost při startu podnikání, respektive v případě Heureka.cz, při převzetí společnosti. Nespornou výhodou pak byla i skutečnost, že zaměstnanci měli se službami Google velmi dobré předchozí zkušenosti.

EBF16

Co se týče výhod této platformy pro firmu, pan Matějček ji shledává hlavně v jednoduchosti sdílení, zejména u dokumentů, a stálé dostupnosti všech společných dat v jejich aktualizované podobě. Velmi praktické jsou podle něj například jako nástroj reportingu a řízení pravidelných porad. Nejvíc však oceňuje úsporu času při implementaci a společné správě infrastruktury, na vše stačí několik jednoduchých kliknutí.

Podle pana Matějčka je nesporná i úspora nákladů na nákup některých programových řešení, ale na druhou stranu uvádí, že nákupu jiných softwarových produktů se firma zcela nevyhne. Funkcionalita online aplikací je stále ještě omezená a některé sofistikovanější funkce zatím nejsou dostupné, ale podle pana Matějčka je zjevné, že se věci rychle hýbou kupředu.

Našli jste v článku chybu?
DigiZone.cz: Na jaká videa se vlastně díváme

Na jaká videa se vlastně díváme

Měšec.cz: TEST: Vyzkoušeli jsme pražské taxikáře

TEST: Vyzkoušeli jsme pražské taxikáře

Podnikatel.cz: „Lex Babiš“ Babišovi paradoxně pomůže

„Lex Babiš“ Babišovi paradoxně pomůže

Vitalia.cz: Fyzioterapeutka: Chůze naboso? Rozhodně ano!

Fyzioterapeutka: Chůze naboso? Rozhodně ano!

Podnikatel.cz: Vrcholový řídící zaměstnanec za 75 tisíc

Vrcholový řídící zaměstnanec za 75 tisíc

Vitalia.cz: 7 příčin neplodnosti u žen: pravda a mýty

7 příčin neplodnosti u žen: pravda a mýty

Vitalia.cz: Tohle jsou nejlepší česká piva podle odborníků

Tohle jsou nejlepší česká piva podle odborníků

120na80.cz: Galerie: Čínští policisté testují českou minerálku

Galerie: Čínští policisté testují českou minerálku

Podnikatel.cz: ČSSZ posílá přehled o důchodovém kontě

ČSSZ posílá přehled o důchodovém kontě

Lupa.cz: Bude Google platit médiím za použití článků?

Bude Google platit médiím za použití článků?

Vitalia.cz: Antibakteriální mýdla nepomáhají, spíš škodí

Antibakteriální mýdla nepomáhají, spíš škodí

Vitalia.cz: Tesco nabízí desítky tun jídla zdarma

Tesco nabízí desítky tun jídla zdarma

DigiZone.cz: DVB-T2 ověřeno: seznam TV zveřejněn

DVB-T2 ověřeno: seznam TV zveřejněn

Vitalia.cz: Muž, který miluje příliš. Ženám neimponuje

Muž, který miluje příliš. Ženám neimponuje

Podnikatel.cz: Byla finanční manažerka, teď cvičí jógu

Byla finanční manažerka, teď cvičí jógu

DigiZone.cz: LG OLED65E6: první pohled

LG OLED65E6: první pohled

DigiZone.cz: Parlamentní listy: kde končí PR...

Parlamentní listy: kde končí PR...

Lupa.cz: Patička e-mailu závazná jako vlastnoruční podpis?

Patička e-mailu závazná jako vlastnoruční podpis?

Podnikatel.cz: Udělali jsme velkou chybu, napsal Čupr

Udělali jsme velkou chybu, napsal Čupr

Podnikatel.cz: Babišovi se nedá věřit, stěžovali si hospodští

Babišovi se nedá věřit, stěžovali si hospodští