A hned už vidím nakrčená obočí a slyším vaše námitky:
- Co je tohle zase za nesmysl? U nás ve firmě žádné Facebooky zavádět nebudeme!
- Já na tyhle novoty nejsem. Jestli se to zavede u nás ve firmě, tak snad dám výpověď.
- U nás ve firmě zkoušeli nějaký Yammer, ale nikdo to stejně nepoužívá.
Všechny tyto námitky jsou reálné a během posledního roku jsem je slyšel na vlastní uši. Většina firem v žebříčku Fortune500 už ESN implementovala, a protože to jsou firmy veskrze úspěšné, určitě stojí za to dát téhle novince šanci.
V tomto článku se blíže podíváme na jednu z nejrozšířenějších a nejlépe hodnocených podnikových sociálních sítí, kterou dodává IBM pod názvem IBM Connections. Nedávno byl tento produkt uveden na trh již v páté generaci, což je dobrý důvod pro malou recenzi.
Pavučina lidí a obsahu
Podniková sociální síť je prostředí obvykle v intranetu firmy, kde mohou zaměstnanci volně komunikovat, spolupracovat, sdílet obsah, vyměňovat si názory, vytvářet dokumenty a řešit různorodé úkoly, které se na ně valí. ESN má nejčastěji podobu webových stránek, ale není to podmínkou – značná část uživatelů využívá mobilní aplikace nebo funkce integrované do jiných aplikací (ukážeme si později). To mimochodem osobně považuji za vhodné kritérium pro definování ESN – není to další aplikace nebo nástroj „navíc“, ale jakási pavučina různých vazeb, která propojuje lidi a digitální obsah navzájem.
Od blogů k „sociálnímu intranetu“
Kořeny ESN lze vysledovat už v trendu web 2.0 a podnikových portálů typu B2E (business to employee). Termínem web 2.0 se označuje nová „generace“ Internetu, kde uživatelé nejsou jen pasivními konzumenty obsahu, ale aktivně se podílejí na jeho vytváření. Například tím, že blogují, diskutují ve fórech, sdílejí soubory, komentují a „lajkují“ cizí obsah. Dnes už nám takový Internet přijde jako samozřejmost, ale využívání těchto technologií v intranetu je zatím stále ještě výjimkou než pravidlem – přestože to byly právě firemní diskusní fóra, kde to všechno začalo.
ESN nejsou ale jen internetové technologie v intranetu, ale i mix psychologie, sociologie a dalších behaviorálních věd. Lidé z IBM, kteří stáli u zrodu ESN, často mluví o myšlence celofiremní spolupráce bez nějakých „limitů“. Proto lze říci, že ESN je vlastně jen takový groupware roztažený přes celou firmu, nebo další generace portálů E2E (employee to employee). Často se též používá označení sociální intranet.
Look&Feel
S IBM Connections většina uživatelů pracuje prostřednictvím webového rozhraní. To působí na člověka moderně, příjemně a je dobře strukturované, byť zpočátku je zde pro uživatele možná až moc ovládacích prvků.
Domácí stránka na zařízení Android
Dalším velice častým způsobem práce s ESN jsou krátké interakce skrze mobilní zařízení. Zde IBM nabízí nativní aplikace pro iOS, Android i Blackberry a pro ostatní zařízení je možné využít „odlehčené“ webové stránky a přistupovat k nim přes libovolný webový prohlížeč.
Profily
První věc, kterou musí uživatel sociální sítě udělat, je založit si a vyplnit si svůj osobní profil. V Connections to má uživatel maličko snadnější, protože jeho profil je obvykle založen automaticky a je již předvyplněn podle firemního adresáře.
Osobní profil uživatele rozšířený o gamifikační doplňky
Předlohou pro Profily byl interní seznam uživatelů IBM s názvem BluePages a aplikace Faces, která uměla k zadanému jménu najít fotografii zaměstnance. Když máte v telefonním seznamu 600 000 osob, tak už si s jednoduchou tabulkou nebo databází moc nevystačíte a u zaměstnanců potřebujete publikovat mnohem víc údajů než jméno, příjmení, e-mail, telefon a číslo kanceláře. A tím se dostáváme k druhé podstatné funkci profilů v Connections, kterou je budování osobní sítě kontaktů.
Zde se Connections chovají podobně jako LinkedIn. Postupně si skrze pozvánky buduje okruh svých kolegů, nebo chcete-li přátel. Každou osobu si můžete označit klíčovými slovy, abyste potom podle nich mohli lépe vyhledávat. Jsou to vlastně takové nálepky, co kdo umí a dělá. A protože v nálepkování jiných lidí jsme obvykle dobří, tak je to jde snadno. Označit můžete jiné lidi a samozřejmě i sami sebe.
V Connections existuje ještě další vztah mezi osobami: sledování (following). Sledování je nezávislé na propojení profilů a slouží k tomu, aby se k vám dostala notifikace, když sledovaný něco udělá – například nahraje nový soubor. Firemní lídři jsou obvykle hodně sledovaní, a tak je sledování považováno za méně důvěrný vztah než propojení profilů. Svého generálního ředitele tedy můžete sledovat, ale do osobní sítě kolegů nebo „přátel“ si jej dá zřejmě jen část lidí ve firmě.
Užitečnou funkcí Connections je to, že vám u každé osoby ukáží, co spolu máte společného (třeba jste si spolu před dvěma lety komentovali stejný soubor, nebo jste ve stejné komunitě, nebo jste diskutovali o stejném tématu). Takže až se k vám bude někdo hlásit, a vy si nemůžete vzpomenout, kdo to je, zkuste se podívat do profilů v Connections.
Novinkou poslední verze IBM Connections je podpora externích uživatelů. Pověření interní uživatelé mohou do firemní ESN přizvat další osoby mimo firmu (typicky obchodní partnery, dodavatele, zákazníky, konzultanty, apod.), kterým Connections vytvoří zjednodušený profil. Tito uživatelé podléhají řadě omezení, aby nemohlo docházet k nechtěnému úniku citlivých firemních informací. V zásadě mají přístup jen do vybraných komunit, nebo mohou pracovat na souborech, které jim napřed někdo nasdílel. Omezení je tedy poměrně velké, ale je vyvážené tím, že externí uživatelé jsou zcela zdarma (nepotřebují žádnou licenci), a to v neomezeném množství.
Soubory
Sdílení je asi nejvyužívanější funkcí Connections. Pro každého uživatele je k dispozici sdílený prostor, kam může nahrávat své soubory a dále je sdílet s lidmi nebo komunitami. U každého souboru je k dispozici řada informací, ze kterých vzniká tzv. sociální kontext. Vidíte nejen název, popisek, autora, velikost a čas vytvoření, ale i kdo má soubor nasdílený pro čtení a zápis. Soubory můžete snadno komentovat a „lajkovat“. Ještě lepší je funkce, která vám ukáže, kdo si daný soubor stáhnul a použil. Díky tomu vidíte, které vaše dokumenty jsou nejužitečnější a pro koho.
Detail souboru
Své soubory můžete označit (nasdílet) jako veřejné a potom budou vyhledatelné pro všechny vaše kolegy. Obvykle je totiž jen malá část vašich souborů opravdu důvěrná nebo tajná, takže veřejné zpřístupnění „plodů vaší práce“ kolegům je velmi pozitivní změna.
Verzování dokumentů je automatické. K dispozici jsou různé pohledy jako třeba Moje Soubory, Soubory mnou sdílené, Soubory sdílené se mnou, Veřejné soubory, aby bylo možné se v obrovské hromadě souborů nějak rozumně vyznat.
Pro třídění a logické seskupování souborů by se měla používat hlavně klíčová slova. Kolem toho se vede nekončící plamenná diskuse, protože od dob MS-DOS jsme si nějak navykli používat adresáře a setrvačnost myšlení je obrovská. Výhodou používání klíčových slov je neomezené shlukování obsahu bez ohledu na jeho umístění. Praxe však ukazuje, že řada z nás stále myslí „kartotékovým“ způsobem a představa, že se všechny dokumenty hází na jednu hromadu, je pro ně děsivá. Pro staromilce, kterým organizace dokumentů pomocí klíčových slov nevoní, naštěstí Connections podporují i složky, přičemž jeden soubor může být v mnoha složkách současně.
Přehled souborů filtrovaný podle klíčového slova
Novinkou poslední verze je synchronizace souborů, tzv. filesync. Na každém zařízení (počítač, tablet, telefon) připojeném k serveru Connections si můžete zvolit soubory k synchronizaci. Pokud se soubor změní na serveru nebo libovolném zařízení (někdo upraví nebo nahraje novou verzi), tak je soubor automaticky rozkopírován do všech zařízení. Funguje to tedy podobně jako například Dropbox.
Práce se soubory v telefonu s OS Android
Pomocí sdílení s lidmi nebo komunitami, adresářů a klíčových slov lze v organizaci vytvořit velmi jemnou síť vazeb, kde je možné pružně a přitom bezpečně sdílet dokumenty mezi lidmi i odděleními. Myslím, že kdo někdy vyzkoušel Connections, vrátí se ke sdílenému adresáři nebo posílání příloh e-mailem pouze za trest.
Domácí stránka
Všechny sociální sítě potřebují nějaký propracovaný systém oznámení o aktivitách uživatelů. V Connections se tak děje na Domácí stránce. Zde vidíte proud událostí, které s vámi nějak souvisejí. Uživatelům sociálních sítí, například Facebooku nebo Twitteru, to bude připadat velmi povědomě.
Jsou zde komentáře k vašim vlastním příspěvkům, upozornění na změny obsahu, který sledujete, informace o nových souborech, propojeních apod. A protože takových zpráv je hodně, je možné je různě filtrovat, prohledávat a dívat se na ně z různých úhlů. Zvláštní pozornost zasluhují události, kde se od vás očekává nějaké reakce, například přidělené úkoly v aktivitách (viz dále) nebo akceptování žádosti o propojení do vaší osobní sítě kontaktů.
Homepage vám dovolí být v obraze o dění ve vaší organizaci a snadno na cokoliv zareagovat. Lze na to nahlížet i na jakýsi firemní Facebook, byť takové srovnání nepovažuji za přesné ani vhodné; každý uživatel zde má svoji zeď, na kterou publikuje novinky o své činnosti, a na kterou mu ostatní mohou psát veřejné zprávy. V případě firemní ESN to samozřejmě neslouží k obveselování kolegů, ale k šíření informací po firmě. ESN tak do jisté míry nahradí kuchyňku nebo kuřácký koutek, kam si lidé chodí neplánovaně poklábosit o všem možném, ale co je ve skutečnosti velice důležité místo pro firemní komunikaci.
Wiki weby
Podniková sociální síť si nevystačí jen se sdílením souborů a „psaním na zeď“. Rozproudění komunikace je sice velice důležité, ale uživatelé potřebují i nástroje pro spolupráci, aby mohli „vytvářet hodnoty“. K tomu se náramně hodí nové formy online dokumentů, jako jsou třeba wiki stránky. Zde mohou lidé sdílet své znalosti, spoluvytvářet dokumenty nebo udržovat soubor informací v aktuálním stavu. Celé to připomíná známou Wikipedii, akorát samozřejmě menší a upravenou pro podnikové použití.
Wiki stránky se hodí zejména pro sdílení know-how (v týmu nebo napříč celou firmou), pro udržování aktuálních verzí dokumentů, které se často mění, a pro rychlé a snadné spoluvytváření dokumentů více autory – odpadne chaotické posílání desítek verzí jednoho dokumentu mezi skupinou autorů. Napsat ve více lidech článek na konferenci, nabídku nebo technickou zprávu – to je ideální scénář pro wiki web v Connections.
Blogy
Blog je dobrá forma pro pravidelné i nepravidelné sdělování nějaké delší informace. Pro krátká sdělení se hodí víc psaní „na zeď“ ve svém profilu nebo na homepage, tzv. mikroblogování. Ve firmách jsou nejčastější buď osobní blogy vedoucích pracovníků (tzv. leadership blog), kde ostatním sdělují své názory, nebo skupinové a komunitní blogy věnované různým tématům.
Blog na mobilním zařízení
Blogy jsou důležitým stavebním prvkem tzv. sociálního intranetu. Přestože blogerů je v organizaci procentuálně málo, jsou to typičtí názoroví vůdci, kteří ovlivňují dění ve firmě. Na blog je i mnohem snazší zareagovat než na e-mail nebo třeba firemní časopis.
Komunity
Základním smyslem ESN je povzbudit uživatele k tvorbě a sdílení obsahu, který je v rámci organizace dohledatelný a využitelný. Vznikají tak různé předem nepředvídatelné (a nepředpověditelné) interakce s významnými synergickými efekty pro jednotlivé lidi i celou organizaci. Nelze spoléhat jen na vyhledávání, proto ve většině sociálních sítí existují pomocné mechanismy, jak nějak logicky seskupovat obsah.
V Connections je to vyřešeno prostřednictvím komunit. Komunita je místo, které sdružuje skupinu lidí a vybrané nástroje, jako jsou sdílené soubory, wiki, blogy, diskuzní fóra a podobně. Komunita má vždy nějaký společný zájem, společné téma nebo cíl. Ve firmách najdeme nejrůznější komunity – témat je bezpočet, počínaje bezpečností práce, snižováním nákladů, restrukturalizací, přes produktové a projektové komunity až po zájmové a mimopracovní záležitosti.
Ukázka komunity
Komunity jsou i způsob, jak řídit přístupová práva, protože komunita může být neveřejná a potom je veškerý její obsah dostupný jen pozvaným členům a skrytý před ostatními. Navíc je možné i uvnitř komunity ještě dále rozlišovat oprávnění členů, ti např. mohou pouze komentovat wikiweb, ale ne již jej přepisovat.
V Connections může komunity zakládat každý uživatel (pokud to organizace explicitně nezakáže). Trvá to jen pár vteřin. Vlastník komunity si sám vybere, které nástroje chce v komunitě používat a koho dalšího do ní přizve. V malých firmách běžně existují desítky komunit, ve středních stovky a v nadnárodních klidně tisíce. Je v tom samozřejmě jistá míra entropie, ale to patří k charakteru ESN.
Komunity jsou velmi významné, protože umožňují strukturovaně členit obsah a řídit k němu přístup. Ve srovnání s ostatními ESN zde mají Connections jasně navrch a zřejmě je to jeden z důvodů pro jejich velkou oblibu zejména ve velkých organizacích
Aktivity
Až do této chvíle jsme se dívali na ESN jako na něco, co umožní lidem komunikovat, když zrovna chtějí. Co když je ale potřeba, aby něco opravdu udělali? K tomu nestačí jen dobrovolné sdílení, ale je nutné začít práci nějak organizovat a řídit. A k tomu slouží v Connections Aktivity.
Trendem posledních let je, že člověk pracuje ne na jednom, ale na celé řadě projektů zároveň. A právě zde mohou Aktivity pomoci, protože napříč celou firmou vidíte, co po vás chtějí ostatní, a co zase chcete vy po nich. Vyšší transparentnost a lepší koordinace je dobrým receptem pro zlepšení; některé organizace právě díky Aktivitám dosahují až nečekaně pozitivních výsledků.
Ukázka šablony aktivity
Aktivita je skupina strukturovaných poznámek a úkolů, na kterých spolupracuje více lidí. Postupně je různě komentují, doplňují, rozpracovávají a uzavírají. Cílem je samozřejmě v daném čase koordinovaně splnit úkoly. Dají se tak řídit projekty nebo procesy v organizaci, jako jsou například porady, obchodní činnost, marketingové aktivity, návrh produktů, stavební činnost, vývoj software – zkrátka cokoliv.
Opakující se aktivity lze vytvářet podle šablon, a tak vlastně standardizovat některé firemní procesy. Aktivity v Connections asi nemají ambice nahradit sofistikované nástroje na řízení projektů, ale jsou jednoduché, snadno použitelné a fungují asi 100× lépe než posílání úkolů e-mailem.
Integrace
ESN nesmí být pro uživatele „práce navíc“, ale jen jinou (a lepší) formou komunikace a spolupráce. Proto je nutné, aby byla dobře integrována do stávajících systémů.
Za samozřejmost lze považovat e-mailové notifikace, které si uživatel může sám přizpůsobit svým potřebám. Dále je to propojení Connections s lokálním souborovým systémem, které zpřístupní vaše soubory, jako by byly lokálně uloženy ve vašem počítači. To se jmenuje „desktop konektor“ a funguje pod Windows a Mac OS.
Konektor pro Windows
Pro běžnou kancelářskou práci bude jistě důležitá pohodlná práce s dokumenty a zde Connections nabízí zajímavý plug-in do Microsoft Office i OpenOffice, pomocí kterého lze dokumenty sdílet přímo z Wordu, Excelu a Power Pointu (v případě produktů Microsoft).
Nástrojová lišta pro Office
Connections umožňují též hlubší integraci do nejrozšířenějších e-mailových klientů – Microsoft Outlook a IBM Notes (starší verze jsou známé spíše pod názvem Lotus Notes). Integrace s MS Outlook je podobná jako v ostatních produktech Office, ale navíc zde najdete i postranní panel, kde můžete pracovat s profily, soubory a řekou událostí. V Notes je situace mírně odlišná; integrace je samozřejmě mnohem užší, protože se jedná o produkty od stejného výrobce.
I v Notes najdete postranní lištu, která tentokrát pracuje se soubory a aktivitami, přičemž některé funkce jsou dostupné i off-line. Pokud posíláte kolegům soubory e-mailem (což je ale v době ESN ostuda), můžete místo vložení přílohy do těla zprávy vložit odkaz do Connections. Zpráva bude mít jen zlomek velikosti a adresát si vždy stáhne aktuální verzi souboru.
Ukázka „embedded experience“ a soubory v postranní liště
Pro pohodlnou práci se hodí integrace do webového prohlížeče, která vám usnadní např. sdílení právě otevřené stránky nebo vyhledávání. Pro Connections existují různé bookmarklety, které stačí přetáhnout myší do lišty vašeho prohlížeče. Vyhledávat potom můžete kdykoliv a stejně pohodlně, jako třeba na Google.
Za zmínku stojí i integrace s celou řadou podnikových systémů, jako je například Microsoft Sharepoint, IBM Filenet, IBM Cognos, nástroje pro business process management nebo nástroje pro vývoj software. Pokud vám ani to nestačí, mají IBM ještě otevřené API (tzv. Social Business Toolkit), s jehož pomocí je možné je dále rozšiřovat a integrovat.
Bezpečnost
IBM Connections jsou navržené jako podnikový software, autentizace i autorizace uživatelů odpovídá běžným standardům. Přestože hlavní myšlenkou ESN je svobodné sdílení, lze přístup k citlivým datům jemně řídit pomocí uživatelských rolí (čtenář, editor, vlastník) nebo členstvím v komunitách.
Zabezpečení mobilních zařízení a BYOD je na velmi dobré úrovni. Pro integraci s aplikacemi třetích stran je možné využít standardy OAuth, SAML a další moderní řešení, a to jak pro web, tak na úrovni volání API. Veškerá aktivita uživatelů je plně auditovatelná. Zabezpečení Connections tak vyhovuje korporátním, armádním i diplomatickým potřebám.
Možnosti nasazení
IBM Connections jsou dostupné ve třech režimech:
- Jako server instalovaný ve vaší organizaci
- Jako cloudová SaaS nabídka od IBM pod názvem IBM Connections Cloud (dříve IBM Smartcloud for Social Business)
- Jako hostované řešení od obchodních partnerů IBM
Uvedené varianty se mírně liší možností přizpůsobení, funkcemi a cenami, nicméně na rozdíl od většiny konkurenčních řešení má zákazník možnost volby způsobu nasazení, což lze považovat za významnou výhodu.
Cena
Za základní trvalou licenci IBM Connections si IBM řekne cca o 140 Eur, což je částka více než přiměřená vzhledem k množství dostupných funkcí. V ceně zákazník získává všechny komponenty potřebné pro běh celého řešení (aplikační server, databázi, datovou pumpu), ale i mobilní aplikace a rozšiřující konektory pro desktop a Office.
Cena zahrnuje podporu a předplatné nových verzí po dobu 12 měsíců. Cloudová verze Connections stojí cca od 5 do 10 Eur za uživatele a měsíc podle množství zahrnutých funkcí, čímž se cenově řadí mezi Google Apps a Microsoft Office 365.
Shrnutí
IBM Connections ve verzi 5.0 jsou vyzrálým produktem, který představuje bohatou platformu pro budování podnikové sociální sítě, podporu spolupráce a rozvíjení firemního know-how. Široká paleta modulů může být zpočátku pro nové uživatele hůře uchopitelná, protože jednu úlohu lze řešit více způsoby, nicméně po zapracování převládne výhoda použití nejvhodnějšího nástroje pro daný úkol.
Pro řadu organizací může být zajímavá i možnost instalace v intranetu a plná kontrola nad citlivými daty, což většina ostatních cloudových ESN neumožňuje.
Pokud vás na začátku představa „firemního Facebooku“ děsila, anebo jste ji považovali za hloupost, snad jste nyní změnili názor – aspoň o kousek. Stejně jako dnes všichni používají webové stránky, intranet nebo e‑mail, dříve nebo později se pravděpodobně objeví v každé firmě ESN. A pokud si vyberete IBM Connections, tak určitě nesáhnete vedle.
Další informace o IBM Connections je možné najít v anglickém jazyce v IBM Connections Reviewer’s Guide nebo na webu Experience IBM Connections. IBM Connections mají též mezinárodní i lokální komunitu uživatelů, které pořádají různé konference na toto téma.
