Napadá mě následující definice: „pozdě, pouze základní funkce a za vícepráce“.
Proč? Chybí snad českému IT zkušení projektoví manažeři? Chybí nám kvalitní nástroje? Nebo je český styl managementu, založený na improvizaci, krátký na komplexní IT projekty? Nemyslím si ani jedno. Problém vidím ve střednědobém plánování IT firem a následné každodenní komunikaci mezi IT odborníky a manažery, ať už těmi externími nebo interními.
Základem je mít systém
Žádná novinka, ideálně v cloudu :-). Teď ale vážně. Ať už v cloud nebo on-site instalace, systém pro podporu projektového řízení musí být na jedné straně maximálně jednoduchý, aby nevyžadoval po uživatelích velké množství pozornosti jen pro přenos a příjem infomace, na druhé straně musí poskytovat manažerské nástroje pro střednědobé i strategické plánování.
Jednou z možností je Basecamp, který bezezbytku naplňuje podmínku uživatelské jednoduchosti, navíc je v cloudu. Může tedy spolehlivě vykovánat funkci „komunikátoru“ mezi zúčastněnými stranami, náklady na pořízení nejsou vysoké. Co když ovšem dojde na další požadavky? Potřebujete detailněji reportovat, sledovat vytížení lidských zdrojů nebo být včas upozorněni na vyčerpaný budget v milníku „návrh UI“? Zde narazíte, basecamp je jednoduchý, ale zároveň postrádá pokročilejší manažerské funkce.
Nebo se můžete vydat cestou implementace serverové licence MS Projectu či Primavery. To je cesta, kde funkce, i ty, které vůbec nepotřebujete, chybět nebudou. Na tuto cestu se musíte ovšem vybavit značnou porcí trpělivosti, láskou k analýzám a rozhodně vám nebude stačit pár buchet v uzlíku jako stačilo českému Honzovi. Jaký systém pro řízení projektů tedy zvolit?
Základem systému je uživatelská přístupnost
Jak uvedeno výše, uživatelská přístupnost je klíč, podobně jako u jakéhokoliv webu nebo e-shopu. Po koncových uživatelích nemůžeme chtít, aby vydávali energii na pochopení smyslu aplikace. Vždy, v každé části systému, musí být jasně zřetelná akce, kterou má uživatel vykonat. V Easy Sofwaru tomu říkáme „action to action design“.
Nenechte uživatele přemýšlet – vždy musí být jasné, co po nich chcete. PM Software musí mít, stejně jako jiné aplikace, vysoké konverzí schopnosti. Konverzí je zde myšleno dokončení přenosu informace a její přijetí.
Tím docílíte uživatelského přijetí aplikace a založíte základní kámen každodenní komunikaci všech zúčastněných stran. Základem úspěšného projektového řízení je totiž komunikace.
Nicméně tato komunikace musí navazovat, nebo ideálně přímo probíhat v systému, který umožní komunikované informace zpracovávat a dělat nad nimi další manažerské úkony, jako jsou reporty, vytěžování zdrojů, sdílení zachycených znalostí.
Easy Project jsme začali používat i bez školení, které bylo součástí zaplacených služeb – zaujala nás jeho jednoduchost
Mgr. Peter Dajko, MBA – ředitel firmy Cemex.
Vizuální prezentace dat šetří mentální energii
Vizuální prezentace dat šetří mentální energii uživatelů, kterou musejí vydat na zpracování a přijetí informace. Jen si zkuste porovnat, kolik práce vám dá pochopit hutnou tabulku a porovnejte to se stejnou informací prezentovanou v pěkné infografice.
Čím více mentální energie manažerům ušetříte při každodenní operativě, tím více jí mohou věnovat na střednědobé plánování. A to je klíč.
Dejte manažerům snadné přehledy a grafy, zjednodušíte jim tím život při operativě a podpoříte analytickou a plánovací část projektů.
Ze všech dat, která v systému máte, jste schopni dělat jednoduché grafy a reporty. Ať už se jedná o náklady projektů, vytížení zdrojů, odpracovaný čas nebo vykázanou dovolenou.
Když Software taky Easy
Jednou z cest, kterou se můžete při optimalizaci vašich IT projektů vydat, je Easy Project. „Action to action design“ uživatelského rozhraní, snadná nastavitelnost bez nutnosti programování úprav, různé možnosti vizuální prezentace dat – reporty. Cloudová nebo on-site implementace. Český software s desítkami implementací, který jeho tvůrci každodenně používají.
Nechybí ani pokročilé manažerské funkce jako je vytížení zdrojů nebo sběr a sdílení projektových znalostí.
Využití lidských zdrojů – každý úkol v systému může mít manažer zadaný „odhadovaný čas realizace“ časy úkolů z jednotlivých projektů se uživatelům v dané dny s čítají a jednoduše vidíte, kdy je který uživatel přetížen.
Pokud jste spokojeni s projekty, které jsou pozdě, za vícepráce a obsahují jen klíčové funkce, Easy Project vám minimálně zjednoduší život.
Vyzkoušejte Easy Project na 14 dní zdarma www.easyproject.cz.
