Laik si jen stěží dovede představit, jak je to náročné, když se mají informace dodávané ve všech aktuálně používaných formátech sladit do smysluplně použitelných výstupů. Odborník ví, co to obnáší, a proto musí považovat technologii, která dokáže všechny takové údaje nejen správně přečíst, automaticky roztřídit, ale i zpracovat, málem za dar z nebes.
„Zázračné“ funkce
Tuto platformu samozřejmě vytvořili lidé, ale skutečně dokáže téměř zázraky. Vícekanálový vstup umožňuje zpracování a vzájemnou interakci tištěných i digitálních dokumentů prakticky ze všech možných zdrojů od síťových skenerů a e-mailů přes FTP rozhraní a webovou poštu až po mobilní zařízení. Jakmile systém data jednou načte, umí si s nimi náležitě poradit. Za použití logických šablon je zanalyzuje, roztřídí podle formy nebo obsahu, přiřadí je k relevantním složkám a zajistí efektivní návaznost obchodních procesů. Ohlídá také platnost smluv, ověří všechny dokumenty z hlediska úplnosti, odhalí případné změny a nesrovnalosti, zkompletuje údaje o jednotlivých subjektech a podobně.
Pro koho je vhodný?
Komplexní řešení je vhodné pro všechny, kdo při své práci využívají tiskopisy, formuláře, smlouvy, potvrzení, objednávky, faktury, účty a další písemnosti a potřebují je rychle, přesně a účelně elektronicky třídit, ukládat či jinak smysluplně zpracovat. Robustní platforma se snadno integruje do stovek systémů ERP, ECM, CRM, BPM, LOB a BI. Systém má tedy velmi široké použití. Uplatní se nejen ve finanční a bankovní sféře, ale i v pojišťovnictví, výrobě, ve státní správě a samosprávě. Zvládne celou škálu dokumentů, jako jsou výrobní listy, smlouvy, zápisy, žádosti a formuláře, poradí si s evidencí pacientů včetně lékařských záznamů a předpisů. Vzdělávacím institucím pomůže zaznamenávat výsledky zkoušek a testů, přepravci díky automatickému zpracování nákladních listů, potvrzení o doručení, faktur a reklamačních žádostí ušetří čas i peníze.
Jak to funguje v praxi?
Právě úspora nákladů a času je vedle eliminace rutinních činností a z nich pramenících možných chyb ze strany přetížených pracovníků hlavní devizou této univerzální platformy pro správu dokumentů. Michal Grepl, portfolio manažer Konica Minolta CE k tomu dodává: „Z celé řady výhod systému považuji za zcela zásadní dvě. Tou první je, že pracuje v reálném čase. Představte si, že například chcete uzavřít pojistnou smlouvu nebo žádost o hypotéku. Konzultant naskenuje do systému základní dokumenty žadatele, a zatímco s ním dál hovoří, systém ověří, zda byly dodány všechny požadované dokumenty pro uzavření smlouvy, a zda jsou uvedené údaje platné nebo totožné. V případě napojení na centrální systém nebo databázi instituce, lze zjistit i klientovu finanční nebo pojistnou historii, uzavřené související smlouvy, nárok na bonusy apod. Z těchto informací lze například připravit i návrh nové smlouvy. Je nasnadě, kolik času se tím ušetří. Nehledě k tomu, jak snadno se odhalí možná rizika. Druhou výhodou je, že platforma se umí učit. Pokud operátor provede jakoukoli změnu či opravu, systém si ji zanese do databáze a dál pracuje na všech úrovních s aktualizovanými daty. Při další operaci už postupuje vyhledávací algoritmus s vyšší přesností.“ Uživatelsky je přitom systém velmi vstřícný.
Co nastane po zavedení platformy?
Systém začne rychle a s vysokou úspěšností nepřetržitě monitorovat a analyzovat tok obrázků, e-mailů a dalších vstupů, aby zachytil a rozpoznal klíčové údaje a podle nich vše roztřídil a přenesl v rámci podniku těm správným příjemcům. Zvyšuje se tak výkonnost, urychlují se jednotlivé transakce a zlepšují se služby zákazníkům a klientům. Platforma má pozitivní vliv rovněž na bezpečnost a přehlednost dílčích úkonů, rozhodovací procesy a s využitím vestavěných kontrolních mechanismů umí ohlídat soulad veškerých činností s aktuálními předpisy a nařízeními. Lze ji snadno rozšiřovat a škálovat, takže může stejně dobře sloužit firmám s distribuovanou strukturou i malým a středním podnikům.
Platforma zajistí rychlejší výnosy při nižších provozních nákladech, neboť cyklus automatického zpracování dat je mnohonásobně kratší než manuální a je tak snadnější dodržovat termíny. Sofistikovaný software dokáže přečíst elektronické i tištěné dokumenty, dokonce i ručně psaný text, porovnávat informace a hledat rozdíly. Dokumenty dále dokáže třídit podle typu (smlouvy, faktury, dopisy, žádanky, reklamace…) a lze jej tedy využít na podatelnách nebo centrálních skenovacích linkách. Podporuje rovněž HTML5, prakticky všechny současné prohlížeče a umožňuje i skenování prostřednictvím mobilních zařízení. Integrované nástroje pro zlepšení obrazu zajistí vysokou kvalitu nahrávání dokumentů přes mobil a tím významně rozšiřují možnosti použití platformy.
Jsou činnosti, při kterých sebelepší mechanismus člověka nemůže nahradit. Ale některé rutinní, únavné, nudné či časově i fyzicky náročné úkony si o využití strojů přímo říkají. Tak proč si neusnadnit práci, když to navíc bude rychlejší, levnější a zaručeně bez chyb?
