Hlavní navigace

Komplexní řešení digitalizace dokumentů

Žijeme v digitální době? Zpracovatelé nejrůznějších dat by současnost nazvali nejspíše přechodným obdobím. Nebo možná noční můrou.

Doba čtení: 4 minuty

Laik si jen stěží dovede představit, jak je to náročné, když se mají informace dodávané ve všech aktuálně používaných formátech sladit do smysluplně použitelných výstupů. Odborník ví, co to obnáší, a proto musí považovat technologii, která dokáže všechny takové údaje nejen správně přečíst, automaticky roztřídit, ale i zpracovat, málem za dar z nebes.

„Zázračné“ funkce

Tuto platformu samozřejmě vytvořili lidé, ale skutečně dokáže téměř zázraky. Vícekanálový vstup umožňuje zpracování a vzájemnou interakci tištěných i digitálních dokumentů prakticky ze všech možných zdrojů od síťových skenerů a e-mailů přes FTP rozhraní a webovou poštu až po mobilní zařízení. Jakmile systém data jednou načte, umí si s nimi náležitě poradit. Za použití logických šablon je zanalyzuje, roztřídí podle formy nebo obsahu, přiřadí je k relevantním složkám a zajistí efektivní návaznost obchodních procesů. Ohlídá také platnost smluv, ověří všechny dokumenty z hlediska úplnosti, odhalí případné změny a nesrovnalosti, zkompletuje údaje o jednotlivých subjektech a podobně.

Pro koho je vhodný?

Komplexní řešení je vhodné pro všechny, kdo při své práci využívají tiskopisy, formuláře, smlouvy, potvrzení, objednávky, faktury, účty a další písemnosti a potřebují je rychle, přesně a účelně elektronicky třídit, ukládat či jinak smysluplně zpracovat. Robustní platforma se snadno integruje do stovek systémů ERP, ECM, CRM, BPM, LOB a BI. Systém má tedy velmi široké použití. Uplatní se nejen ve finanční a bankovní sféře, ale i v pojišťovnictví, výrobě, ve státní správě a samosprávě. Zvládne celou škálu dokumentů, jako jsou výrobní listy, smlouvy, zápisy, žádosti a formuláře, poradí si s evidencí pacientů včetně lékařských záznamů a předpisů. Vzdělávacím institucím pomůže zaznamenávat výsledky zkoušek a testů, přepravci díky automatickému zpracování nákladních listů, potvrzení o doručení, faktur a reklamačních žádostí ušetří čas i peníze.

Jak to funguje v praxi?

Právě úspora nákladů a času je vedle eliminace rutinních činností a z nich pramenících možných chyb ze strany přetížených pracovníků hlavní devizou této univerzální platformy pro správu dokumentů. Michal Grepl, portfolio manažer Konica Minolta CE k tomu dodává: „Z celé řady výhod systému považuji za zcela zásadní dvě. Tou první je, že pracuje v reálném čase. Představte si, že například chcete uzavřít pojistnou smlouvu nebo žádost o hypotéku. Konzultant naskenuje do systému základní dokumenty žadatele, a zatímco s ním dál hovoří, systém ověří, zda byly dodány všechny požadované dokumenty pro uzavření smlouvy, a zda jsou uvedené údaje platné nebo totožné. V případě napojení na centrální systém nebo databázi instituce, lze zjistit i klientovu finanční nebo pojistnou historii, uzavřené související smlouvy, nárok na bonusy apod. Z těchto informací lze například připravit i návrh nové smlouvy. Je nasnadě, kolik času se tím ušetří. Nehledě k tomu, jak snadno se odhalí možná rizika. Druhou výhodou je, že platforma se umí učit. Pokud operátor provede jakoukoli změnu či opravu, systém si ji zanese do databáze a dál pracuje na všech úrovních s aktualizovanými daty. Při další operaci už postupuje vyhledávací algoritmus s vyšší přesností.“ Uživatelsky je přitom systém velmi vstřícný.

Co nastane po zavedení platformy?

Systém začne rychle a s vysokou úspěšností nepřetržitě monitorovat a analyzovat tok obrázků, e-mailů a dalších vstupů, aby zachytil a rozpoznal klíčové údaje a podle nich vše roztřídil a přenesl v rámci podniku těm správným příjemcům. Zvyšuje se tak výkonnost, urychlují se jednotlivé transakce a zlepšují se služby zákazníkům a klientům. Platforma má pozitivní vliv rovněž na bezpečnost a přehlednost dílčích úkonů, rozhodovací procesy a s využitím vestavěných kontrolních mechanismů umí ohlídat soulad veškerých činností s aktuálními předpisy a nařízeními. Lze ji snadno rozšiřovat a škálovat, takže může stejně dobře sloužit firmám s distribuovanou strukturou i malým a středním podnikům.

Platforma zajistí rychlejší výnosy při nižších provozních nákladech, neboť cyklus automatického zpracování dat je mnohonásobně kratší než manuální a je tak snadnější dodržovat termíny. Sofistikovaný software dokáže přečíst elektronické i tištěné dokumenty, dokonce i ručně psaný text, porovnávat informace a hledat rozdíly. Dokumenty dále dokáže třídit podle typu (smlouvy, faktury, dopisy, žádanky, reklamace…) a lze jej tedy využít na podatelnách nebo centrálních skenovacích linkách. Podporuje rovněž HTML5, prakticky všechny současné prohlížeče a umožňuje i skenování prostřednictvím mobilních zařízení. Integrované nástroje pro zlepšení obrazu zajistí vysokou kvalitu nahrávání dokumentů přes mobil a tím významně rozšiřují možnosti použití platformy.

Jsou činnosti, při kterých sebelepší mechanismus člověka nemůže nahradit. Ale některé rutinní, únavné, nudné či časově i fyzicky náročné úkony si o využití strojů přímo říkají. Tak proč si neusnadnit práci, když to navíc bude rychlejší, levnější a zaručeně bez chyb?