Hlavní navigace

Nezbytná digitalizace v období pandemie přinesla firmám novou výzvu

Komerční sdělení
Zpracování velkého množství digitálních dokumentů přináší společnostem nejen uživatelské, ale i technické problémy.

Sdílet

Značná část firem byla v období pandemie postavena před nelehký úkol. Bylo třeba zrychleně digitalizovat část procesů, sdílet práci mezi vzdáleně pracujícími kolegy či řešit komplikace se zpracováním účetních dokladů. Koronavirus tak v mnoha společnostech značně urychlil proces digitalizace. Nemusí však vždy jít o posun správným směrem.

Na trhu je k dispozici poměrně velké množství řešení pro Document Management System (DMS), tedy systémy pro centrální správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow. Firmám slouží k práci s právními, obchodními či účetními dokumenty, smlouvami, směrnicemi a podobně a také k jejich provázání do dalších systémů v rámci společnosti i mimo ni.

Běžný DMS nejen zvládne ukládat a kategorizovat dokumenty a sdílet je mezi uživateli, ale dokáže i řídit jejich oběh v rámci dané organizace. Otázkou je ovšem velmi často to, jaké aspekty jsou při výběru vhodného DMS řešení skutečně důležité. Ty hlavní jsme se pokusili shrnout v krátkém článku.

Technický výkon a schopnost vyhledávat v reálném čase

Mnoho firem se při výběru prvního systému pro centrální správu svých dokumentů uchyluje k nadnárodním cloudovým řešením. Populární Microsoft OneDrive či Google Drive dle očekávání nabízejí řešení, které je bez problémů schopné uložit obrovské množství dokumentů. Jejich Achillova pata ovšem tkví v (ne)schopnosti dokumenty dále kategorizovat anebo mezi nimi vyhledávat a dále s nimi pracovat například pomocí workflow. Z pohledu uživatelů tato globální cloudová úložiště nepřinášejí v organizaci dokumentů mnoho nového ve srovnání s běžnou organizací dokumentů do složkové struktury. Přitom nejčastějším důvodem pro změnu špatně zvoleného systému pro správu dokumentů je právě komplikovaná práce s dokumenty a protesty zaměstnanců, kteří mají problém s vyhledáváním a efektivní prací s potřebnými soubory.

„Významnou část našich obchodních případů tvoří zákazníci, kteří již mají s nějakým DMS zkušenost. Tím hlavním, co je zajímá, je velmi často způsob, jakým dokumenty v úložišti dále organizujeme, a rychlost, s níž náš systém reaguje na konkrétní požadavky uživatelů,“ dodává Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.

Společnost Onlio již řadu let vyvíjí a provozuje eDoCat DMS. Ten je z části postaven na open source technologii Allfresco CE, díky čemuž běžně zvládne bezproblémové zpracování desítek milionů dokumentů s rychlou odezvou. Kombinace vlastního vývoje a open source technologií je zároveň trendem posledních let. Nejen, že tím dochází ke snižování nákladů a je možné finální produkt nabízet za výhodnou cenu oproti nadnárodním řešením, ale další významnou konkurenční výhodou je pak absence takzvaného vendor locku, tedy vytvoření závislosti na konkrétním dodavateli.

Pevně svázaná struktura dokumentů a detailně specifikovaná workflow

Jedním z motivátorů, proč si při výběru prvního systému volí menší firmy Google Drive či Microsoft OneDrive, je cena. Nicméně při zvolení správného řešení, které je škálovatelné, nemusí být plnohodnotný a univerzální DMS drahý ani pro malý či střední podnik. Systémy jako zmíněný eDoCat DMS totiž dokážou růst společně s potřebami dané firmy.

Využití cloudových úložišť jako alternativy DMS má vedle svých nesporných výhod také svá úskalí. Zejména v nich není dostupná možnost dokumenty dále detailněji kategorizovat pomocí dodatečných popisných informací, které poté slouží například k rychlému vyhledání dokumentů, aniž by člověk musel zdlouhavě proklikávat celou složkovou strukturu. Proto není ani možné vzájemně propojit související dokumenty, jakými jsou například smlouvy a dodatky anebo faktury a objednávky. Jejich nejzásadnějším nedostatkem je však absence nástrojů pro řízení oběhu dokumentů pomocí workflow s potřebnou mírou automatizace. Tedy zjednodušeně řečeno určení toho, co se s dokumentem musí nebo může stát, ať již na popud uživatele, či zcela automaticky.

Často pak implementace obecného cloudového úložiště končí naprostým chaosem v rámci jednotlivých kategorií dokumentů. Organizace takového systému totiž zcela spočívá na zodpovědnosti koncových uživatelů.

„Náš eDoCat DMS jsme již od začátku vyvíjeli jako škálovatelné řešení. Dokážeme tak poskytnout spolehlivý systém za adekvátní cenu nejen velkým korporacím, které často volí on premise instalaci, ale rovněž podnikům preferujícím cloudové řešení eDoCat DMS. Klientům zároveň nabízíme i smluvní garanci uložení dat výhradně v rámci ČR, a tedy striktně dle legislativy a požadavků na GDPR. Lze říct, že právě rychlost, bezpečnost a soulad s legislativou jsou klíčovými prvky při výběru DMS,“ říká Jiří Voves, předseda představenstva společnosti Onlio.

Naše rada: Nejprve využijte konzultaci s experty na DMS řešení

Při výběru řešení existuje celá řada podobných úskalí. Proto vřele doporučujeme využít konzultaci, kterou pro firmy, které zvažují implementaci či změnu v rámci DMS řešení, nabízí naše společnost Onlio zdarma. Naši konzultanti vám pomohou definovat vaše potřeby a zvolit vhodné technické řešení a jeho verzi. Rádi pro vás také připravíme srovnání v rámci jednotlivých dostupných řešení na trhu.


Pavel Nykl, obchodní ředitel

pavel.nykl@onlio.com, +420 724 080 750