Trápí vás zdlouhavé schvalovací procesy ve firmě? Musíte kvůli podepisování smluv jezdit do kanceláře a pak je složitě doručujete druhé straně a archivujete v papírové podobě, takže vám bobtná archiv plný šanonů? Nic z toho vás už nemusí trápit, pokud přejdete na plně digitální schvalování a podepisování smluv, předávacích protokolů, směrnic a dalších interních dokumentů od Software602. Toto řešení je plně integrované do kancelářského softwaru Microsoft365, který české firmy často používají.
Pořízením aplikace Sofa SignPoint jej povýšíte na univerzální prostředek fungování firmy, aniž by se jednotliví zaměstnanci a manažeři museli v jednu chvíli sejít fyzicky v kanceláři a potřebné dokumenty schvalovali a podepisovali v papírové podobě.
Jak to funguje?
Pokud potřebujete podepsat například smlouvu, nemusíte kvůli tomu jezdit do kanceláře nebo si nechat zasílat dokument ve fyzické podobě na papíře a pak ho skenovat nebo posílat kurýrem zpět. Zkrátka ho podepíšete online třeba ze svého mobilního telefonu stejně jako na papíře, a je úplně jedno, kde se zrovna nacházíte. Zároveň s tím ale vyřešíte celý proces administrace podpisu ve firmě, tedy předání dokumentu jednateli společnosti, všem zainteresovaným přijde notifikace, co se s dokumentem děje a zda už ho příslušný manažer podepsal nebo ještě na schválení čeká.
Sofa SignPoint je přímo integrovaná do menu Microsoft365, takže například u smlouvy napsané ve Wordu lze jednoduše kliknutím na odkaz v menu karty zahájit elektronické podepisování. Po vyplnění základních údajů o dokumentu a zadání, kdo jej bude podepisovat a komu se dokument zašle ke schválení a spolupodepsání, se prostřednictvím osobního PIN k certifikátu elektronického podpisu vloží do smlouvy podpis a parafa uživatele a potvrdí se. Obchodnímu partnerovi nebo nadřízenému v dané firmě následně přijde e-mailem požadavek, aby smlouvu podepsal prostřednictvím mobilní aplikace 602Key. Může ji odsouhlasit a rovnou i elektronicky podepsat.
Podpisy jsou kdykoli ověřitelné
Obchodní partner ani nemusí mít aplikaci Sofa SignPoint, stačí jen správně vyplnit jeho jméno, e-mail a telefonní číslo. Uživatel si však musí stáhnout bezplatnou aplikaci 602Key, jejímž prostřednictvím smlouvu potvrdí a přidá k ní elektronickou pečeť. Pokud druhá strana také používá SingPoint, může smlouvu podepsat kvalifikovaným elektronickým podpisem. Součástí celého procesu jsou podpisové doložky, tedy možnost kdykoli ověřit platnost daného podpisu a to, zda splňuje evropské nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.
Ověřovací doložku můžete získat ve formátu PDF či XML pro strojové zpracování, doložka je opatřena zaručenou elektronickou pečetí založenou na kvalifikovaném certifikátu a je možné použít ji jako potvrzení o ověření. To při ověření v aplikacích, které vám dají informaci jen na obrazovku počítače, neuděláte.
Podle stejných pravidel eIDAS je smlouva v elektronické podobě i archivovaná a kdykoli vyhledatelná prostřednictvím aplikace Sofa – a to i fulltextově, nemusíte si tedy pamatovat její evidenční číslo, ani datum podpisu. To vše lze vyřídit z jakéhokoli chytrého zařízení připojeného k internetu, tedy i z mobilního telefonu v dopravní zácpě nebo cestou na schůzku ve veřejné dopravě. Odpadává veškeré papírování i časové prodlevy při schvalování, úpravách a podepisování firemních dokumentů.
Nejen podpis, ale i archivace podle eIDAS
K dokumentu se můžete kdykoli bezpečně vrátit a ověřit jeho platnost i po letech. Přístup k němu mají jen vybraní uživatelé aplikace Sofa z vaší firmy, jejichž okruh lze libovolně měnit administrátorským nastavením a rovněž vzdáleně přes chytré zařízení. Sofa SignPoint je cloudová aplikace, tudíž není vázaná na firemní síť nebo hardware. Zkrátka s ní dokument podepíšete a schválíte opravdu kdykoli a kdekoli na jakémkoli chytrém zařízení. Potřebujete k tomu pouze internet a uživatelský přístup do této moderní kancelářské aplikace.
ČLÁNKY DO MAILU