Řada firem proto v dnešním stále rychlejším a složitějším světě svěřuje péči o zákazníky sofistikovaným CRM systémům. Zkušenosti již dokázaly, že je to krok správným směrem. Nyní je na čase zamyslet se nad dalším posunem ve využití CRM systému a zaměřit se na jeho hlubší propojení s ostatním firemním IT. Můžete tím totiž dosáhnout významných časových úspor a v konečném důsledku dalšího zlepšení obchodních vztahů.
Zajímavou možnost dnes nabízí například tradiční dodavatel tiskových řešení Konica Minolta, která vyvinula rozšíření systému MS Dynamics CRM, jež nabízí řadu výhod právě v rámci spojení s tiskovou infrastrukturou. Základem pro zpracování informací obsažených ve firemních dokumentech je totiž jejich převod do digitální podoby – tzv. vytěžování. A právě tato funkce je dnes již poměrně běžnou součástí moderních tiskových řešení. Tímto spojením se otevírají další možnosti provázání CRM systému se systémy na řízení firemních procesů, správu dokumentů a podobně.
Co se skrývá pod pojmem „vytěžování“ dokumentů?
Jde o základní funkci systému pro zpracování dokumentů, která umožňuje převod údajů z papírové podoby do elektronické pro jejich další využití. Proces související s vytěžováním zahrnuje samotnou digitalizaci předem definovaných údajů v dokumentu, a jejich následný import do dalších podnikových systémů – účetních, CRM a podobně. Možnost dále pracovat s informacemi, jako jsou například jména smluvních stran, částky, termíny, kontakty, nebo využití funkcí kontroly podpisů, vede jednak k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem, a zároveň k zefektivnění postupů v rámci celé společnosti.
Není CRM jako CRM
Za CRM systém je dnes často mylně považován téměř jakýkoli nástroj, který umožňuje evidovat adresy. Rozšířenou, avšak bohužel rovněž nepřesnou informací je také to, že CRM slouží pouze pro práci se zákazníky. Pokud jste se i vy dosud drželi těchto domnělých „faktů“, zjistíte, že CRM nabízí mnohem větší potenciál k zefektivnění chodu vaší společnosti.
Mezi hlavní přínosy opravdových CRM systémů patří především zlepšení spolupráce obchodu a marketingu, zjednodušení řízení obchodu a servisu a snížení související administrativy. Díky tomu můžete nejen dosáhnout ještě lepších obchodních výsledků a zkvalitnění služeb, které nabízíte zákazníkům, ale i lépe cílit své marketingové kampaně, bez nutnosti navyšovat rozpočet.
Jak vám CRM systém pomůže?
Skutečný systém CRM lze popsat jako nástroj, který umí propojit svět uvnitř společnosti se světem vnějším. Principem jeho fungování je logické provázání interních informací z firemních procesů (např. logistiky, účtárny, servisu, marketingu atp.) s příslušnými údaji z trhu, jako jsou informace o konkurenci z jednotlivých obchodních případů, vyhodnocování nových trendů, hodnocení produktů a dodavatelů, atd. Sběrem těchto informací ale práce CRM nekončí. Vše musí umět také správně vyhodnotit a následně přehledně poskytnout uživateli.
Dalším úkolem CRM systému je snížení administrativy. Cílem je, aby uživatelé měli vždy k dispozici ty nejaktuálnější informace a nemuseli se zdržovat jejich složitým vyhledáváním a propojováním z různých firemních oblastí. Základem takového fungování je přitom vkládání příslušných údajů do systému s minimálním zpožděním. A právě v tomto případě se nejvíce projeví přínosy provázání CRM s tiskovým řešením. Informace obsažené v dokumentech jsou totiž po jejich naskenování automaticky rozpoznány a uloženy do příslušných adresářů. CRM systém a jeho uživatelé je tak mají k dispozici neprodleně po zdigitalizování dokumentu na multifunkčním tiskovém zařízení. Potřebné údaje lze samozřejmě stejně jednoduše a automaticky získat i z elektronických dokumentů (například formátu pdf) a ušetřit tak čas dříve nutný na přepisování dat.
CRM nejen v PC
Při výběru správného CRM řešení byste měli dbát také na podporu mobility uživatelů. Ideální systém by měl být dostupný jako aplikace nejen na PC, ale i na mobilních telefonech a tabletech (min. 3 největších systémů Apple iOS, Android a Windows). Tím zajistíte, aby obchodník, nákupčí či pracovník servisu měli vždy k dispozici všechny informace právě tam, kde je potřebuje. Zároveň jim to umožní do systému nová okamžitě data zadávat, například hned po ukončení schůzky, telefonátu, servisního zásahu, atd.
Pro koho je vhodný?
CRM pomáhá především v oblastech obchodu, marketingu a servisu. Využít jej ale můžete prakticky všude tam, kde rychlé a přesné informace přispějí ke zlepšení vztahů, a to jak s klienty, tak i se zaměstnanci či partnery. Využití tedy nalezne například i v rámci HR oddělení, realitách, callcentrech, právních či notářských kancelářích nebo mezi prodejci a servisy aut.
Vhodný i pro malé firmy
Microsoft Dynamics CRM dodaný společností Konica Minolta lze jako každý podobný systém nainstalovat na vlastní server zákazníka. K dispozici je však i cluoudová varianta, která nevyžaduje žádné investice do firemní IT infrastruktury. Zákazník si v takovém případě pouze nainstaluje aplikaci CRM na svůj tablet, PC či mobilní telefon. To stačí, aby získal plnohodnotné funkce a přístup do celého systému běžícího mimo jeho infrastrukturu. Konica Minolta nabízí CRM systém, který je dostupný i zájemcům z řad malých a středních firem, které nedisponují finančními prostředky pro pořízení jindy náročných řešení.
