S chytrými telefony či s tablety lze pracovat jako s počítači, natáčet videa jako s kamerou nebo fotit jako s fotoaparátem. Od nynějška po nich můžete sáhnout i v případě, že potřebujete naskenovat dokument. Umožní to nová aplikace od Konica Minolta, která ji propojila se svými službami pro správu dokumentů a podnikových procesů. Nová funkce tak zdaleka nekončí jen u převodu fotografie do PDF.
Aplikace pro mobilní skenování usnadní a zrychlí celý proces digitalizace a zpracování dokumentů. V praxi umožní zahájit zpracování elektronického dokumentu již ve chvíli fyzického přijetí a vyfotografování například během pracovní porady, služební cesty nebo přímo u zákazníka. S každým dokumentem tak už nebude muset ke skeneru. Toto ocení například obchodní zástupci, terénní servisní technici nebo všichni z vás, kteří uvítají možnost odeslat odesílat účtenky, objednávky, formuláře, hlášení či jiné dokumenty odkudkoli k okamžitému zpracování.
Kde končí digitalizace? Stiskněte spoušť mobilního fotoaparátu a uvidíte
Digitalizace dokumentů dnes již skutečně neznamená jen jeho převod do PDF. Přidaná hodnota je zejména v jejich inteligentním zpracování, tzv. vytěžení dat nebo informací z dokumentu. Údaje jako jsou jména, částky, termíny a podobně dokážou dnešní systémy z dokumentu automaticky vygenerovat a předat do dalších podnikových systémů. Tato funkce významně snižuje především administrativní zátěž firem spojenou s ručním přepisem informací. Zvyšuje rovněž i bezpečnost a správnost, protože nedochází k chybám spojeným s lidským faktorem. A právě tohoto stupně digitalizace je možné nyní dosáhnout i pomocí mobilního skenování. „Pro zákazníky, kteří nedigitalizují veliké objemy dokumentů, může být nová aplikace skutečně i alternativou k tradičnímu skeneru či multifunkci.
Rozpozná, zaměří, vyfotí…
Nová aplikace je schopna automaticky rozpoznat a zaměřit snímaný dokument před objektivem. Jde o podobnou funkci jako dnes již běžné automatické rozpoznávání obličejů. Aplikace pro mobilní skenování však zaměřený dokument dokonce také sama vyfotografuje, následně ořízne a srovná do vodorovné polohy. „Uživatelé nemusejí skutečně ani stisknout spoušť. Automatické fotografování pomáhá předcházet vzniku rozmazaných snímků a eliminovat otřesy, které jsou běžným důsledkem při stisknutí spouště tradičních fotoaparátů,“ upozorňuje M. Grepl. Ve skutečnosti pořídí aplikace dokonce celou sekvenci snímků každého dokumentu, z nichž následně vybere ten nejkvalitnější. Tato funkce pomáhá například s digitalizací při nedokonalých světelných podmínkách. Bez problému převede do elektronické podoby i přeložený list při běžném kancelářském osvětlení.
… automaticky odešle a vy šetříte čas a náklady
Vyfotografované, tedy naskenované dokumenty aplikace poté automaticky odešle do navazujících systémů pro správu dokumentů, předem určených serverů či e-mailů. Následuje tradiční cyklus digitalizovaných údajů v rámci systémů pro správu firemních procesů, na jehož začátku již nebyl skener a mobilní telefon. Správným nastavením těchto procesů můžete přitom nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílíte významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.
Už nemusíte doufat v QR kód
Nová aplikace vám může reálně pomoci ke zrychlení realizace obchodních i provozních procesů. Praktickým příkladem využití mobilní aplikace je také automatické uložení údajů z vyfotografovaného dokumentu do interního firemního systému, například faktury přímo do účetnictví, občanského průkazu do databáze nebo vizitky přímo mezi kontakty zákazníka. „Možnost digitalizace obsahu dokumentů prostřednictvím mobilního přístroje de facto nahrazuje funkci QR kódů, které dnes běžně usnadňují například právě zpracování kontaktů nebo platby faktur,“ vysvětlil M. Grepl. Právě QR kódy jsou dnes asi nejznámějším příkladem fungování vytěžování údajů z dokumentů. Jejich přínos je zejména v automatickém využití vytěžených údajů, například jejich vyplnění do platebního příkazu. Přesně toto dokáže i nová mobilní aplikace, u všech dokumentů a bez přítomnosti QR kódu.
Mobilní aplikace je součástí nového systému pro správu a řízení dokumentů. Ten dokáže dokumenty automaticky klasifikovat podle jejich typu, extrahovat požadovaná data a uložit je ve vybraném cílovém systému. Vyznačuje se snadnou implementací a lepším využitím cloudových nástrojů. Nový systém nevyžaduje instalaci na server zákazníka a umožňuje i vzdálený přístup přes webové rozhraní.
ČLÁNKY DO MAILU