Existují přitom datové formáty kancelářských programů, které jsou z technického hlediska otevřené, veřejně přístupné a tedy kontrolovatelné. Úřady je ovšem převážně ignorují a často komunikují prostřednictvím formátů, které lze otevřít jen v některých programech. Nutí tak daňového poplatníka, aby si koupil konkrétní program. Struktura uzavřených formátů není veřejně známá a může se měnit podle požadavků výrobce.
Existují jiné možnosti
Pro účely informování veřejnosti přeložila společnost Liberix, o.p.s., do češtiny webové stránky DocumentFreedom.org, které informují o existenci tzv. otevřených datových formátů. K jejich zpracování lze používat zdarma dostupné nástroje, např. OpenOffice.org. Tento kancelářský balík lze získat bezplatně a používat ho doma i v zaměstnání, a to v mnoha operačních systémech.
Stát diskriminuje část občanů
Státní správa a samospráva často používá uzavřené datové formáty kancelářských balíků, jako jsou .doc nebo .xls. To znamená, že k zobrazení a zpracování dokumentů je obvykle nutné koupit program, který s nimi dokáže pracovat. Tyto programy nejsou dostupné všem uživatelům (a daňovým poplatníkům). Vzniká tím nejen diskriminace určité skupiny obyvatel, ale také závislost státu na jednom dodavateli.
Stát je závislý na jednom výrobci
Významným negativem je také fakt, že se technická struktura takového formátu mění podle vůle jeho výrobce a ten tak nutí zákazníka (kterým je také stát) k zakoupení nových verzí svých programů. V neposlední řadě dochází také k nerovnému konkurenčnímu boji, protože výrobce popis datové struktury chrání a nezveřejňuje. Konkurence má tedy omezené nebo žádné možnosti tyto uzavřené formáty používat.
Řešení: Používat otevřené formáty
Řešením je používat otevřené datové formáty, např. OpenDocument Format. Technická struktura takového formátu je popsaná a veřejně známá, OpenDocument Format je mezinárodní ISO standard. Data uložená v těchto souborech jsou čitelná nezávisle na operačním systému nebo typu zařízení. Existuje velké množství programů, které s tímto formátem pracují, například kancelářský balík OpenOffice.org. Neexistuje závislost na jednom výrobci. OpenOffice.org lze získat zdarma a používat ho na úřadech, ve školách, v domácnostech, ve firmě a kdekoliv jinde. Podrobnější informace a příklady z praxe najdete na adrese http://www.openoffice.cz/pouzivaji-openoffice-org
