Hlavní navigace

Názory k článku Elektronická revoluce spisů v úřadech a soudech

Článek je starý, nové názory již nelze přidávat.

  • 4. 6. 2009 9:54

    a (neregistrovaný) ---.cec.eu.int
    z praxe ve statni sprave, kde se elektronicky archivuje jiz leta se objevuji tyto problemy
    1. dokumenty jsou nedohledatelne
    - klasifikace dokumentu se kazde 3-5 meni (a s nimi, z technickych duvodu (sic!) i uloziste a jeho fyzicka struktura
    - fyzicke oddeleni technicke sluzby, ktera archivaci zajistuje a uzivatelu;
    jinak receno urednici jsou externi firmou povazovani za blbecky a kazda nova firma po svem vitezstvi ve vyberovem rizeni zavadi svuj lepsi system; obvykle i jinou SW platformu)
    - meta informace chybi ci jsou spatne/neuplne vyplnene; vetsina uredniku nechape a (nebo) nema cast na to, aby si hrali s vyplnovanim metainformacich o obsahu dokumentu.
    Ty jsou navic s naprosto zoufalou semantikou. Proto je vyhledavani prakticky nefunkcni ...
    2. dokumenty nelze otevrit
    - u dokumentu starsich 5 let se casto objevuje potiz s nalezenim (a naisntalovanim) SW, ktery je otevre.
    - resenim je konverze, ovsem tato musi byt permanentni.
    - teoreticky by dnes resenim mohlo byt XML, ale i tady dochazi ke zmenan schematu/DTD (casto nedokumentovaneho - at zije externalizace - viz vyse)
    A formaty jako TIFF zase neumoznuji fulltextove vyhledavani ... a tak dale ...

    Resenim by byla pripadne udrzba XML schematu (ci DTD) a prubezne konverze archivu, ovsem u rady dokumentu je dulezitou soucasti i obrazova dokumentace ...

    Pri neustalem tlaku na snizovani nakladu se jen tezko zduvodni, ze je treba ztravit temer stejne mnozstvi casu na spravne semanticke formatovani a doplneni meta informaci jako na vytvoreni obsahu ... Proste vysvetlete nekomu, ze kdyz se jednostrankovy dopis tvoril 5 minut, tak s tim pocitacem to ted trva 15 min ...

    A tresnickou na dortu, je nutnost vytvoreni funkce kontrolora, protoze je treba prubezne (namatkove) kontrolovat technickou kvalitu dokumentu (semanticke formatovani, spravne vyplneni metadat, spravne XML schema - a to zadny stroj proste neudela)
  • 6. 6. 2009 14:12

    Vojtěch Kment
    K pojetí: že datové schránky nestačí píši, je o tom přes půl článku. Že to dosud bylo pojímáno jak si myslím je: za 1) tradice, 2) dosavadní právní úprava. Dosud §§ 63 - 72 zákona č. 499/2004 Sb. byly dokumentově neutrální, spíše zcela tradiční, požadavek § 64 odst. 1 na opatření otiskem podacího razítka s číslem jednacím nebylo lze splnit u elektronického dokumentu vůbec. Vyhláška č. 646/2004 Sb, v § 1 odst. 1 a § 8 odst. 1 vytěsňuje přijaté i odeslané elektronické dokumenty do úpravy zavedené vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách (vydané na základě zákona o e-podpisu, který se u pojmu e-podatelna soustřeďuje na příjem/odeslání dokumentu). Tato vyhláška pojímá elektronickou podatelnu víceméně jako autonomní IT systém, zprávy ukládá uložit do úložiště doručených/vypravených datových zpráv. Pojem takového úložiště nikde v předpisech spisové služby zaveden není, je to pojem z vyhlášky o e-podatelnách. Byl by asi možný výklad, že modul e-podatelny je součástí širšího systému spisové služby, ale právně mnohem případnější je, že to jsou samostatné moduly (právně i technicky), které na sebe právně i technicky navazují. Je to prostě typický výsledek legislativy, kterou píší právníci z různých resortů nebo odborů, každý ze svého úhlu pohledu, každý akcentuje to své, a v praxi se pak musí všechny předpisy na sebe nějak navázat, i když se to často ohýbá přes koleno. Veřejné právo je tohoto partikularismu plné.

    Bohužel ani novela zákona č. 499/2004 Sb. a nová vyhláška tuto segmentarizaci neodstraňují, nicméně o elektronických dokumentech hovoří již mnohem explicitněji, což je dobře, protože elektronické dokumenty mají spoustu zvláštností. Pravda ovšem je, že by to chtělo přepsat zgruntu.
    Dichotomie analogové/digitální neslouží pouze k zahrnutí, že do nich patří vše, ale následně pak i pro rozlišování různosti režimů. Jinak se nakládá s digitálními a jinak s analogovými dokumenty. Realita co všechno může být dokumentem (pro archiv) je složitá, lze to pojmenovávat a klasifikovat různě, ale právní předpisy by na sebe měly navazovat.

    K pojetí důvěryhodnosti archivace vs. platnosti podpisu.

    Tomu rozdílu rozumím a shodujeme se. Ovšem zajištění neměnnosti dokumentu v archivu není totéž jako zajištění původce dokumentu (ne původce ve smyslu zákona o archivnictví, ale ve smyslu původce = autor dokumentu, osoba která dokument podepsala). Pokud se budou v archivech skladovat dokumenty zbavené platnosti v tomto smyslu, tak výsledek si můžete představit asi tak, jako byste dnes skladovali sice neměnně, už 20 let stejně, ale stohy papíru napsaného psacím strojem, na kterém by bylo vždy dole napsáno třeba "Josef Novák, ředitel", ovšem také pouze jen psacím strojem.

    Pak do archivu nebo u soudu někdo přijde a řekne: "já toto ale nepodepsal", to si vyrobili sami úředníci někdy při převodech do archivu před 20 lety, vůbec jsem netušil, že takový dokument existuje, takže jsem se proti tomu nemohl nijak bránit a nyní autenticitu tohoto dokumentu naprosto popírám.

    Pokud tam je vlastnoruční podpis, tak má takové popření o hodně těžší, protože grafologie může pravost podpisu dokázat i po letech.

    Pokud by byl udržovaný platný elektronický podpis, tak je popření rovněž o hodně obtížnější.

    S touto ztrátou platnosti podpisu (u elektronického dokumentu elektronický podpis jakoby vysychá až se ztratí úplně) se pro změnu obtížně vyrovnávám já (mé ach jo), protože právo v řadě případů vyžaduje platný podpis. Minimálně po onu "právně relevantní dobu" (10 let, u nemovitostí a jindy i déle) je udržování platnosti podpisů nutnost. V archivech to už bývá z hlediska práva méně závažné, pouze se archivy vystavují riziku, že budou neměnně skladovat ony pouze psacím strojem napsaná lejstra, o jejichž autenticitě bude lze budoucím generacím pochybovat.
  • 4. 6. 2009 8:28

    anonymní ---.vabo.cz
    Má o tom někdo opravdový přehled? Autor myslím popsal úskalí celého systému dobře.
    Abych se přiznal, jsem v této věci velikým pesimistou. Totiž podle mých osobních zkušeností znamená přechod na elektronické systémy ve svých důsledcích vždy vyšší zátěž uživatelů a nárůst administrativy.
  • 4. 6. 2009 12:14

    Obyvatel (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    Tohle srovnani me u nas chybi prakticky ve vsem. Mozna jinde negeneruji urady tolik dokumentu kvuli kazde pitomosti.
  • 4. 6. 2009 13:26

    MB (neregistrovaný) 193.86.31.---
    Promiňte, ale argumenty v bodě 1 vůbec nechápu. Možná by to chtělo zkontrolovat úplnost napsaného textu, včetně sémantické a syntaktické správnosti .-). Státní správa má povinnost doržovat zákon o spisové službě a archivnictví a pokud ji vede na rozumném sw a hw, tak k výše uvedeným problémům nedochází. Pokud se mění sw (proč ale), je potřeba doržovat datový standard. Jinak se nesmí nikdo divit. Metadata nedělá až takový problém lidem vyplnit.
    K bodu 2 - Samozřejmě pokud nemáte určené standardy, tak se opět nesmíte divit. Ale ony nyní (nově) určené budou a samozřejmě nejde o "teoretické" XML. Obecně totiž nejde o vytěžování archivovaných dat, ale o uchovávání dokumentů, a tedy spíše dlouhodobě vyhoví (nejen) tiff než nějaké XML schéma. Navržené jsou tuším jisté verze tiff, png a pdf přesněji PDF/A.
    Pokud budou data vytěžována, tak skutečně do metadat, ale to až následně a mimo zdržování původce dokumentu.
  • 4. 6. 2009 14:36

    anonymní ---.pardubickykraj.cz
    omluvám se, dost jsem to zjednodušil a někde to ztratilo i původní myšlenky, ale to hlavní tu je
  • 4. 6. 2009 14:38

    Cobra (neregistrovaný) ---.justice.cz
    Už tu bylo řečeno několikrát, že tento systém se ve státní správě nikde jinde nepoužívá. K tomu padla celkem zajímavá připomínka, že na něčem podobném je postaveno elektronické bankovnictví.
  • 4. 6. 2009 15:08

    Vojtěch Kment
    Zajímavé, díky. Vidím zde jeden problém.

    1. Uzavření spisu. Spis se (např. ve správním řízení) uzavírá po ukončení řízení, tj. třeba měsíc po vydání rozhodnutí, když rozhodnutí nabyde právní moci apod. Při uzavření se kontroluje úplnost atp.

    V klasické podobě se po uzavření předává do spisovny úřadu /ev. správní archiv/ (kde leží 3, 5, 10 apod. let).

    2. Po uplynutí skartační lhůty dochází ke skartačnímu řízení, během něhož spis nebo jeho části mohou jít buď do stoupy nebo do archivu.

    Dotazy:

    - převedení do PDF/A probíhá v bodě 1 nebo v bodě 2 výše popsaném (není mi to zřejmé)?

    - při převedení do PDF/A se zachovají veškeré elektronické podpisy/značky jednotlivých ve spisu obsažených elektronických dokumentů, nebo je důraz kladen na zachování obsahu informace - "grafického vzhledu", když to tak řeknu?
  • 4. 6. 2009 15:25

    Cobra (neregistrovaný) ---.justice.cz
    Jiný úřad, ale odpovím za něj...

    1) Ano

    2) Ne vždy

    3) Pokud vím, tak se dokumenty vkládané do spisovky elektronicky nepodepisují. A to ani ty následně odesílané oficiálním mailem.

    Do metadat se doplňuje jenvěc, datum vytvoření, autor, osoba, která má přiděleno a do kdy...
  • 4. 6. 2009 16:41

    MB (neregistrovaný) 193.86.31.---
    Balíček SIP se tvoří až v bodě 2, takže by stačilo převedení do PDF/A tam. Ale protože skartační lhůta může být třeba až deset a mnohdy i několik desítek let, nelze předpokládat, že by převod vždy proběhl úspěšně. Takže jasné doporučení je převod do PDF/A v době uzavření spisu. Ale možná nějaká agenda snese i variantu v době skartace či se nebude předpoládat vůbec, pokud se archivace nepředpokládá.

    Současně doporučený formát PDF/A 1a snad neuchovává elektronické podpisy, a proto by mělo jít jen o zachování obsahu informace a "grafického vzhledu". Další interpretace nechávám právníkům, včetně toho zda jsem připojil vědomě svůj e-podpis k mému dokumentu ve wordu nebo patří i k tomu konvertovanému do PDF, o jehož exitenci nemám ponětí.
  • 4. 6. 2009 21:23

    jarin (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    no a obálka pro ten obsah (PDF/A) bude pak podespané xml podle daného schématu? nebude náročné udržet dané schéma?
  • 5. 6. 2009 9:19

    david (neregistrovaný) ---.pardubickykraj.cz
    příznám se, že nevím, zda to bude xml, ale jako takové vlastní "obálku" pdf/a bude vytvářet program, dle daných specifikací, vy maximálně budete vyplňovat chybějící věci.
  • 5. 6. 2009 12:01

    melkor (neregistrovaný) ---.eurotel.cz
    "... Český stát jako standardo-tvůrce žalostně selhal a selhává stále. Řizení veřejné informatiky se nedaří provádět ..."

    IMHO je cely problem dan tim, ze zpruhledneni napr. verejnych zakazek a pod. nebylo, neni a nebude v zajmu zainteresovanych. Tim myslim jak urednuiky, tak politiky. Kompromitujici cast spisu se muze snadno ztratit - casto bez toho, ze by si nekdo v blizke dobe povsiml. V DMS je to daleko obtiznejsi - a hlavne je automatizovana kontrola, ze najednou neco chybi.
  • 5. 6. 2009 13:07

    Vojtěch Kment
    Myslím, že zájmy jsou často velmi silné, ale přesto je nepovažuji za příčinu mého konstatování.

    Mimochodem, datové schránky způsob provádění veřejných zakázek významně neovlivní, neboť režim činnosti při nich upravuje zvláštní zákon o veřejných zakázkách.

    Nabídky budou stále doručovány v uzavřených obálkách tradičním způsobem a budou i skladovány v papírové podobě, jako dosud. Musel by se změnit zmíněný zvláštní zákon. Jinak budou zatím i hybridní spisy: tj. jednotlivý spis vedený částečně listinami v deskách a částečně s elektronickými dokumenty v DMS.
  • 5. 6. 2009 20:36

    Hugo (neregistrovaný) ---.eurotel.cz
    ??? Nějak jsem nepochopil Vaši odpověď... Na mail opatřený zaručeným elektronickým podpisem by snad měla odpovědět stejným způsobem, ne?
  • 5. 6. 2009 20:48

    xicht (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    Autor v tom má docela hokej - nedivím se, je to naprostý chaos (mimochodem úplně si třeba odporují formáty pro autorizovanou konverzi a dlouhodobé uchovávání).
    - národní standard nebude za roky, ale jeho textová část je již v návrhu k dispozici na http://www.mvcr.cz/soubor/moreq-pracovni-pdf.aspx (aneb dobře schovaný na stránkách MV). Vychází se z evropského standardu MoReq2.
    - hlavní formát pro dlouhodobé ukládání bude dán vyhláškou: PDF/A
    - metadata (odpovídající vedené evidenci) spolu s dokumenty budou zabalena v METS kontejneru; XML schéma bude možná do měsíce.
    - že je spisová služba především o dokumentech, nikoli jen o jejich evidenci, vyplývá minimálně od roku 2004 z citovaného zákona, viz definice (že to dneska někteří nechápou, je problém - asi je potřeba poslat je na školení k Marii Teresii)
    - lhůta na úpravy je 3 roky, do té doby bude většina úřadů pravděpodobně tisknout (on takový systém není zadarmo a nejde jen o klasické úřady - týká se to třeba škol nebo státem zřizovaných nemocnic, Akademie věd...)
    - plně elektronická spisová služba, jak ji definuje zákon, je pěkná broskvovina, nikde na světě nemají VŠE elektronicky, vždy jde o systémy hybridní (aneb příležitost pro podnikání: skenovací firma)
    - dlouhodobé ukládání nikde na světě neřeší udržování platnosti elektronických podpisů a razítka (navíc skutečně funkční a rutinně pracující digitální archiv je snad jen v Austrálii, stát Victoria); pokud už se používají některé obdobné metody, jde většinou o řetězení hash.
    - prezentace k nové legislativě jsou na http://www.nacr.cz/zpravy/egovernment2.aspx
  • 5. 6. 2009 20:53

    xicht (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    Balíček SIP bude pravděpodobně celá sada spisů (přejímka vybraných dokumentů do archivu). Uchovávací formát bude muset vznikat jako nutná podmínka pro uzavření spisu - i když ze zákona to jednoznačně nevyplývá, vyhláška to zpřesňuje.
    Formát PDF/A-1a je ve vládním usnesení a platí pro ústřední úřady, vyhláška bude mít jen PDF/A bez specifikace (tedy i s možností uložení podpisu apod.).
  • 5. 6. 2009 20:58

    xicht (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    Problematika dokazování je čistě na hodnocení soudu (= volné hodnocení důkazů), pravděpodobně by si vyžádal znalecký posudek. I v papírové podobě obyčejné kopie bere soud za relevantní, pokud pocházejí z dokumentů daného původce uložených v archivu. Navíc je zde ustanovení o právní fikci platnosti elektronického dokumentu (viz novela 499/2004)
  • 5. 6. 2009 21:02

    xicht (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    Nemáte tak docela pravdu, intenzivně se pracuje na problematice elektronického zadávání veřejných zakázek, na což existuje usnesení vlády s horizontem 2011.
    Hybridní spis zákon neumožňuje (tedy po dobu 3 let ano, pak ne) ;-(( To je tak, když chceme být v Čechách nejlepší na světě...
  • 5. 6. 2009 21:11

    MoB (neregistrovaný) ---.warnet.cz
    Ne. Úřad neodpovídá elektronickým podpisem, ale tuším časovým razítkem, nebo jak se to jmenuje. Elektronický podpis je jenom pro použití konkrétním člověkem.
  • 5. 6. 2009 21:18

    a8n (neregistrovaný) 78.108.145.---
    Elektronickou značkou (což je technicky víceméně to samé jako EP), časové razítko je ještě něco jiného.
  • 5. 6. 2009 22:19

    MB (neregistrovaný) ---.more.cz
    Za prvé to není automaticky - viz§19 Nevylučuje-li to zákon nebo povaha věci, na požádání účastníka řízení správní orgán doručuje na adresu pro doručování nebo elektronickou adresu,16) kterou mu účastník řízení sdělí,...

    A potom zasílání emailem není příliš diskrétní, email lze zachytit nepovolanou osbou, a třeba dopis do vlastních rukou není také zrovna pro posílání emailem nejvhodnější.
  • 6. 6. 2009 1:15

    Vojtěch Kment
    Tak otázka je, kde a u koho by se mělo vzdychat :-).

    Předně v článku píši, že současná legislativa v zásadě nebránila elektronickým dokumentům, ale zároveň je nijak neforsírovala. Kromě toho znám i praxi z úřadů a ta nijak elektronická není. U spisové služby jsou v právních předpisech nějaké zmínky o zpracování (pokud mne paměť neklame, mám za týden přečteno tak 400 stran textu, ale před psaním jsem ověřoval i dosud platnou legislativu) elektronických dokumentů myslím pouze v dosud platné vyhlášce 646/2004 Sb. a i tam asi jednou větou, zákon sám byl dosud napsaný tak, jako že elektronické dokumenty četněji v běžném styku vůbec neexistují, přinejmenším v hlavě III, spisová služba (HLAVA III § 63 - § 70). Z hlediska spisové služby jsou pouze na počátku zákona definice:

    d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce,

    k) výkonem spisové služby zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností,

    Podmínky takové definice splním tím, že případný vzácně se vyskytující exemplář elektronického dokumentu vypálím na CD, napíši na něj číslo jednací a vložím do spisu.

    Z mého pohledu (viz můj profil) nejsou ani tyto osamoceně definice na počátku zákona úplně šťastné, neboť vedou na dichotomii analogová / digitální podoba dokumentu, přičemž analogovým se zřejmě míní listinné provedení a digitálním elektronické (elektronický záznam v elektronické podobě). Přitom na listině mohou být čárové kódy a digitální dokument může být nasamplovaný zvuk, který jinak než analogově vnímatelný nakonec není. Běžný úzus ve veškeré jiné legislativě pak je, že písemné provedení (záznam) může být v podobě elektronické nebo listinné, a ne že je alternativní k elektronickému provedení. Takže se nedivte, že se k zákonu o archivnictví stavím s velkou opatrností (brát ho příliš vážně).

    Prakticky pak můj zájem nebyl dosud příliš soustředěn na archivnictví, ale na život dokumentu v "právně reálné době" (dost významný mezník bývá často 10 let). A míním, že by se věrohodnost dokumentů udržovat měla, protože jinak sice budeme možná mít cosi elektronického, co ale může být velmi málo věrohodné. Nakonec i archivy by se měly snažit dosáhnout co nejvyšší věrohodnost - viz nyní nějaký současný spor o majetky v Německu převedené v r. 1935.

    Souhlasím i s hybridností. Co je velmi důležité, by mělo zatím zůstat na papíru.

    Jinak ovšem díky za informace. Jen poslední hyperlink hlásí zacyklení odkazů a není pro mne otevřitelný.
  • 6. 6. 2009 9:24

    xicht (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    Máte pravdu, věta je děsivá. Podle mého názoru ta spojka "a" vyžaduje současně podpis/značku i časové razítko. Co o tom míní ostatní?
  • 6. 6. 2009 9:57

    Hugo (neregistrovaný) ---.eurotel.cz
    No jistě... Odpověď na otázku, na jaké číslo účtu mám zaslat požadovanou zálohu pro soudního znalce, je jistě natolik diskrétní, že si zasluhuje býti poslána toliko doporučeným dopisem do vlastních rukou :-D.
  • 6. 6. 2009 14:23

    Vojtěch Kment
    Nechodí mi bohužel ani www.nacr.cz. Přesměruje mě to na http://www.mvcr.cz/archivy/index.htm a zde se mi Firefox zastaví a napíše:

    Smyčka při přesměrování. Server přesměrovává požadavky na tuto adresu sám na sebe a to takovým způsobem, které zabraňují jejich dokončení.

    Prohlížeč ukončil spojení, protože server přesměrovává požadavky sám na sebe způsobem, který zabraňuje jejich dokončení.

    * Je možné, že stránka vyžaduje cookies, které máte zakázané a nebo je pro tento server blokujete.

    * Většinou se ale jedná o problém konfigurace serveru a není to tak problém vašeho počítače.

    Zkoušel jsem to ze 2 počítačů (XP Pro, Vista). IE ani Opera nenapíší nic, zamyslí se a nic se neděje. Zkoušel jsem ještě změnit DNS server z 217.31.49.46 na 193.165.254.9, ale ani to nepomohlo. Zkusím napsat otci, ať to zkusí otevřít ještě z úplně jiné lokality.
  • 7. 6. 2009 0:06

    Vojtěch Kment
    Tak z jiného počítače (s konektivitou přes bránu někde v Německu) www.nacr.cz přístupné mám! Zajímavý fenomén, který jsem ve Firefoxu ještě nikdy nezaznamenal?!
  • 7. 6. 2009 11:10

    xicht (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    Já používám již téměř výhradně Firefox a Vámi popisovaný problém jsem nikdy nezaznamenal. Jediný problém jsem svého času měl s firewallem, který blokoval osmdesátkové porty (to ale není tento případ).
    Pokud jde o tu "autenticitu", nelze pojímat izolovaně jedno lejstro. Zajímavý byl v této souvislosti případ Chadimová (někde na webu jsem o tom četl kdysi článek od odborníků z katastru). Pokud mám povědomost o zpochybňování (např. v restitucích), byly problém ne s tím, zda to dotyčný podepsal, ale hlavně s tím, zda k tomu byl oprávněn.
    Loučím se, neboť za několik hodin odjíždím nach Wien.
  • 20. 6. 2009 20:40

    Metodik SSL (neregistrovaný) ---.10.broadband4.iol.cz
    Váš text je naprosto přesný.
    Děkuji.
    Metodik spisové služby.
  • 8. 1. 2013 10:35

    Viktor (neregistrovaný) ---.silesnet.net

    Jestliže kohout nebo slepice u soukromníka, je jedno jestli a.s. nebo s.r.o., po zaslání písma datovou schránkou se zaručeným elektronickým podpisem se dostaví na úřad nebo k soudu a chce originál včetně razítka a jiných údajů, pak už je lepší zasílat už doporučeným dopisem.

  • 4. 6. 2009 14:45

    Hugo (neregistrovaný) ---.uniqa.cz
    Slepice u soudu, která je schopna na mail se zaručeným elektronickým podpisem odpovědět doporučeným dopisem na doručenku do vlastních rukou, dost těžko zvládne nějakou datovou schránku.
  • 4. 6. 2009 9:26

    anonymní ---.pvt.cz
    "Půjde-li vše dobře, bude novela někdy 15. - 25. června vydána ve sbírce zákonů s tím, že účinnost většiny jejího obsahu má nastat od 1. července 2009, tedy ke stejnému dni, jako má začít provoz datových schránek." Přičemž, jak autor správně upozorňuje,na tuto novelu teprve budou navazovat prováděcí vyhlášky, úpravy spisových služeb (napřed u jejich autorů, pak instalace u úřadů), nutné období testování,...To všechno ovšem již za ostrého provozu, kdy zprávy protékající touto betaverzí (jinak se to asi nedá nazvat) už budou plně právně platné, se všemi důsledky pro jejich příjemce.
    Uklidňující může být sdělení, že se celý systém vlastně "dobrovolně" odkládá do listopadu . I když vlastně ne, stačí jeden agilní úřad, co to rozjede se všemi riziky už od 1.června, a firmy už jsou povinné sledovat jestli jim přes datové schránky něco neposílá. A modlit se, aby se ty zprávy v tom nastávajícím bordelu neztratily, a nebyla na ně náhodou vyhlášená exekuce...Takže zbývá jediná možnost, všichni to budou mít zablokované do 1.listopadu, a pak se uvidí...Mezitím proběhnou volby a kdoví co a jak bude...
  • 4. 6. 2009 11:49

    jd (neregistrovaný) 194.213.198.---
    tohle bych podepsal. Teoreticky to vypada dobre, praktikcky je nekdy jednodusi to vest papirove.

    Kdyz k tomu prictete neuveritelny bordel kolem celeho soucasneho certifikacniho procesu pres PostSignum (pouzivano pro CzechPoint) diky kteremu skoro zadny urednik systemu certifikacu nerozumi.

    Male priklady za vsechny (uverejnuju jen jednoche prkotiny)

    - "Public CA" ma zkratku "VCA" (rozumejte "verejna" asi pro zmateni nepritele)
    - v komunikaci se pouziva seriove cislo certifikatu dekadicky zejmena pro zmateni nepritele, protoze Window zobrazuji toto cislo pouze hexa

    Vzhedem k tomu jakou dobu je tu Czechpoint a jsou s nim stale nejake problemy a nedorozumeni dane nekonzistentni terminologii (viz priklady nahore) tak bude vysledek katastrofa.
  • 4. 6. 2009 12:16

    petr_p (neregistrovaný) 2002:93fb:17--:----:----:----:----:----

    Problém totiž je, že na jednu stranu chcete po elektronickém systému věci jako vyhledávání (v metadatech, v plném textu) a propojování dokumentů, na druhou stranu úředníci stále tvoří dokumenty jako v papírovém systému (tvoří nestrukturovaný list papíru).

    Pokud chcete takový dokument zpracovávat, musíte donutit člověka, aby ho označkoval metainformacemi. Pokud úředník nechce pokročilé nadpapírové funkce systému, tak to oprávněně vidí jako práci na víc.

    Proto si myslím, že již samotná tvorba dokumentů by měla být vedena sémantickou cestou. Tedy úředník by namísto hutného textu vyplnil formulář a tím by pro něj práce končila.

    Chápu že je to příliš odvážná myšlenka, ale třeba formuláře životních situací k tomu již směřují.

    Než se takový způsob práce prosadí, měly by současné systémy na pořizování dokumentů usnadňovat vyznačovaní metadat z hutného textu nebo naopak jejich kompletaci tak, aby úředník tyto funkce považoval za přínos. Například místo zdlouhavého textu „na základě odstavce 2 § 3 zákona č. 4/1000 Sb., o zahnutosti banánů“ by úředník napsal „na základě czsb:1000:4:3:2“ a systém by sám takové URN převedl na lidský text, dohledal by název předpisu, ověřil, že takový odstavec opravdu existuje a učinil z takového textu hypertextový odkaz třeba na Portál veřejné správy. Zároveň by v dokumentu zůstala metainformace, že se jedná o tento zákon. Úředník by pak v metadatech již měl předvyplněné číslo takto v textu zmíněného zákona. Podobným způsobem by se daly konstruovat další údaje jako je číslo jednací, datum, odpovědný úředník, jména dotčených osob, čísla parcel, územní nebo poštovní adresy atd.

    Pro dlouhodobou archivaci by se výborně hodily kombinované formáty, jako je třeba DjVu nebo PDF.

  • 4. 6. 2009 13:38

    MB (neregistrovaný) 193.86.31.---
    K bodu 3 -

    Jaký je "správný" archivní formát pro e-podpis? Zatím, hádám-li správně, není určen. Jaké varianty podepsaných dokumentů vůbec mohou vznikat, úřad je přijímat, kontrolovat a konvertovat k archivaci? - různým způsobem podepsané PDF, RTF, DOC a jiné formáty. A kontrolu e-podpisu nelze provádět "ručně" - tomu nerozumí nejen ty 50-ti leté ženské, ale i 30-letí páni a bez sw to nepůjde.

    Jak se udržuje platnost elektronického podpisu, který nejpozději do roka platnost automaticky ztrátí? Je k tomu nějaký zákonem posvěcený mechanismus, jinak je to stejně na vodě.
  • 4. 6. 2009 14:34

    anonymní ---.pardubickykraj.cz
    pokusím se něco odpovědět, jak by to mělo vypadat, jsem ajťák, ne metodik spisové služby, tak mne nebijte.
    Jak si vede spisovou službu každý úřad je jeho vlastní věcí a je dána spisovým a skartačním řádem.
    Ve chvíli, ale kdy spis uzavře a bude ho chtít elektronicky archivovat (neřešme přechodnou dobu), tak bude muset být spis převeden do formátu PDF/A, který je standardizovaný, tento spis bude obalen obálkou z metadat, které budou obsahovat datovou značku,podpis kvalifikovaným certifikátem, a další a tyto věci budou tvořit celek,tkz SIP, který bude (možná už je) jednoznačně dany, všechny výrobci ho musí dodržovat a ŽÁDNÝ jiný typ spisu vám uložiště ani na krajích nevezme. V budoucnu nebude problém dát vale jednomu výrobci spisové služby a přejít na jiného a ten stejně bude muset SIPy přečíst a zase je vytvářet.
    Nehledě na to, že jedním z pravidel na dotaci na spisovou službu pro obce je to, že jejich spisovka bude muset umět právě SIPy a to v takovém standardu, který je daný.
    Každý SIP bude charakterizovaný kontrolním součtem, který přetrvá i vlastní životnost podpisu kvalifikovaným certifikátem a určí tak jednoznačnost obsahu po staletí.

    Netvrdím, že tu nebudou mouchy, zádrhele, korupce. Ale zrovna od tohoto archivování a vedení spisu v elektronických a hybridních stavech si velmi hodně slibuji. A ač v životě pesimista, tady cítím změnu, která mi jde k duhu. Děkuji z omlouvám se za tak dlouhý text
  • 4. 6. 2009 15:57

    MB (neregistrovaný) 193.86.31.---
    A jak by měla dosud odpovědět, pokud byla zásilka doopravdy určena do vlastních rukou? To pak není o zvládne/nezvládne, ale smí/nesmí.
  • 5. 6. 2009 9:17

    david (neregistrovaný) ---.pardubickykraj.cz
    Jenže specifikace PDF/A říká to, že v dokumentu budou odstraněny všechny odkazy na externí zdroje informací, dokument jako takový bude muset být i po letech platný a NEMĚNNÝ. Tedy například odkaz na obchodní rejstrik firmy bude nahrazen pouze textem ne linkem, atd.
    Co se týče dokazování autenticity dokumentu po nějaké době vůči době jeho vzniku, tak vše bude funguovat na principu kontrolního součtu dokumentu, který bude veřejný, sdílený a tedy kontrolovatelný. Je pravda, že to má tu nevýhodu, že nezjistíte, co se v daném dokumentu změnilo, ale JEN a POUZE, že se změnil, a tím je NEPLATNÝ. Platnost elektronického podpisu bude muset být pouze do vytvoření kontrolního součtu. Pak ztrácí kvalifikovaný podpis smysl.
    Při věcí pravního sporu se dodá dokument, jehož kontrolní součet se porovná s uloženým a známým součtem a tím se zjistí jeho validita.
  • 6. 6. 2009 10:03

    xicht (neregistrovaný) ---.net.upc.cz
    Díky za odpověď, "ach jo" je výraz pro moji depresi z celého toho chaosu, který se zcela nesmyslně ve veřejnosti scvrkává jen na datové schránky (to je to nejmenší) a také na to, že si pod "spisovou službou" opravdu mnozí představují jen evidenci.
    V spisovkové a archivní legislativě jiných zemí je obvyklé, že se vůbec elektronické dokumenty nezdůrazňují - je potřeba chovat se k nim stejně a zohlednění specifik je technickou záležitostí.
    Souhlas, že s tím CD do spisu je to nesmysl, ale "součástí spisu" neznamená, že se to tam musí fyzicky strčit. Stejně tak souhlas s těmi 10 lety - to přesně odpovídá a některé státy to používají jako základní lhůtu na provedení výběru archiválií pro 99% dokumentů (Švýcarsko). To je do budoucna cesta k rozvoji.
    Definice dokumentu se malinko upravuje, vypadlo slovo záznam (viz Senát): "d) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci předána," Slova "analogové či digitální" mají zdůraznit, že na formě nezáleží. Podle mě je to v pořádku (problém je spíše definice a vazba záznam/document x dokument/record, a to nemluvím o technickém pojetí záznamu). A také nesmyslné lpění některých lidí na "písemnosti" (viz i datové schránky).
    Prostředky, jakými se dosahuje v archivech věrohodnost, jsou jiné než elektronický podpis/značka/razítko - především jde o příslušnost dokumentu do nějaké skupiny (registratury původce) a podrobné informace o jeho životním cyklu (referátník, podací deník, skartační řízení). Navíc archivy jsou součástí veřejné správy a splňují požadavky "třetí osoby".
    Právě v Německu (Bundesarchiv) existuje snad i na webu již XML schéma (Domea Konzept - Archivierung), kde se elektronický podpis pouze ukládá (myslím i s certifikátem) a zaznamená se jeho ověření (stejně, jako v té Austrálii, o které jsem mluvil). Právní validitu elektronických dokumentů s podpisy (pro soukromou sféru a střednědobé uložení) řeší německý projekt IETF/LTANS (viz např. http://www-304.ibm.com/easyaccess/fileserve?contentid=109814).
    PS: ten link mi funguje, zkuste přímo z hlavní stránky Národního archivu http://www.nacr.cz
  • 4. 6. 2009 14:48

    Vojtěch Kment
    Existují různé evropské doporučující normy pro archivní formáty udržující důvěryhodnost e-podpisu.

    Obecný přístup ke standardizaci v rámci ES (EU) je, že zpravidla není jeden "správný" formát nebo norma, neboť to brání pokroku a diverzitě.

    Nicméně je třeba stanovit standardy pro vzájemnou výměnu dokumentů (spisů apod.), popř. pro převody dokumentů z jednoho systému do jiného, pokud třeba dojde ke sloučení více úřadů atp.

    Český stát jako standardo-tvůrce žalostně selhal a selhává stále. Řizení veřejné informatiky se nedaří provádět (býval ÚSIS, ÚVIS, MI ČR, nyní MV ČR) vytvářením životných standardů, pokud vytvoří vůbec nějaké. Nakonec přístup dnešního MV k datovým schránkám je, že "dá dohromady" zainteresované soukromé subjekty, ty nějak zbastlí interfejs a jeho specifikaci a MV jí pak aprobuje. Zda to je v ideálním zájmu státu lze pochybovat, nicméně to aspoň snad bude fungovat, což je lepší než idealisticky tvořené, ale neživotné nebo neexistující standardy, na jejichž základě nemůže fungovat vůbec nic.

    Jinak ještě k archivaci. Principem je, že se dokumenty přerazítkovávají novými časovými razítky dříve, než staré vyprší. Výstup z datových schránek třeba bude opatřen časovým razítkem. Nicméně musíte sbírat další tzv. validační data, abyste třeba doložili právní relevanci, není to zase tolik easy jak plyne z principu. Ve výhledu třeba 20 let to je všechno problematické. Ne každý má v jednom ze svých PC ještě floppy mechaniku 5,25" jako já ...
  • 4. 6. 2009 18:04

    Vojtěch Kment
    Rozumím a děkuji. Asi by bylo vhodné vytvořit PDF/A v době uzavření spisu (stav techniky pro optimální konvertibilitu a PDF/A vydrží), ale uchovávat po dobu ležení ve spisovně současně i všechny původní elektronické/listinné dokumenty ze spisu a těmto elektronickým dokumentům i udržovat platnost elektronického podpisu.

    Protože ty dokumenty z uzavřeného spisu si může za půl roku vyžádat třeba soud a v okamžiku, když začne někdo tvrdit, že vnitřek PDF/A obsahuje dokumenty, které od něj nepochází, tak vzniká důkazní problém.

    Skartační lhůty jsou navržené obecně tak, aby skartační řízení probíhalo až v době, když věci jsou již právně "mrtvé", právo je prekludované nebo promlčené atp.
  • 6. 6. 2009 0:19

    Vojtěch Kment
    Volné hodnocení důkazů - souhlas. Jinak míníte tuto fikci?

    § 69a ... (8) Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. ...

    Zatím jsem ji nedokázal ani jednoznačně rozložit. Totiž zda ono poslední "a" se gramaticky slučuje (kumuluje) s "byl-li podepsán" nebo s "osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů". Co o tom míníte Vy?

    Jinak ať tomu bude tak či onak (bylo by ale dobře vědět jak), tak je podle mne sama o sobě tato fikce skutkově poměrně slabá (a bez ospravedlnění jako mají fikce např. při doručování, že nelze jinak neb se lidé doručování vyhýbají), i sama o sobě právně pak velmi úzce vyložitelná.
  • 4. 6. 2009 13:08

    Vojtěch Kment
    Díky za podnět. Nejprve bych měl 3 dotazy:

    1) Jste dokument schopni dohledat podle čísla jednacího?

    2) Jste dokument schopni dohledat podle subjektu (fyzické osoby, právnické osoby, jiného úřadu ...)?

    3) Udržuje si dokument platnost elektronického podpisu, používají se archivní formáty pro e-podpis (ne archivní formáty pouze z hlediska zajištění čitelnosti atd., ale z hlediska zajištění důvěryhodnosti původce - že to nebylo podstrčeno)?

    Ohledně metadat - jsem mírně skeptický k tomu, že se někdy podaří a) vytvořit dobrý systém metadat, b) dodržovat ho - lidi nemají chuť nebo zatřiďují chybně, c) využít ho ke smysluplnému vyhledávání. Jste schopní vytvořit systém metadat podle formy a oblasti právní úpravy, ale přesto takové systémy selhávají, pokud hledáte řešení (nebo dokumenty) k nějaké reálné životní situaci. Příklad: nálezy Ústavního soudu mají metadata, přesto podle nich nelze nalézt skoro nic.

    Mám vlastní systém metadat k dokumentům technické dokumentace od roku cca 1996, které vedu ve firmě a stejně se mi s tím moc nedaří, i když b) bych minimálně já sám dodržoval. Hlavním "metadatem", podle kterého něco naleznu, je čas, kdy jsem to asi dělal.

    Jinak novela zákona předpokládá:
    - stanovení metadat v rámci Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (§ 70 odst. 2),
    - jednou z variant při skartačním řízení zřejmě bude převedení dále archivovaných dokumentů na papír, provádění převedení zatím není příliš jasné, ale zákon o archivnictví předpokládá paralelní úpravu s autorizovanými konverzemi (§ 69a).