Tuzemské rozpočtové a příspěvkové organizace mohou vedle tradičních komerčních dodavatelů typu Gordic či ICZ začít využívat elektronickou spisovou službu pro digitální správu dokumentů ve formě otevřeného softwaru. Česká společnost ISFG po asi šesti měsících vývoje uvolnila beta verzi open source spisovky SpisUm, která se zároveň stává prvním projektem tohoto typu v rámci nedávno zformované Open-source Aliance, jíž je ISFG členem. Na přípravě softwaru se podíleli i autoři zákona o spisové službě.
Na SpisUm nyní běží pět prvních implementačních projektů ve školách a obcích, provoz se tam má spustit od letošního srpna. ISFG dle svých slov registruje desítky dalších zájemců a k jednotlivým organizacím už nějakou dobu vysílá vlastního obchodního zástupce. Na trhu lze vidět, že open source alternativa spisové služby začíná být brána jako možné ohrožení.
Obchodní model, který se má ideálně kolem SpisUm vytvořit, je pro open source typický. Komunitně rozvíjený software si mají brát soukromé společnosti, které budou zákazníkům zajišťovat instalaci, integraci, školení, podporu nebo zakázkový vývoj na míru. „Pro tyto partnery chceme připravovat certifikace,“ uvádí pro Lupu výkonná ředitelka ISFG Ivana Hančíková. ISFG je jako tvůrce prozatím jediným integrátorem. „Všechny implementace ale stíhat nebudeme, je zde tedy prostor pro další zájemce.“
Centrální větev na GitHubu
SpisUm má jako open source software dostupné zdrojové kódy na GitHubu. Základ je postavený na rovněž open source platformě Alfresco, k tomu je ale dopsaná velká část vlastního kódu. Back-end, který se skrze API napojuje na Alfresco Record Management (Java), je napsaný v .NET Core (rovněž open source), front-endová část využívá React, část pro datové schránky je v Javě, e-mailová část opět v .NET Core a databáze je standardně postavena na PostgreSQL, na procesní části pak na Elasticsearch.
ISFG chce, aby se do dalšího vývoje postupně začala zapojovat komunita jednotlivců a případně další firmy. Zhruba od konce letošního roku se mají začít rozjíždět komunitní meet-upy a další podobné aktivity. Cílem je, aby SpisUm rozvíjelo více stran, což má přinášet více inovací a rychlejší rozvoj. Zároveň je možné dělat vlastní forky (odnože) tohoto softwaru, ISFG chce ale zůstat garantem hlavní větve. A to primárně z toho důvodu, aby spisová služba splňovala všechny zákonem dané požadavky, a mohla tak být nasazována komerčně.
Pokud budou chtít některé organizace využívat SpisUm úplně zdarma, mohou nasadit komunitní verzi dostupnou z oficiálního GitHubu, kde má být vždy udržována legislativně odpovídající varianta. K dispozici je také enterprise edice, jejíž licence je na začátku na tři měsíce zdarma. Ceny se aktuálně nastavují individuálně dle velikosti organizace a podobně. Využít lze cloudovou i on-premise verzi, nasazení je možné i v Dockeru.
SpisUm v současné podobě nemíří na větší organizace, než jsou ty rozpočtové a příspěvkové. Nejdříve se má postupně sbírat zpětná vazba a produkt vylepšovat a až pak se má oblast působnosti rozšířit. „Objíždíme obce a spol. a největší problém v nasazení spisovky vidíme v tom, že nemají vůbec vyřešenou metodiku, jak s digitálními dokumenty pracovat. Tuto část si musí odpracovat nejdříve,“ popisuje Hančíková. Dále je nutné řešit školení lidí, kteří často k podobným věcem nemají důvěru či mají špatné zkušenosti.
Elektronické podpisy a pečeti
Samotný SpisUm má tři hlavní sekce – podatelnu, evidenci a podpisovou knihu. Jednotlivým uživatelům se nastavují úrovně oprávnění, takže různé moduly nemusí být dostupné všem. V podatelně lze přijímat požadavky/dokumenty i z datových schránek a e-mailů. K dispozici jsou náhledy dokumentů, evidence předání či přidání poznámek. Po přijetí se vytváří spisy a návaznosti.
Pro čtení dokumentů je možné využívat OCR, funguje verzování a obnovování v rámci historie, funguje transakční protokol a denní otisky dat, automatické ukládání na pozadí, práce se metadaty, skartace a archivace nebo dashboardy, kde lze publikovat vlastní informace. Funkční je také napojení na registry a agendové systémy (ARES, ISDS, EPA a tak dále).
Pro výstupy pak lze pracovat s elektronickým podpisováním (včetně dávkového) a pečetěmi. Standardně se využívá aplikace Signer, ale lze komunikovat s dalšími službami. SpisUm má být v souladu s eIDAS. Výstupním formátem je PDF/A-2B.
Příspěvkové organizace si mohou evidovat i fyzické spisy a dokumenty – třeba to, v jakých regálech jsou přesně umístěny. Co zatím chybí, je multi select položek (zatím pouze single select), ten se má objevit do verze 1.0.
SpisUm funguje jako webová aplikace a do budoucna by měly přibýt i mobilní aplikace. I ty budou dostupné jako open source. V současné době rovněž vznikají uživatelské a instalační dokumenty.
