Náklady na nechvalně proslulou Opencard se podle posudku společnosti Nexia AP vyšplhaly na přibližně 1,74 miliardy korun. Jen provoz systému stál desítky milionů korun ročně.
Naproti tomu Lítačka vyšla na méně než 10 milionů korun a provoz je výrazně levnější než u její předchůdkyně.
Jak je to možné?
Opencard měla být „univerzálním klíčem k městu“. Systém byl navržen příliš široce, obsahoval moduly pro mikroplatby, slevy a knihovny, o které ve skutečnosti nebyl zájem, a už při spuštění působil zastarale. Praha navíc zůstala silně závislá na dodavateli, tedy v typickém vendor lock-inu.
Když Praha projekt restartovala, opustila zbytné funkce a zaměřila se pouze na to, co lidé skutečně potřebují, tedy na nákup jízdného. I při opatrném srovnání vyšla Lítačka řádově levněji než Opencard.
Pozitivních příkladů v posledních letech přibývá. Portál občana, systém Jenda od ministerstva práce a sociálních věcí nebo on-line žádost o řidičský průkaz i jeho následné vyzvednutí v samoobslužném boxu ukazují, že digitální služby státu mohou být pro občany skutečně užitečné.
Na druhou stranu česká veřejná správa pracuje s tisíci informačních systémů. Kvůli nedostatečné standardizaci si jednotlivé úřady často pořizují vlastní technická řešení, která řeší podobné potřeby odděleně. A tak například namísto jednoho řešení existuje 12 krajských systémů pro digitální technické mapy, navíc jen s dílčím sdílením infrastruktury.
Anebo systémy nefungují tak, jak by měly. Nejvyšší kontrolní úřad (NKÚ) nedávno upozornil, že stát v letech 2020–2024 vynaložil na projekty rozvoje digitalizace veřejné správy 50 miliard korun, ale plně digitalizovat se podařilo jen 18 % agendových služeb státu.
NKÚ rovněž upozornil třeba na systém kontrolního vážení kamionů, za který stát zaplatil 112 milionů korun, ale systém byl 60 % času mimo provoz a přinesl jen minimum pokut. Důvodem podle úřadu byly nejen technické problémy, ale hlavně to, že ministerstvo dopravy nevytvořilo podmínky pro plnohodnotný provoz (spolupráce s obcemi s rozšířenou působností, otázka přenosu a zpracování velkého objemu dat,…). Výsledek je absurdní: stát zaplatil za systém, který měl chránit silnice, a zároveň dál platí za opravy silnic ničených přetíženými kamiony.
„V rámci digitalizace převládají ad hoc rozhodnutí, která nevycházejí z analýz potřeb občanů ani potřeb zaměstnanců samotných úřadů. Zmínit lze i setrvalý nedostatek IT expertů na straně státu, což ukazuje na neschopnost nabídnout konkurenceschopné platové podmínky ve srovnání se soukromým sektorem. Státní správa tak nadále zvyšuje závislost na externích dodavatelích služeb, a to navíc bez účinné kontroly nad kvalitou digitálních služeb,” napsal NKÚ ve zveřejněné zprávě.
Digitalizace státní správy by měla zjednodušovat procesy, zlepšovat služby a šetřit čas i peníze. K tomu je zapotřebí řada věcí – například přilákat kvalitní dodavatele, nesoutěžit pouze na cenu nebo předcházet vendor lock-inu. Těmto tématům se bude seriál věnovat v dalších dílech. Základ je však mnohem prostší. Stát musí přesně vědět, jaký problém chce digitálním produktem vyřešit a jakou cenu za to chce zaplatit.
V praxi to ale stále příliš často vypadá jinak.
„Přišel pokyn shora, že máme poptat nový web. Máme na to pět milionů a včera bylo pozdě. Haničko, zavolala byste prosím na úřad XY, kde to nedávno také řešili, ať nám pošlou jejich zadání? Uděláme to stejně a pak vysoutěžíme toho, kdo nám to dá nejlevněji.“
Jenomže každý web, každá aplikace i každý systém má jiný účel. Proto každá větší IT zakázka potřebuje na straně zadavatele svého product ownera, resp. věcného správce, který nese odpovědnost za smysl a obsah výsledného produktu. Právě on musí nejlépe vědět, co jeho instituce potřebuje, proč to potřebuje a jak tuto představu srozumitelně předat dodavateli.
Dodavatel může mít za sebou desítky webů, aplikací nebo informačních systémů, ale nemůže za objednatele (stát) rozhodnout, jak má konkrétní agenda fungovat, co občan skutečně potřebuje a kde dnes úředník zbytečně ztrácí čas. Pokud tato představa chybí, vznikne systém, který může formálně splnit zadání, ale prakticky mine původní smysl.
Dobře to ukazuje nový informační systém pro dozor nad hazardními hrami, který ministerstvo financí začalo připravovat už v roce 2014. V zamýšleném rozsahu nebyl nikdy plně spuštěn, přestože ministerstvo vynaložilo peníze na vývoj všech zamýšlených modulů. Podle NKÚ se zásadní problémy objevily právě už ve fázi zadávací dokumentace, která obsahovala věcné i analytické nedostatky a musela být opakovaně opravována.
Úřad práce a Česká správa sociálního zabezpečení zase nedokončily vlastní vnitřní digitalizaci, protože procesy podřídily limitům informačního systému, místo aby systém podporoval optimalizované nastavení služeb, a tak se velká část agendy nadále zpracovává papírově.
Product owner nemá říct jen „chceme on-line formulář”. Musí hlavně říct, proč to chce a kdo to chce. Tedy rozumět celé cestě všech skupin uživatelů (občan, úředník) webem či informačním systémem. Jinak se snadno stane, že digitalizace skončí jen jako elektronická verze papírového procesu, nebo je dokonce digitální proces ještě komplikovanější než ten původní.
Správné zadání s ohledem na efektivní a hospodárnou digitalizaci je důležité i z dalšího důvodu. Pořízení softwaru tvoří jen část skutečných nákladů. Princip TCO (Total Cost of Ownership) připomíná, že vývoj systému může představovat jen zhruba pětinu až čtvrtinu celkových výdajů. Zbytek přichází až později v provozu, licencích, úpravách a údržbě.
Špatně utracená koruna při vývoji tak může v dalších letech znamenat několik dalších korun na provoz systému, který už nejde jednoduše vypnout ani levně změnit.
Například ministerstvo zahraničních věcí pořídilo v roce 2022 nový informační systém pro oblast cestovních dokladů za necelých 127 milionů korun. Provoz starého systému však ministerstvo neukončilo, takže celkové roční provozní náklady na informační podporu v této oblasti vzrostly dvaadvacetinásobně na necelých 26 milionů korun, což NKÚ rovněž kritizoval.
Správné zadání proto nemá být seznamem funkcí, které má dodavatel vytvořit. Musí popsat potřebu, kterou má systém řešit, definovat uživatele, kterým má pomoci, navrhnout procesy nebo je zefektivnit, i stanovit celkové náklady. A to je odpovědnost zadavatele a jeho product ownera. Pokud si toto stát kupuje, platí víc a navíc zvyšuje závislé postavení vůči dodavatelům.
Stát proto potřebuje odborníky, kteří rozumějí jak chodu úřadů, tak principům vývoje digitálních služeb. Musí umět popsat problém, stanovit priority, rozhodovat o kompromisech a hlídat, aby se z původní potřeby po cestě nestal jen soubor technických funkcí. Bez takových věcných správců budou veřejné instituce dál pořizovat systémy, které sice existují, ale nenaplňují hospodárné a efektivní cíle i očekávání občanů.
Změnit přístup a myšlení není jednoduché, ale veřejná správa má před sebou řadu příkladů, kde se inspirovat. Podobnou cestou musely před časem projít tuzemské banky, které zjistily, že jsou vůči svým dodavatelům ve slabém postavení.
Postupně proto posílily zejména vlastní produktové kompetence. Díky tomu dokážou lépe řídit dodavatele, držet klíčové produktové know-how uvnitř organizace a nakupovat jen vývojářské kapacity, inovace a další specifické služby, které je pro ně drahé držet „in house”. O totéž by měl usilovat i stát. První krok je zdánlivě jednoduchý: mít na své straně ještě před vypsáním zakázky osoby, které ví „co, proč, jak a kde” je zapotřebí vytvořit.
- Chcete mít Lupu bez bannerů?
- Chcete dostávat speciální týdenní newsletter o zákulisí českého internetu?
- Chcete mít k dispozici strojové přepisy podcastů?
- Chcete získat slevu 1 000 Kč na jednu z našich konferencí?
Staňte se naším podporovatelem
ČLÁNKY DO MAILU