Hlavní navigace

Jan Handl: Dovedete si představit život bez e-mailu? Luis Suarez ano

26. 3. 2013
Doba čtení: 4 minuty

Sdílet

Prahu navštívil Luis Suarez, známý bojovník proti přílišnému používání e-mailu. Některé jeho názory si zaslouží pozornost. Kolik času denně strávíte vyřizováním zbytečné pošty?
Jan Handl

Ilustrace: Nenad Vitas

Když před pěti lety prohlásil, že končí s e-mailem a své síly věnuje boji proti jeho nadužívání, řekli mu kolegové, že se zbláznil. Luis Suarez (jeho osobní web najdete zde) totiž pracuje pro nadnárodní gigant IBM, jednu z největších technologických firem světa.

Na pražském setkání se představil jako poměrně umírněný bojovník proti nadužívání e-mailu zejména ve vnitrofiremní komunikaci a představil své myšlenkové pochody a alternativy pro ty, kteří by rádi zkusili žít bez e-mailu.

Luisovi podle jeho slov nejde o to, abychom e-mail úplně zavrhli, ale o to, aby se tato technologie vrátila tam, kam patří, tedy na úroveň šiřitele zpráv a notifikací. Nic víc a nic míň podle něj e-mail není. Na vše další máme jiné a lepší nástroje, například sociální sítě, podle Luise prostředky, které mohou e-mail efektivně nahradit.

E-mail je přes čtyřicet let stará služba, bez které si dnes skoro nikdo nedokáže představit svůj pracovní život. Ale jak jsme komunikovali před jeho příchodem? No přece z očí do očí, napřímo, naživo. Pamatujete si tu dobu? Pokud ano, tak víte, že i tenkrát se čile komunikovalo, měnily se informace, uzavíraly kontrakty. 

Dnešní mladá generace navíc mailuje stále méně. Český novinář Miloš Čermák v debatě prohlásil, že jeho děti tuto zastaralou technologii používají jen kvůli tomu, aby mohly svému otci poslat přílohu k vytištění.

Co místo e-mailu? Sociální sítě

Ještě před deseti lety přitom byl e-mail v podstatě jedinou levnou a jednoduchou technologií pro řízení toku informací ve firmách. Nyní je ale všude kolem mnoho dalších technologií, které ho mohou suplovat, a to daleko lépe a elegantněji, tvrdí Suarez.

Pomocí e-mailu sice můžete ve firmě řídit zaměstnance, ke sdílení znalostí ho ale použijete jen těžko. A ruku na srdce, je důležitější řízení, nebo šíření znalostí? Jak pro koho, můžete odvětit. Ale svět podle Suareze je zaměřen na sdílení znalostí, takže je jeho odpověď jasná.

E-mail kromě toho ve firmách slouží hlavně k delegování práce a jejímu přenášení na jiné lidi, tvrdí Luis. Na této tezi bezpochyby něco je. Uvědomme si, že dost často odpovídáme na patnáct různých e-mailů úplně stejně, což je trochu nešikovné, že? Toto je jedna ze základních nevýhod e-mailu. 

Odbourání e-mailování uvnitř firmy je přitom podle Luise možné a uskutečnitelné. Ve světě už existují menší i střední firmy, které v interní komunikaci e-mail nepoužívají už přes deset let. Bez e-mailu jsou průhlednější a otevřenější, sdílejí více znalostí, roste jejich síla, říká Luis. 

V komunikaci navenek, se zákazníky či dodavateli, sice tyto společnosti elektronickou poštu dále používají, ale i ta se podle Luise dá řešit jinak. Jak si dnes lidé stěžují? Kromě elektronické pošty stále častěji na sociálních sítích. A právě ty e-mail v mnohém předčí. Tvoří se v nich jakási databáze znalostí a odpovědí, které se jinak tříští v různých e-mailech určených různým lidem.

Smazaný e-mailový účet 

Luis tráví podle vlastních slov na vnitrofiremní sociální síti dvakrát méně času, než trávil dříve vyřizováním e-mailů. Přitom toho zvládá více a navíc neustále buduje svou znalostní bázi, kterou pak mohou kdykoli využít jeho kolegové. Ve výsledku to znamená, že mnozí najdou odpověď na své dotazy, aniž by se ho museli ptát – a to dál šetří jeho čas.

Právě co nejširší sdílení informací uvnitř firmy (samozřejmě mimo citlivých dat, která není možné jen tak šířit) je podle něj skvělým způsobem, jak zamezit nutnosti znovu a znovu odpovídat na stejné otázky. Už v blízké budoucnosti nebudou zaměstnanci hodnoceni podle toho, co umí, ale podle toho, co sdílejí a jak obohacují firemní prostředí, tvrdí troufale Luis.

Vytvářením databází nasdílených informací se také dá zabránit tomu, aby se cenné znalosti ztrácely při fluktuaci zaměstnanců. Pokud dnes z firmy někdo odejde, administrátoři po jeho odchodu většinou kompletně vymažou jeho e-mailový účet. A pokud se většina jeho vnitrofiremní komunikace odehrávala v prostředí e-mailu, jsou cenná data nenávratně ztracena.

Vyvážený mix

Také Miloš Čermák se v debatě přiznal, že už dnes sociální sítě používá častěji než e-mail – usnadňují mu totiž komunikaci s jeho příznivci. Luis tvrdí (a zřejmě má pravdu), že na sociálních sítích se budují vztahy lépe něž prostřednictvím e-mailu. Komunikace v sociálních sítích přece jen lépe napodobuje vztahy z reálného života.

ebf - tip - debata

Závěrem zcela pochopitelně padl dotaz, jak že tedy Luis komunikuje s kolegy, když nepoužívá ten zpropadený e-mail. Odpověď je jednoduchá, jde o vyvážený mix volání, esemesek, instant messagingu a sociálních sítí, například LinkedInu. 

V českém prostředí by asi bylo velmi odvážné pokusit se úplně odříznout od e-mailu, ale jde o nápad, který může mít význam pro menší týmy, které se chtějí zkusit osvobodit z osidel e-mailu a zapracovat na znalostní bázi, která by pak mohla v použitelné formě sloužit ku prospěchu věci.

Byl pro vás článek přínosný?

Autor článku

Autor je kromě jiného publicista, více informací najdete na LinkedIn. Na stránkách iNazor.net odkazuje na své články pro Lupu a další média. Ze všech vymožeností moderní doby má nejraději Twitter, zajímá ho historie a píše HistorieBlog.cz.

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).