Mise Evy Pavlíkové v roli vrchní ředitelky sekce IT na ministerstvu pro místní rozvoj trvala jen rok. Přesto ukazuje, jak se může státní IT změnit, když se úřad přestane chovat jako pasivní kupující softwaru a začne své digitální služby aktivně řídit, posílí vlastní kompetence, otevře se trhu a začne u zakázek řešit nejen cenu, ale také kvalitu a dlouhodobý provoz.
Už příchod Pavlíkové na ministerstvo v březnu 2025 vzbudil pozornost, protože do služeb státu přišla odbornice se zkušenostmi z vedoucích pozic v IT a managementu v soukromém sektoru. A to navíc v období, kdy veřejnost řešila nepovedenou digitalizaci stavebního řízení.
„Technologie musí lidem zjednodušovat práci, státu šetřit peníze a pomáhat jeho efektivnějšímu fungování a rozhodování do budoucna,“ vyhlásila.
Zákon špatný proces nespraví
Aby mohl státní IT systém dobře fungovat, musí jeho tvůrci nejprve správně diagnostikovat problém a mít na jeho řešení dostatek času. To znamená mít prostor na přípravu a konzultace.
Problém nastává, když termín natvrdo diktuje legislativa, třeba prostřednictvím nového zákona nebo jeho novelizace.
„Někdy se stává, že zákon se snaží řešit problém, který ale ve skutečnosti neexistuje. Ale ještě zásadnější je, když je v zákoně definovaný pevný termín. S tím se zkrátka nedá hýbat, a proto občas musíte slevit z kvality a zadání udělat jednodušší,” vysvětlila Pavlíková, která na ministerstvu skončila k poslednímu březnu letošního roku.
Termíny zapsané v zákoně jednotlivý úředník nezmění. Ale může změnit to, co se děje před vypsáním zakázky a během jejího řízení: jak se sbírají požadavky, kdo drží odpovědnost za výsledný produkt, jak ministerstvo komunikuje s trhem a jak si hlídá dodavatele. Právě do těchto oblastí Pavlíková během svého působení na ministerstvu pro místní rozvoj zasáhla nejvýrazněji.
Stát nemusí všechno vyvíjet sám, ale musí vědět, co řídí
Prvním krokem byla změna uvnitř ministerstva. Pokud každý tým spravuje „svůj” systém od nákupu přes komunikaci až po provoz, vznikají izolované ostrůvky. Každý funguje trochu jinak, zkušenosti se nepřenášejí a ministerstvo jako celek jen obtížně získává přehled o tom, co se v IT skutečně děje.
Ministerstvo proto začalo přecházet na kompetenční model. Vznikly oddělené týmy pro dodávku projektů, provoz a architekturu. Vedle toho ministerstvo začalo budovat projektovou kancelář, která měla sjednotit řízení velkých IT projektů a dostat pod jednu střechu také soutěže dodavatelských kapacit.
„Cílem bylo, abychom velké IT projekty měli pod kontrolou a dělali je co nejstandardizovaněji,” vysvětlila Pavlíková.
S tím souvisí i otázka, co má stát vyvíjet sám a co by měl nakupovat od soukromníků. Pavlíková v tomto ohledu razí střední cestu: „Je dobré mít projekty pod kontrolou. A to mám, pokud je projektový manažer interní… A když architekt taky kope za mě jako zadavatele.“
Samotnou realizaci a vývoj je ovšem podle ní výhodnější dělat s externím dodavatelem, který do státního prostředí přináší moderní trendy a zkušenosti například z komerčních bank, které jsou v transformaci mnohem dál.
Otevřít trh a rozdělit velké systémy na menší části
Aby ministerstvo přilákalo zkušenější i nové dodavatele, muselo změnit způsob komunikace s trhem. Nestačí zveřejnit zadávací dokumentaci a čekat, kdo se přihlásí.
Ministerstvo pro místní rozvoj proto uspořádalo například akci Meet the Buyer, na které firmám představilo dlouhodobé cíle, plánované ICT zakázky a směr, kterým chtělo své informační systémy rozvíjet. Mnohem aktivněji také začalo využívat předběžné tržní konzultace.
Nejkonkrétněji se nový přístup ukázal u monitorovacího systému pro evropské dotace, tedy jednoho z klíčových systémů, přes které stát spravuje evropské peníze. Ministerstvo se po letech rozhodlo opustit monolitické řešení historicky spojené s jedním dodavatelem a začalo připravovat architekturu rozdělenou do menších částí. Právě to je rozdíl mezi pasivním nákupem systému a aktivním řízením digitální služby. Stát si musí nejdříve říct, jakou architekturu chce, aby nebyl dlouhodobě závislý na jednom dodavateli.
„Snažili jsme se změnit architekturu do několika modulů, aby se do systému mohlo zapojit více dodavatelů. Ti se pak mohou vzájemně kontrolovat a dodávat menší celky,“ upřesnila Pavlíková.
To, že tento přístup oslovil širší okruh firem, ukazuje účast 16 firem v předběžných tržních konzultacích, a to včetně menších dodavatelů, kteří pro stát dosud nepracovali.
„Informační technologie patří mezi inovativní odvětví, které určuje naši budoucnost. Proto jsem se snažila naše zakázky zatraktivnit pro nové dodavatele. Dlouhodobě byl u některých zakázek třeba jen jeden zájemce. Aby soutěž dávala smysl, potřebujete širší konkurenci – ideálně alespoň několik relevantních nabídek,” řekla Pavlíková.
Hodnota za peníze: Nejlevnější nabídka nemusí být nejlepší
Ačkoliv veřejný sektor historicky klade důraz na nejnižší cenu, u komplexních informačních systémů se tento přístup často nevyplácí. Ministerstvo proto u některých zakázek začalo pracovat s hodnotícími kritérii, v nichž cena netvořila jediné rozhodující měřítko.
„Když si chcete koupit typizovaný výrobek, třeba obyčejnou tužku, dává smysl vybírat jen podle ceny. Ale čím je řešení komplexnější, tím víc řešíte i dlouhodobý rozvoj,“ řekla Pavlíková a upozornila, že kvalitnější expert se státu finančně vyplatí. „Kvalitní designér může v hodinové sazbě stát dvakrát tolik, ale dokáže vám ušetřit peníze odhalením chyb, které by vás do budoucna stejně dohnaly. Dodavatel s nejnižší cenou často ‘získává’ další finance za následné vícepráce, nebo systém trpí skrytými vadami a zpožděním.”
Když je bezpečnější vybrat nejlevnější nabídku
Pokud je kvalitnější postup logický, proč se podle něj nepostupuje častěji? Odpověď není jen v zákonech, ale také v motivech. Úředník, který zvolí nejnižší cenu, se často cítí bezpečněji než ten, kdo musí složitě obhajovat kvalitativní kritéria, vyšší hodinové sazby nebo náročnější zadání.
„Když zakázku vypíšete a někteří dodavatelé ji napadnou, čekáte na rozhodnutí Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Někdy měsíce, jindy dokonce roky. Chybí nám dobré příklady, o které by se lidé ve veřejné správě mohli opřít a říct si, že má smysl jít náročnější cestou za vyšší kvalitou,” rozvedla Pavlíková.
A pokračovala: „Musíme umět dobře vysvětlit každou korunu, kterou jsme investovali. To je na jednu stranu samozřejmě správně, ale zrovna v oboru informačních technologií je to často překážka v podobě obav z různých kauz. Ve veřejném prostoru jsou často slyšet jenom negativní příklady. Říká se, že dobro nekřičí… A tak se stává, že nikdo nesebere odvahu jít do náročnějšího postupu.“
Právě proto je podle Pavlíkové důležité mluvit také o projektech, které fungují. Jako příklady digitálních služeb, které lidem šetří čas a snižují byrokracii, zmiňuje Portál občana, Jendu nebo systém na nákup elektronických dálničních známek.
Jenda je dobrý příklad služby, u níž občan neřeší informační systém, ale konkrétní životní situaci. Stát přes něj postupně převádí vybrané agendy do jednodušší digitální podoby. Právě takové služby podle Pavlíkové pomáhají měnit vnímání státní digitalizace: ne jako velkého IT projektu, ale jako nástroje, který lidem ušetří cestu na úřad.
Jak přilákat experty a měnit stát
Všechny tyto změny stojí na lidech. Stát může lépe komunikovat s trhem, lépe nastavovat soutěže i více hodnotit na kvalitu, jen pokud má uvnitř dost odborníků, kteří tomu rozumějí. Právě jejich nedostatek je podle Pavlíkové jednou z největších brzd. Státní správě nepomáhají zdlouhavé náborové procesy ani stereotyp, že práce pro úřad je profesní krok zpět. Největším lákadlem naopak může být dopad práce.
„Kde jinde je deset a půl milionu zákazníků v jeden okamžik? Práce pro ministerstvo má objektivně obrovský dopad. Je to navíc prostředí, jak mi jednou řekl kolega Michal Cerina, kde můžu dělat cokoliv, co mě napadne, protože stát je vlastně nejpomalejší, takže mnohde teprve začíná. A tím můžu pomáhat veřejnosti.“
Lepší státní IT tedy nezačíná až u dodavatele, ale uvnitř úřadu. U lidí, kteří vědí, co chtějí postavit, umějí to vysvětlit trhu a dokážou si kvalitu výsledku pohlídat.
- Chcete mít Lupu bez bannerů?
- Chcete dostávat speciální týdenní newsletter o zákulisí českého internetu?
- Chcete mít k dispozici strojové přepisy podcastů?
- Chcete získat slevu 1 000 Kč na jednu z našich konferencí?
Staňte se naším podporovatelem
ČLÁNKY DO MAILU