„Franto, volali z vedení, že k prvnímu lednu už fakt musíme mít ten nový web. Nedávno to dělali v Hradci, tak já tam zavolám, ať nám pošlou zadání a uděláme to stejně. Jako vždycky.”
Kdo by podobnou situaci nezažil… Zkopírovat a lehce upravit zadání, vybrat nejlevnějšího dodavatele a počkat, až to dodá, je jednoduché. Ale je to také efektivní a hospodárné?
Představte si, že vybíráte firmu, která pro vás má vyvinout nový informační systém. Do soutěže dorazí několik nabídek, všichni uchazeči splňují kvalifikační požadavky, mají odpovídající reference a jedna je dokonce o 30 % levnější než průměr ostatních. Jak ale poznat, že dostanete to, co potřebujete, za odpovídající cenu?
U vývoje softwaru se kvalita nepozná jen podle ceny, životopisů nebo počtu realizovaných projektů. Rozhoduje schopnost dodavatele porozumět potřebám zadavatele i uživatelů, přicházet s vlastními nápady, řešit nečekané problémy a umět spolupracovat. A to všechno je zapotřebí ověřit a zajistit ještě před podpisem smlouvy.
Veškerá níže uvedená doporučení jsou plně v souladu se stanovisky institucí, které veřejné zadávání posuzují. Podle nich se ani stát nemusí řídit pouze podle nejnižší ceny. Kvalitativní kritéria v hodnocení připouští NÚKIB a důraz na kvalitu, efektivitu a hospodárné využívání veřejných prostředků prostřednictvím Národní strategie veřejného zadávání České republiky klade i Ministerstvo pro místní rozvoj. Podobně se vyjadřují i Digitální a informační agentura, Úřad pro ochranu hospodářské soutěže či Nejvyšší kontrolní úřad.
Produkťák, neboli věcný správce
Pokud je na běžícím projektu potřeba změnit zadání, priority, zkrátka zasáhnout do původního zadání, stává se, že se tak děje z motivace dodavatele. A to často v případě, že na straně zadadavatele (státu) není osoba odpovědná za výsledný produkt, tedy věcný správce. Tím se vlastník projektu „dobrovolně” vzdává možnosti ovlivňovat výsledek podle svých preferencí a naopak je v závislostním postavení na dodavateli.
Právě proto potřebuje každý větší IT projekt svého product ownera neboli věcného správce. Člověka, který stojí na straně zadavatele, ví, co má nové řešení přinést, rozumí potřebám uživatelů, stanovuje priority a je odpovědný za finální výsledek z pohledu uživatele a přínosů pro něj.
Ministerstvo pro místní rozvoj již před více než dvěma lety vydalo metodiku pro přípravu a realizaci zadávacích řízení na softwarové produkty a služby a vedle jiného v ní zmiňuje klíčovou roli product ownera. NKÚ v souhrnné zprávě o digitalizaci roli produktového vlastníka přímo definuje: „Produktový vlastník (product owner) musí být zaměstnancem veřejné instituce, zná na základě zpětné vazby potřeby uživatelů služby a stanovuje priority vývoje tak, aby digitální služba (produkt) skutečně přinášela hodnotu občanům a firmám. Má zpravidla mandát provádět operativní rozhodnutí ke zlepšení služby bez zdlouhavé byrokracie.”
Tip pro zadavatele. Produkťák je klíčová role a měl by být součástí týmu ještě před vypsáním zakázky. Dejte mu dostatek času a pravomocí.
Příprava zadání
Kvalitní příprava zadání neznamená vytvoření co nejpodrobnější technické specifikace. Zadavatel musí především dobře rozumět problému, který chce řešit, potřebám uživatelů a výsledku, kterého chce dosáhnout. Zadání by proto mělo definovat cíle, požadované přínosy, základní funkční požadavky a nezbytná omezení, nikoliv předepisovat konkrétní podobu celého řešení. Příliš detailní technická specifikace může zbytečně omezovat hospodářskou soutěž a prostor pro inovace. Zmiňuje to i metodika Digitální a informační agentury, která vedle klasického vodopádového vývoje připouští i agilní přístup (flexibilní způsob řízení projektů a vývoje, který staví na postupu v menších krocích).
Britská vláda vydala The Digital, Data and Technology Playbook (2023), oficiální metodiku zadávání veřejných IT zakázek, která přímo doporučuje vycházet z potřeb uživatelů a požadovaných výsledků, nikoliv z předem předepsaného technického řešení: „Jasné zadání neznamená mít pevnou představu jaké má být řešení.”
Je třeba vždy zvážit míru detailu zadání. Jasné vymezení má své místo, ale je žádoucí využít zkušeností a technologií dodavatelů, kteří mohou významně přispět k lepšímu, než na začátku očekávanému výsledku. Detailní zadání tomu často brání.
Tip pro zadavatele. Počítejte s tím, že nemalá část potřeb se vyjasní až během vývoje. Plánujte vývoj v menších časových úsecích, jejichž nedílnou součástí je testování, akceptace a v ideálním případě i nasazení do produkčního prostředí.
Připravte se na problémy, které téměř jistě nastanou
Když britská Environment Agency modernizovala systém pro správu dokumentů, narazila při převodu milionů souborů na nečekané komplikace. Projekt zachránili správně vybraní dodavatelé, kteří dokázali vyřešit nečekané komplikace.
V IT nikdy nic nejde přesně podle plánu, navíc často od zahájení k realizaci uplyne velmi dlouhá doba. Zadavatel by na to měl pamatovat a ještě před vypsáním soutěže promyslet konkrétní problémy, které mohou během projektu nastat. A podle nich určit, jaké schopnosti chce u dodavatelů prověřit. Jiná odbornost je zapotřebí při převzetí a modernizaci starého systému, jiná při vývoji nové digitální služby. Tak vznikne základ pro smysluplná kritéria i praktické zadání úlohy.
Tip pro zadavatele. Sepište alespoň tři situace, které by mohly projekt ohrozit. U každé určete, jak by měl kvalitní dodavatel reagovat a z čeho to během soutěže poznáte.
Zeptejte se trhu, než vypíšete zakázku
Předběžným tržním konzultacím se věnoval pátý díl tohoto seriálu. Umožňují ověřit připravované zadání s dodavateli a odborníky ještě před zahájením soutěže. Vedle ceny mohou otevřít reálnost termínů, rozsah plnění, potřebnou součinnost nebo přiměřenost servisních požadavků.
Příkladem využití předběžných tržních konzultací může být třeba i nastavení provozní podpory aplikace. Standardně se rozlišují tři úrovně závažnosti výpadků a chyb, pro které se stanovují různé reakční doby a lhůty pro odstranění, které se samozřejmě promítají do ceny. Díky konzultacím může zadavatel nastavit servisní podmínky podle skutečných potřeb, nikoliv podle automatického požadavku na „maximální podporu“.
Je ověřené, že konzultace a s nimi související upřesňování představ a požadavků, vede k většímu zájmu dodavatelů. Zvýšíte tím šanci, že nedopadnete jako Ministerstvo financí, které roky připravovalo soutěž na nový daňový informační systém, do které se ovšem přihlásil jediný zájemce…
Tip pro zadavatele: Neptejte se jen na to, jestli firmy požadavek splní. Zajímejte se o cenu, rizika, možné alternativy a získané informace promítněte do zadávací dokumentace.
Pojmenujme, co znamená kvalitní řešení
Nejlevnější nabídka nemusí být tou nejvýhodnější. Zadavatel by si proto měl nejprve pojmenovat, co pro něj znamená kvalitní řešení, a následně tuto kvalitu promítnout do hodnoticích kritérií. Může hodnotit například koncepční návrh řešení, design služby a uživatelskou přívětivost, schopnost identifikovat a řešit rizika nebo odborné schopnosti a zkušenosti členů realizačního týmu.
Možností je celá řada a nejde o žádné experimentování. Využívání kvalitativních hodnoticích kritérií podporuje Ministerstvo pro místní rozvoj v Národní strategii veřejného zadávání, Digitální a informační agentura k nim zveřejňuje konkrétní metodiky včetně vzorů pro zadávací dokumentaci a Asociace softwarových agentur (ASWA) má zpracovanou metodiku všech v praxi osvědčených hodnoticích kritérií.
Co je nejdůležitější, rozhodovací praxe Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) potvrzuje možnost hodnotit kvalitativní aspekty nabídek, pokud jsou kritéria předem srozumitelně popsána a hodnocení je transparentní a přezkoumatelné.
Smyslem není nakupovat dražší řešení, ale získat za veřejné peníze co nejvyšší hodnotu. Zvlášť u vývoje informačních systémů, kde kvalita dodavatele významně ovlivňuje výsledek projektu, by proto cena neměla být jediným rozhodujícím kritériem.
Tip pro zadavatele: Dopředu si stanovte, co je pro vás nejdůležitější a to v soutěži a hodnocení upřednostněte. Možností máte téměř neomezené množství, jen je zapotřebí vše správně definovat a férově nastavit.
Dobrá smlouva
Pokud si zadavatel dal práci s přípravou, zadáním a výběrem dodavatele, zbývá podchytit, aby se vše promítlo do smlouvy. Pokud ve smlouvě správně nastavil podmínky plánování, vývoje a akceptace v kratších časových úsecích, nebude čekat na „den D”, kdy se projekt „konečně” spustí, ale bude pravidelně přítomný u jeho vzniku až přirozeně dojde k dokončení posledních detailů za cenu, kterou dobře zná, a v termínu, se kterým dopředu počítá.
Tip pro zadavatele: Nastavte férový vztah a dobrou komunikaci s dodavatelem. Rizikům čelte hned, trvejte na odbavení prioritních úkolů co nejdříve, nastavte proces testování, akceptace i fakturace v kratších intervalech.
- Chcete mít Lupu bez bannerů?
- Chcete dostávat speciální týdenní newsletter o zákulisí českého internetu?
- Chcete mít k dispozici strojové přepisy podcastů?
- Chcete získat slevu 1 000 Kč na jednu z našich konferencí?
Staňte se naším podporovatelem
ČLÁNKY DO MAILU