Je obvyklé, že po neúspěšném nasazení nějaké technologie se zavrhne technologie jako celek místo toho, aby se hledaly příčiny problému tam, kde skutečně jsou. Je zřejmé, že sebelepší technologie nebude nápomocná, pokud nejsou ve firmě dobře nastavené procesy řízení této technologie a pokud všichni uživatelé nemají základní povědomí o tom, jak s těmito nástroji pracovat. Stejně tak je nutné učinit osvětu, aby uživatelé věděli, pro jaké účely mají nástroje využívat, aby jim skutečně pomáhaly.
Enterprise 2.0 nástroje jsou velmi snadno použitelné a protože jsou často určené pouze k jednomu účelu, může se jevit, že je stejně snadné i jejich úspěšné nasazení. O co snadnější je instalace a snadnost spuštění aplikací (vždyť všechny dnes již dostaneme jako službu), o to komplikovanější může být jejich skutečné zavedení. Toto potvrzuje jak diskuze pod minulým článkem, tak naše vlastní zkušenosti. Uživatelé nám často říkají, že např. zkoušeli firemní wiki, ale že ji nikdo nepoužíval. Důvody jsou obecně dva. Jeden je čistě technologický a druhý je procesní.
Na základě několika uvedených příkladů v diskuzi a na základě našich zkušeností rozeberu v tomto článku hlavní mýty, které kolem web 2.0 firemních kolaboračních platforem kolují a zároveň vysvětlím, proč jsou to mýty a jak jim lze při implementaci enterprise 2.0 předejít.
Mýtus č.1 – Enterprise 2.0 je jen pro velké firmy
První mýtus uvedu komentářem čtenáře: „Zažil jsem několik pokusů nasadit tento typ aplikací v podniku. Ve všech případech to dopadlo krachem. Po počátečním humbuku to celé zapadlo. V jednom případě příslušného informatika vyhodili, protože ve finále místo toho, aby dělal svou práci, většinu pracovní doby problogoval. Ve skutečnosti znám jen jednu firmu, ve které to OPRAVDU funguje (IBM) a dvě ve které to víceméně funguje (Siemens a ORACLE). To jsou ovšem nadnárodní obři a díky tomu se v nich snadno dá dohromady základní kritická masa uživatelů, která zajistí, že to vůbec začne fungovat, a zbytek se přidá.“
Pocit, že web 2.0 aplikace jsou jen pro velké firmy, je hodně rozšířený a zároveň snad nemůže být nic více vzdáleno pravdě. Velké i malé firmy mají svá specifika a z toho se odvíjejí i cesty, jak do nich tyto nástroje implementovat. Přesto je možné říci, že užitek z nich mají společnosti všech velikostí a tyto nástroje mohou fungovat ve firmě každé velikosti.
Velikost společnosti není pro tyto nástroje omezena ani shora, ani zdola, protože i ve firmě, kde pracuje pouze jeden člověk, který je zároveň sám sobě šéfem, se web 2.0 nástroje dají používat. Stejně tak je mohou využívat mezinárodní společnosti s mnohamiliardovými příjmy. Ano, bude se lišit způsob užití nástrojů, protože princip fungování firem různých velikostí je jiný, ale přínosy jsou podobné pro všechny.
Rozdíly mezi malými a velkými
Malé firmy využívají tyto aplikace pro interní i externí využití. Protože počet lidí ve firmě není příliš velký a samotná firma není tak uzavřená a zahleděná jen do sebe, využívá tyto nástroje pro komunikaci s okolním světem. Firemní wiki mají své prostory, v nichž jsou výstupy tvořené společně s partnerskými firmami a zároveň je zde sdílený obsah, důležitý pro obě firmy.
Velké firmy naopak firemní wiki využívají spíše pro interní potřeby. Mají tak velký počet lidí, že jsou i sami schopni naplnit systémy obrovským množstvím obsahu a tak sdílí informace spíše mezi sebou. Samozřejmě i ve velkých firmách jsou všemožné projektové týmy, které pro účely konkrétního projektu zakládají wiki, které pak mohou sdílet se svými klienty.
Firemní blogy jsou další zajímavou kategorií, u které se její využívání liší. Seth Godin říká, že blogování v rámci firmy je nesmyslné, pokud nejste její majitel nebo ředitel. Důvodem je, že dochází ke střetu názorů a pro firmu je těžko přijatelné, aby měla několik oficiálních protichůdných hlasů.
Proto ve firmě většinou blogují právě její ředitelé a zatímco ve velké firmě se opět většinou vše děje v rámci firmy a CEO blogují směrem ke svým zaměstnancům, kterým tímto způsobem chtějí bezprostředně sdělit své názory a myšlenky, v malé firmě blogují ředitelé směrem ven z firmy a snaží se tak blogy využít jako komunikační nástroj s partnery a zákazníky. Toto je mimochodem jeden z důvodů, proč Pavel Neumann z Buzzmagu tvrdí, že blogování je jen pro silné a charismatické ředitele (alespoň co se psaného projevu týče).
Mýtus č.2 – Je potřeba kritická masa, která musí být velká
Stejný komentář, který jsem citoval jako první, dále uvádí: Právě nutnost existence základní “kritické masy” aktivních uživatelů (a jejich počet je DOST vysoký), je, podle mě, hlavní důvod, proč nemají tyto technologie v současné podobě moc šancí uchytit se v normální organizaci (která potřebuje především pracovat a až teprve potom si hrát).
Kritická masa sama o sobě může znít jako něco, co je pouze velké. Ve skutečnosti však závisí především na kvalitě. Proto při implementaci firemní wiki se v případě větších skupin potenciálních uživatelů nejprve vybírají ti, kteří nástroj potřebují a jsou ochotní a schopní s ním pracovat a plnit ho prvním obsahem. Z toho vyplývá, že je jasné, že pokud do firemní wiki přijdou lidé, kteří nejsou schopni obsah dodávat, ale pouze ho hledají, tak technologii okamžitě zavrhnou, protože ji nebudou vidět jako užitečnou.
Naopak lidé, kteří obsah plní, si s těmito nástroji vystačí i bez kritické masy, protože mají nástroj pro ukládání svých znalostí a dat. Mimochodem, tento princip firemních wiki je i důvod, proč jsme se rozhodli zpoplatňovat služby za skutečné využití a ne za uživatele. Postupné nabírání uživatelů firmu nic nestojí.
Mýtus č.3 – Nástroje mají řídit ti, co je nepoužívají
Další komentář zase trefně poukazoval na fakt, že i tyto nástroje musí někdo řídit a propagovat: Bohužel je to tak. Ale v každé firmě jsou přece lidé, kteří jsou zodpovědní za vnitřní komunikaci – pravě ti by to měli rozpohybovat.
Ano, je sice pravda, že nástroje je nutné řídit a propagovat je ve firmě, ale nemělo by to dělat nějaké vyčleněné admin oddělení, které potom nemá se samotným obsahem vůbec nic společného. V jakékoli části firmy, ve které se používají enterprise 2.0 nástroje, je nutné, aby byl někdo odpovědný za to, že spolupracovníkům bude připomínat, který obsah měli raději vložit např. do wiki namísto zaslání e-mailem, i když odeslat e-mail se může zdát snazší.
Stejně tak každý tematický okruh musí mít svého “knihovníka”, který se bude starat o obsah, bude kontrolovat duplicity a dbát o jistou úroveň obsahu. Tito lidé však nemůžou být pouze odborníci na vnitřní komunikaci, ale naopak musejí mít blíže k samotné činnosti daného oddělení.
Závěrem
Existuje celá řada dalších mýtů kolem implementace a používání enterprise 2.0 nástrojů ve firmách a bohužel zatím nejsou k dispozici žádné “best practice” postupy, jak tomu u běžných firemních aplikací většinou je. Důvodem je stále ještě nízká vyspělost celého odvětví, které zatím prochází poměrně bouřlivým rozvojem. I přesto však již dnes víme, jak s těmito nástroji ve firmách začít, aby se podařilo úspěšné nasazení.
ČLÁNKY DO MAILU