Open space je postrach, zněl titulek článku, který se v neděli na krátkou dobu objevil na IHNED.cz, aby se pak za nejasných okolností ztratil (dá se ale stále dohledat v cache Googlu). Komentoval nevhodnost open space z hlediska koncentrace lidí, produktivity, výrazně vyšší nemocnosti. Ale zmiňoval i to, na co novináři v open space doplácejí nejvíce: problém výrazného rušení při psaní textů. Ostatně, zkušenosti s open space zde již existují. Experiment, který nevyšel či Místo, kde se v bolestech rodí český bulvár jsou dostatečně jasné titulky článků popisujících, jak dopadl obdobný „experiment“ vydavatelství Ringier Axel Springer.
Open space je velmi populární přibližně od devadesátých let. Umožňuje (prý) zlepšit spolupráci mezi lidmi a narušovat bariéry dané hierarchií. Ale hlavně, snižovat výrazně náklady. Tedy alespoň teoreticky. Oproti tomu stojí řada průzkumů (jeden například zde), které upozorňují na množství negativních dopadů. Ostatně – zmizelý článek na IHNED.cz na ně upozorňoval. Ve stručnosti jde samozřejmě hlavně o ztrátu soukromí, vysokou míru hluku, neustálé vyrušování a všudypřítomný nepořádek.
Pro novináře, kteří často potřebují hlavně klid a možnost soustředění, jsou open space prostory nevhodné. Můžeme o tom polemizovat, ale pokud jste někdy coby novinář open space zažili, tak to prostě víte. A pro psaní či úpravy článků jste zpravidla museli najít úplně jiné místo, než právě to vaše pracovní. Problém open space je obrovský také v okamžicích telefonování. A to je (bohužel) další podstatná část klasické novinářské práce.
Jak se vyrovnat s open space
Kolegům z IHNED.cz a dalších titulů Economie je vhodné pomoci, zejména pokud tak nemohou sami činit na svém vlastním serveru. Pojďme se podívat na některé velmi praktické (a některé méně praktické) tipy, jak se vyrovnat s open space.
Především: pamatujte, že nejste chovná zvěř, takže je normální, když si v open space budete chtít vybrat své vlastní místo. Odpovídající tomu, jak se cítíte a jak potřebujete pracovat. Fungující open space by měl být živoucí organismus a rozhodně by neměl platit rigidní zasedací pořádek stanovený hned po přestěhování. Architekt za open space zodpovědný by navíc měl být přítomen několik prvních měsíců. A měl by být připraven open space upravovat na základě toho, jak se nakonec zasedací pořádek ustálí.
Open space je sice „otevřený prostor“, ale měli byste vědět, že je normální jej rozdělovat. Zástěnami, bariérami, květinami, nábytkem, vhodným uspořádáním stolů. Tak, aby vznikala místa většího klidu, kde by byli zvukově odstíněni hlasitější lidé. A aby se objevila místa, kam je možné jít v klidu telefonovat. Zkrátka: aby prostor respektoval potřeby lidí.
Způsob práce v open space bude jiný, než v klasické kanceláři. Až vám poblíž sedící a hlučící kolegové polezou na nervy, odejděte někam, kde nikdo není. Tam počítejte do tisíce, zhluboka dýchejte. A než dáte výpověď, zkuste se zamyslet nad tím, jestli se nějak nemůžete změnit vy. Open space se totiž nezmění, vaši hluční, žoviální a vyrušující kolegové také ne. A pokud jste introvert, tak asi tušíte, že váš boj je tak jako tak zcela marný.
Skvělým pomocníkem pro open space jsou sluchátka. Neváhejte investovat do nějakého kvalitnějšího modelu s dostatečným zakrytím uší, který jednak skvělé odstřihne okolí, ale který také (ani při zesílení hudby na maximum) nebude rušit ostatní. Do počítače nahrajte dostatek muziky, případně si pořiďte dostatečně kapacitní přehrávač či mobil. Hudbu volte tak, aby podporovala vaší momentální náladu a potřeby. A v okamžiku, kdy potřebujete klid na práci, nasaďte sluchátka, vyberte správnou hudbu a vrhněte se do práce. Můžete se při tom utěšovat, že open space je pořád lepší než práce doma s dětmi a manželkou na mateřské dovolené.
Sluchátka jsou váš ochránce
Naučte kolegy, že sluchátka na hlavě znamenají, že vás nemají vyrušovat. Případně si najděte jiný „signál“. Věc, ceduli, cokoliv, co by jasně dávalo najevo „nerušit“. Sluchátka na hlavě jsou tak jako tak skvělá ke zdůvodnění, proč neslyšíte. Protože vy skutečně neslyšíte. Nezapomeňte, že váš počítač také vydává zvuky – ideální řešení je spojit sluchátkovou kulturu s počítačem, protože pak zvuky i hudbu budete mít z jednoho zdroje. A vaši kolegové neuslyší pípnutí při každém došlém e-mailu.
Nezapomínejte ale, že sluchátka a ignorování všeho kolem je v rozporu s původní myšlenkou, že open space posílí komunikaci a spolupráci mezi lidmi. Nedělejte si z toho až tak hlavu, vy především musíte dopsat články. Za to vás zaměstnavatel platí, ne za povídání a řešení banalit s kolegy.
Mimochodem, budete-li chtít opravdu klid na práci, vypněte upozornění na každý došlý e-mail, stejně jako různá vyskakovací okna. Pokud skutečně chcete pracovat, úplně poštovního klienta zavřete, stejně jako další komunikační prostředky. A zapněte je, až budete mít hotovo.
Budete-li opravdu potřebovat klid na práci, zkuste pracovat jindy než ostatní. Stačí zpravidla přijít do práce třeba o hodinu či dvě dřív. Případně posunout pracovní dobu a začínat později a tím také pokračovat později, když už je v onom prokletém open space méně lidí.
Nechcete-li být vyrušeni pokaždé, když vám někdo přinese nějaké papíry, pořiďte si místo, kam je vhodné donášené materiály prostě odkládat. Třeba budete mít štěstí a kolegové se naučí vaši „poštovní schránku“ či „osobní podatelnu“ používat. Nezapomeňte také, že v řadě věcí můžete kolegy a kolegyně odkázat na e-mail. Existuje na to řada metod, včetně té nejpodstatnější typu „víš, jak mi to nedáš do mailu, já na to zapomenu, říkat mi to je zbytečné“.
Open space jde velmi dobře dohromady s nástroji pro instant messaging. Tichá komunikace přes počítač napříč open space probíhající v reálném čase může být velkým pomocníkem tam, kde nechcete řešit e-maily pobíhající tam a zpátky.
Pokud máte štěstí na vedení shlížející se v mikro-managementu, tak je tu špatná zpráva. Váš šéf bude v open space mít možnost sledovat každý váš pohyb, počítat, kolik telefonátů jste udělali, jestli máte na stole všechny tužky, kolikrát denně jste si šli něco vytisknout a kolik papírů to bylo. Na tenhle problém existuje jediné řešení, změňte zaměstnaní.
Co se v open space nedělá
Nebojte se některé méně přizpůsobivé a příliš hlučné kolegy vychovávat. V open space se prostě telefon na hlasitý odposlech nepoužívá. Zvonění na mobilech se nenastavuje na maximum a vlezlé melodie jsou krajně nevhodné. Ideální je vibrace, ale opět platí, že v takovém případě není dobré nechávat telefon na velké kovové ploše, která spolehlivě rozvibruje vše okolo, včetně plomb ve vašich zubech.
V open space se také nepokřikuje, pokud od někoho něco chcete, zvedněte se, jděte za ním. Samozřejmě je vhodné přizpůsobit i ostatní hlasové projevy. Pokud nedokážete vystát ten šílený hýkavý smích kolegyně z účtárny, tak ale asi máte problém. Tyto přírodní úkazy jsou zpravidla neodstranitelné. Jedině odstraněním kolegyně nebo chirurgickým zásahem.
Open space a telefonování je také problematická věc, protože tady se nelze vyvarovat rušení všech lidí okolo. Je dobré, pokud můžete s telefonátem odejít někam jinam. Je špatné, pokud si v open space vyřizujete soukromé telefonáty a bavíte okolí telefonátem s manželkou či dokonce nechápající maminkou. Máte-li takové kolegy, zkuste zjištěné zábavné detaily z jejich života občas využít. Po čase pochopí, že toho o sobě říkají příliš mnoho a začnou chodit telefonovat jinam.
Poznámka na závěr: Autor zažil hodně open space. Také nějaké ty roky práce doma s malým prckem a ženou na mateřské. Možná se z toho už dávno zbláznil a netuší to, ale domnívá se, že jemu nejvíce pomáhala (a stále pomáhají) právě ta sluchátka. Economii a všem dalším obětem open space přeje hodně štěstí a pevné nervy.
